Bei der Salesforce-Migration stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Salesforce selbst bietet native Importfunktionen wie den Datenimport-Assistenten und den Datenexportdienst. Doch welche würden Sie wählen: Help Desk Migration oder das Salesforce-Migrationstool?
Lassen Sie uns ins Detail gehen.
Help Desk Migration vs. Salesforce-Migrationstool im Überblick
Bisher bot Salesforce seinen Kunden ein kostenloses Tool zur Fallmigration an, mit dem alle wichtigen Datensätze in Service Cloud Lightning übertragen werden konnten. Was aber tun, wenn Sie eine andere Helpdesk-Lösung in Betracht ziehen?
Sie können Help Desk Migration , um alle Datensätze von Desk auf eine neue Plattform zu übertragen. Hier ein kurzer Vergleich beider Tools zur besseren Übersicht:
| HDM | Salesforce | |
| Preis | Bezahlt | Frei |
| Demo | Ja | NEIN |
| Migrationsoptionen | Zu einem beliebigen Helpdesk wechseln | Nur zu Service Cloud Lightning migrieren |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitiv | Die Einrichtung und Nutzung könnten komplex sein |
Hinsichtlich der Frage, welche Objekte verschoben werden können, gibt es keinen wesentlichen Unterschied zwischen HDM und dem Salesforce-Migrationstool :
| Verfügbar für die Migration | HDM | Salesforce-Migrationstool |
| Tickets | Ja | Ja |
| Personal | Ja | Ja |
| Gruppen | Ja | Ja |
| Unternehmen | Ja | Ja |
| Kontakte | Ja | Ja |
| Anmerkungen | Ja | Ja |
| Anlagen | Ja | Ja |
| Benutzerdefinierte Felder | Ja | ? |
| Wissensdatenbankartikel | Ja | NEIN |
Wie migriert man von und zu Salesforce?
Die Einrichtung einer Salesforce-Datenmigration ist eine häufige Aufgabe für Salesforce-Administratoren. Ob es sich um den Import kleiner Kontaktlisten oder großer Datensätze aus externen Systemen handelt – der Datenimportprozess in und aus Salesforce erfordert sorgfältige Planung und Überlegung.
Wie viele Helpdesk-Plattformen bietet auch Salesforce mehrere vorkonfigurierte Optionen: Datenimport-Assistent, Datenexport-Service, Lightning Knowledge Base Migration Tool und Dataloader.io.
Werfen wir einen Blick auf jedes einzelne Werkzeug.
Datenimport-Assistent & Datenlader
Dieses Tool wurde speziell für den Import externer Daten in Salesforce entwickelt. Mit dem Datenimport-Assistenten können Sie Daten in gängigen Standardobjekten wie z. B. übertragen
- Kontakte
- Leads
- Konten
- Daten in benutzerdefinierten Objekten
Das Importtool kann bis zu 50.000 Datensätze gleichzeitig migrieren. Unterstützte Datenquellen sind alle Programme, die Daten imcsvspeichern können. Bei Verwendung des Datenimport-Assistenten müssen Sie die Konfigurationsparameter und Datenquellen angeben. Außerdem sollten Sie die Feldzuordnungen definieren, die die Feldnamen in Ihrer CSV Importdatei den Feldnamen in Salesforce zuordnen.
Sie können das Datenimporttool in verschiedenen Situationen verwenden:
- Die Importdatei enthält weniger als 50.000 Datensätze.
- Der Datenimport-Assistent unterstützt die Objekte, die Sie importieren müssen.
- Sie benötigen keinen automatisierten Datenimport.
Neben dem Datenimport-Assistenten bietet Salesforce den Data Loader, eine Desktop-Anwendung für den Datenimport. Die Anwendung kann bis zu 5.000.000 Datensätze gleichzeitig übertragen, entweder aus Dateien oder über eine database und unabhängig vom Datentyp. Der Data Loader lässt sich entweder über die Befehlszeile oder die Benutzeroberfläche bedienen. Im letzteren Fall müssen Datenquellen, Feldzuordnungen und weitere Aspekte über Konfigurationsdateien definiert werden. So lässt sich der Importprozess mithilfe von API-Aufrufen automatisieren.
