Oft unterschätzen Unternehmen den Arbeitsaufwand, den sie sich selbst aufbürden. Die Migration ist ein komplexer Prozess, der im Vorfeld eine Menge Kopfarbeit erfordert. In der Tat ist es schwer, überhaupt einen Anfang zu finden, da es so viele Dinge zu berücksichtigen gibt. Und genau hier kommt HDM ins Spiel. Als Migrationsexperten ist es für uns selbstverständlich, Sie bei Ihrem Wechsel zu Help Scout zu unterstützen.
In diesem Artikel werden wir die Grundlagen der Migration behandeln, einschließlich der Datenvorbereitung, der Vorbereitung der Instanzen, einiger allgemeiner Tipps in Bezug auf die Verwaltung und vieles mehr. Schnappen Sie sich also einen Stift und ein Stück Papier, denn wir werden gleich mit Ihrem Help Scout-Migration plan beginnen!
Die vielen Etappen der Migration
Wie wir bereits in der Einleitung erwähnt haben, ist die Migration komplex. Sie ist sogar so komplex, dass es praktisch unmöglich ist, sie beim ersten Versuch an einem Tag durchzuführen. Ihr gesamtes Projekt besteht aus Vorbereitungsarbeiten und mehreren Entscheidungsphasen.
Schauen wir uns jede einzelne davon im Detail an, um ein besseres Verständnis für die Arbeit zu bekommen.
Phase #1 - Aufbereitung der Daten
Dies ist vielleicht der wichtigste Aspekt Ihrer Migration, da er sich auf zwei Dinge gleichzeitig auswirkt, nämlich Zeit und Qualität. Im Wesentlichen müssen Sie in dieser Phase Ihre aktuelle Helpdesk-Plattform (oder Ihr E-Mail-System) öffnen und Ihre Daten sortieren. Stellen Sie fest, ob Sie veraltete Informationen oder Daten haben, die Sie seit Jahren nicht mehr verwendet haben.
Suchen Sie auch nach Duplikaten und fehlerhaften Einträgen. Und warum? All dies ist nicht unbedingt notwendig und kann als Briefbeschwerer eingestuft werden. Wenn Sie die Dinge länger als ein Jahr nicht benutzt haben, werden Sie sie auch nicht mehr benutzen. Die Entrümpelung des Kleiderschranks wird auch die Migration beschleunigen, denn je weniger Unterlagen Sie umziehen, desto schneller geht es voran.
Der beste Weg, um herauszufinden, was Sie brauchen und was nicht, ist die Nutzung der Filterfunktionen Ihrer Plattform. Sortieren Sie die Daten nach Datum und sehen Sie nach, was Sie entfernen können, und prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Plattform einen "Zuletzt geändert"-Filter bietet. Auf diese Weise werden Ihnen Daten angezeigt, die Sie überhaupt nicht benötigen.
Phase #2 - Vorbereitung der Instanzen
Wenn Sie nicht von Help Scout zu Help Scout wechseln (warum sollten Sie das tun?), müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Help Scout alle notwendigen Felder und Agentenprofile wie Ihr altes System hat. Dies ist entscheidend für die Genauigkeit Ihres Migrationsplans. Wenn Ihnen die richtigen Felder und Agentenprofile fehlen, werden Sie nicht in der Lage sein, sie zuzuordnen, was Ihr Migrationsprojekt ineffektiv macht.
Aber wie macht man das richtig? Das werden sich einige von Ihnen fragen. Nun, das ist eine knifflige Frage. Sie müssen Ihre beiden Plattformen auf die bevorstehende Migration vorbereiten, aber das kann schwierig sein, denn Sie müssen ein Datum wählen, an dem Sie die Systeme am wenigsten brauchen. Am besten ist es, wenn Sie sich auf einen festen Stichtag einigen. Wenn Sie einen Stichtag festlegen, wissen sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Mitarbeiter, wann sie ihre Arbeit beenden und welche Aufgabe sie schneller abschließen müssen.
Dieser Schritt stellt auch sicher, dass beide Parteien auf derselben Seite stehen, was bedeutet, dass Sie nicht so viele verärgerte Kunden (die es bis zu einem gewissen Grad immer noch geben wird) und überforderte Mitarbeiter haben werden.