Der Datenimport-Assistent und der Datenlader weisen jedoch einige Einschränkungen auf, die Ihre Datenmigration verlangsamen oder zu doppelten Daten führen können:
- Mit diesem Tool können Sie nur ein Feld pro Importvorgang abgleichen.
- Je nachdem, welches Objekt Sie importieren, können Sie in der Feldzuordnung nur Name, E-Mail-Adresse oder ID als eindeutige Kennungen verwenden.
- Sie können nicht prüfen, ob das Importobjekt bereits als Kontakt oder als anderes Objekt existiert.
- Der eindeutige Identifikator muss eine exakte Übereinstimmung sein. Selbst die geringste Abweichung in den Daten führt zu Duplikaten.
Datenexport-Service
Das Tool dient hauptsächlich dem Export von CSV Dateien aus Salesforce, entweder manuell oder automatisch nach einem Zeitplan. Sie können es verwenden, um eine Kopie Ihrer Salesforce-Daten zu erstellen und diese in ein anderes Helpdesk-System zu importieren oder um sie zu sichern.
Wie der Datenimport-Assistent ist auch dies ein Browser-Dienst, der über die Einstellungen aufgerufen werden kann. Mit dem Datenexport-Dienst können Sie Helpdesk-Objekte einmal wöchentlich oder alle 29 Tage exportieren. Alternativ können Sie Daten auch automatisch monatlich oder wöchentlich übertragen. Diese Optionen stehen jedoch nur zur Verfügung, wenn:
- Sie verfügen über die Enterprise-, Performance- oder Unlimited-Edition von Salesforce. In diesem Fall können Sie wöchentliche Berichte erstellen.
- Sie besitzen die Professional- oder Developer-Edition. Daher können Sie Sicherungsdateien nur alle 29 Tage erstellen.
Zu den Einschränkungen des Datenexportdienstes gehören folgende:
- Große CSV Dateien werden in kleinere aufgeteilt, damit Sie mehr Zeit mit dem Import in den erforderlichen Helpdesk verbringen.
- Sobald der Datenexport abgeschlossen ist, finden Sie in der E-Mail einen Link zum Herunterladen der ZIP-Dateien. Beachten Sie jedoch, dass sich die ZIP-Dateien nach dem Versand der E-Mail automatisch löschen.
Lightning Knowledge Migration Tool
Salesforce bietet außerdem ein separates Tool an, das Lightning Knowledge Migration Tool. Dessen Hauptzweck ist die Migration der klassischen Wissensdatenbank in Lightning Knowledge. Die Funktionsweise variiert je nachdem, ob Sie eine Organisation oder mehrere Artikeltypen verwenden.
Bei der Einrichtung einer Salesforce- Wissensdatenbankmigration übertragen Sie alle verfügbaren Inhalte Ihrer klassischen Wissensdatenbank in Lightning Knowledge. Dieser Import ermöglicht es Ihnen, Funktionen und zukünftige Erweiterungen von Lighting Knowledge zu nutzen.
Sie können sowohl einzelne Artikel als auch mehrere Artikeltypen migrieren. In Lightning Knowledge werden Ihre Artikel in einem einzigen Wissensobjekt zusammengeführt. Lightning Knowledge verwendet die Standarddatensatztypen, um verschiedene Artikeltypen zu unterscheiden.
Warum Help Desk Migrationwählen?
Help Desk Migration ist mehr als nur ein Cloud-Tool; es ist ein automatisierter Datenmigrationsdienst , der Helpdesk-Daten zwischen mehreren unterstützten Helpdesks überträgt. Darüber hinaus können Sie Ihre Daten in CSV oder SQL- database oder Helpdesk-Konten zusammenführen.
Welche weiteren Vorteile bietet Help Desk Migration ? Die Liste ist beträchtlich.
Ticket- und Artikelfeldzuordnung:
Ein automatisiertes Migrationstool ermöglicht die Zuordnung von Standard- und benutzerdefinierten Feldern der Quell- und Zielplattform. So werden die Felder korrekt im Zielsystem abgebildet, und die Werte stimmen überein.
Erstellen Sie Agenten, Gruppen oder benutzerdefinierte Felder während des Mappings.
Falls Agenten oder Gruppen auf Ihrer Zielplattform fehlen, können Sie diese während des Mappings erstellen. Diese Funktion ist für die meisten unterstützten Helpdesks verfügbar. Benutzerdefinierte Felder können Sie direkt im Migrationsassistenten erstellen. Diese Option steht Ihnen bei der Migration zu Zendesk , Freshdesk und Jira Service Management .
Sofort einsatzbereite Anpassungsmöglichkeiten
Je nachdem, welche andere Helpdesk-Plattform Sie während der Salesforce-Migration verwenden, Help Desk Migration automatisierter Optionen individuell anpassen, wie zum Beispiel:
- Fügen Sie den migrierten Daten ein neues Tag hinzu, um neue Daten von bereits vorhandenen zu unterscheiden
- Inline-Bilder als Ticketanhänge migrieren
- Überspringen Sie Anhänge, um Ihre Datenmigration zu beschleunigen
- Anrufaufzeichnungen als Ticketanhänge migrieren
- Einmalige Demo mit benutzerdefinierten Daten für Tickets und Artikel
Datenmigration planen:
Wenn Sie eine Demo-Migration durchführen , können Sie eine vollständige Datenmigration sofort starten oder für einen späteren Zeitpunkt planen. Die Datenübertragung in eine andere Helpdesk-Software während der Spitzenzeiten kann zu Ausfallzeiten Ihrer Prozesse führen. Wenn Sie Ihre Datenmigration planen, können Sie ein passendes Datum und eine passende Uhrzeit auswählen.
Delta-Migration:
Wenn während Ihrer Migration neue oder aktualisierte Tickets und Artikel entstehen, verwenden Sie die Delta-Migration. Dadurch werden nur die während der Migration erstellten neuen und aktualisierten Datensätze übertragen. So vermeiden Sie eine erneute Datenmigration und Duplikate.
Führen Sie eine Demo-Migration durch.
Bevor Sie eine vollständige Datenmigration einrichten, können Sie das Tool mit einer kostenlosen Demo-Migration testen. Mit dieser Testversion können Sie 20 zufällige Tickets und 20 Wissensdatenbankartikel importieren. So sehen Sie, ob Ihre Daten korrekt migriert werden. Zusätzlich können Sie eine benutzerdefinierte Demo anfordern, um bestimmte Tickets zu übertragen.
Help Desk Migration vs. Salesforce-Migrationstool
Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass Help Desk Migration und Salesforce unterschiedliche Ansätze bei der Datenmigration verfolgen. Während unser Tool auf Automatisierung setzt, bieten alle Salesforce-Migrationstools, mit Ausnahme des Data Export Service, einen manuellen Ansatz, der auch CSV Dateien umfasst.
Werfen wir einen Blick auf die globalen Unterschiede.
Vervielfältigung
Wenn Sie zu Salesforce migrieren, kann der Datenimport-Assistent nicht garantieren, dass keine Duplikate entstehen. Das Tool prüft nicht, ob die CSV Dateien bereits Daten aus Ihrem Salesforce-Konto enthalten.
Wenn Sie hingegen Ihr Zielkonto mit dem Migrationsassistenten verbinden, erteilen Sie unserer App die Berechtigung, Datenattribute, Benutzer, Unternehmen, Konversationen und Tags zu bearbeiten. Dadurch wird bei einer vollständigen Datenmigration sichergestellt, dass die während einer Demo-Migration übertragenen Daten nicht mitmigriert werden. Dasselbe gilt für eine Delta-Migration.
Begrenzte Kartierung
Mit den Migrationstools von Salesforce können Sie nur ein Feld anhand von Name, E-Mail-Adresse oder ID als eindeutige Kennung zuordnen. Im Gegensatz dazu bietet Ihnen Help Desk MigrationMöglichkeiten:
- Abgleich von Quell- und Zielagenten und -gruppen
- Ordnen Sie Standard- und benutzerdefinierte Ticketfelder zu. Zu den Standardfeldern gehören Status, Typ, Priorität usw. Benutzerdefinierte Felder umfassen Datum, Zahl, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen, Einzeltext und Mehrfachtext
- Artikelfelder, hauptsächlich Status, und konstante Werte abgleichen
Unterstützte Objekte für die Migration
Salesforce bietet ein separates Migrationstool für Helpdesk- und Wissensdatenbankobjekte. Das Lightning Knowledge Migration Tool unterstützt jedoch nur die Übertragung auf ein anderes Salesforce-Konto. Bei der Migration von Helpdesk-Objekten übertragen die Import- und Exporttools lediglich Kontakte, Leads, Accounts und Daten in benutzerdefinierten Objekten.
Im Rahmen der Help Desk Migrationkönnen Sie beispielsweise folgende Daten von oder zu Salesforce übertragen:
- Benutzer
- Kontakte
- Konten
- Gruppen (nur Import)
- Fälle mit Anhängen, eingebetteten Bildern, benutzerdefinierten Feldern, privaten und öffentlichen Notizen
- Lösungen inklusive eingebetteter Bilder, Tags und Anhänge
- Kategorien der obersten Ebene
- Kategorien der zweiten Ebene
Sie können einzelne Objekte oder alle gleichzeitig migrieren. Wenn Sie Fälle migrieren , verschiebt der Migrationsassistent automatisch weitere Helpdesk-Objekte. Dasselbe gilt für die Wissensdatenbank: Wenn Sie Lösungen übertragen, werden auch die Kategorien der obersten und zweiten Ebene exportiert.
Begrenztes migriertes Datenvolumen
Der Datenimport-Assistent und der Datenexport-Service ermöglichen das Hochladen von bis zu 50.000 Datensätzen. Gleichzeitig können Sie mit dem Datenlader bis zu 5.000.000 Helpdesk-Objekte übertragen. Help Desk Migration hingegen überträgt große Datenmengen gleichzeitig.
Zusammenfassen
Welches Tool eignet sich also für die Salesforce-Migration: Help Desk Migration oder Salesforce-Migrationstool? Die Antwort ist nicht eindeutig, da sie hauptsächlich von Ihren Bedürfnissen abhängt.
Wenn Sie nur eine geringe Datenmenge importieren oder eine kostenlose Sicherungskopie erstellen möchten, wählen Sie ein verfügbares natives Tool. Dies gilt auch, wenn Sie keine automatisierte Datenmigration benötigen. Möchten Sie jedoch alle Kundendaten, einschließlich Helpdesk- und Wissensdatenbankobjekte, in Salesforce importieren, ist Help Desk Migration die richtige Lösung. Der Migrationsassistent automatisiert, sichert und vereinfacht Ihren Datentransfer.
Häufig gestellte Fragen
Help Desk Migration ist das beste Tool für Datenmigration, da es die automatisierte Übertragung Ihrer Daten von einem helpdesk zum anderen ermöglicht. Sie müssen nicht mit CSV oder XLR-Dateien hantieren. In nur wenigen Schritten richten Sie eine kostenlose Demo-Migration ein – ganz ohne Programmierung.
Salesforce bietet drei vorkonfigurierte Datenmigrationstools: den Datenimport-Assistenten, den Datenexportdienst und das Lightning Knowledge Migration Tool. Jedes Tool hat einen anderen Zweck. Das Lightning Knowledge Migration Tool überträgt Wissensdatenbankdaten zwischen verschiedenen Salesforce-Konten. Mit dem Datenimport-Assistenten können Sie Daten aus CSV Dateien in Salesforce importieren. Der Datenexportdienst sichert Ihre Kundendaten in einem ZIP-Archiv mit CSV Dateien.
Die Salesforce-Datenmigration kann Folgendes umfassen: a) den Prozess der Übertragung von Kundendaten von Salesforce zu einem anderen Helpdesk, falls erforderlich; b) den Prozess des Imports von Helpdesk-Daten in Salesforce
Das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören: die Datenmenge, die Sie übertragen möchten, die Anzahl und Größe der Anhänge, die API-Beschränkungen beider Helpdesks, die API-Spezifikationen und Ihr Ziel-Helpdesk. Haben Sie Geduld: Es ist besser, mehr Zeit in die Datenmigration zu investieren, als Ausfallzeiten in Kauf zu nehmen.
Sie haben zwei Möglichkeiten: native Importfunktionen oder Tools von Drittanbietern. Bei einem vorgefertigten Tool erhalten Sie CSV Dateien, die