Phase #3 Managementarbeit
Und zu guter Letzt: die Managementarbeit. Das ist nicht gerade eine Phase, aber die Art und Weise, wie Sie die Arbeit aufteilen, ist wichtig. Sie können unmöglich alle Details der Daten kennen, die Ihre Mitarbeiter verwenden, d. h. Sie können nicht schnell eine qualitative Analyse durchführen, um festzustellen, was Sie brauchen und was Sie abschaffen können. Überlassen Sie diese Arbeit den Mitarbeitern, die täglich mit diesen Daten arbeiten. Sie werden genau wissen, welche Einheiten weggelassen werden können.
Ebenso ist es am besten, wenn Sie den Migrationsprozess jemandem überlassen, der weiß, wie beide Instanzen funktionieren. Wenn Sie ein Team von Ingenieuren haben, ist es eine gute Idee, ihnen die technische Seite der Dinge zu überlassen. Bedenken Sie jedoch, dass es eine Weile dauern wird, wenn Ihre Softwareingenieure alles von Grund auf neu lernen müssen. Wenn Sie es eilig haben oder nicht über das technische Know-how verfügen, um es selbst zu tun, sollten Sie unsere maßgeschneiderte Lösung in Betracht ziehen.
Nutzung unseres Dienstes
Wie bereits erwähnt, können Sie unseren Migrationsassistenten nutzen, wenn Sie nicht über die nötige Arbeitskraft verfügen, um die Migration selbst durchzuführen. Dabei handelt es sich um ein vollständig automatisiertes, hochgradig konfigurierbares System, das Ihnen hilft, alle Ihre Datensätze in einem Rutsch zu übertragen. Die Funktionsweise ist auch ziemlich einfach, Sie müssen nur Folgendes tun:
1. Besuchen Sie die Migrationsseite und registrieren Sie sich.
2. Wählen Sie die Plattform, von der Sie umziehen, im Feld "Quelle" und Help Scout im Feld "Ziel" aus.
3. Geben Sie alle erforderlichen Anmeldeinformationen ein (diese werden benötigt, um eine Verbindung zwischen den beiden Systemen herzustellen; ohne sie ist eine Migration unmöglich, da der Zugang blockiert wird).
4. Wählen Sie die zu verschiebenden Daten aus und gleichen Sie Gruppen und die Benutzer ab.
5. Ordnen Sie die Ticketfelder zu, falls erforderlich.
6. Es wird eine Demo-Migration durchgeführt.
7. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie sich für den vollständigen Migrationsprozess entscheiden.
Und das ist alles. Einige von Ihnen fragen sich vielleicht, was eine Demo-Migration ist? Unser System nimmt einen kleinen Teil Ihrer Daten, kopiert ihn und versucht dann, ihn auf das Ziel zu migrieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Migrationsprozess möglich ist und keine Fehler auftauchen. Außerdem können Sie so feststellen, ob Ihre Datensätze nicht nicht übereinstimmen.
Vorteile, die Sie bei uns erhalten
Neben einem vollautomatischen Migrationsdienst können unsere Kunden auch viele weitere Vorteile erwarten. Zunächst einmal werden unsere Experten während des gesamten Migrationsprozesses an Ihrer Seite sein. Wenn etwas schief geht, müssen Sie nicht befürchten, dass Sie mit dem Unbekannten allein gelassen werden.
Ein weiterer Vorteil, den wir bieten, ergibt sich aus dem von uns angewandten Preissystem. Wir berechnen unseren Kunden die von uns geleistete Arbeit nicht. Sie zahlen nur für die Anzahl der verschobenen Datensätze, nicht mehr und nicht weniger. Und schließlich müssen Sie bei uns keine individuellen Lösungen entwickeln oder einen Entwickler einstellen und können sich darauf verlassen, dass Sie alle Termine einhalten werden.
Lassen Sie uns gemeinsam migrieren
Wenn Sie Hilfe bei Ihrem Help Scout-Migrationsplan benötigen oder vielleicht mehr über unser Tool erfahren möchten, sind wir nur ein paar Klicks entfernt. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und wir schicken unsere besten Leute, um Ihr Migrationsproblem zu lösen. Aber erst einmal vielen Dank fürs Mitmachen und bis zum nächsten Mal.
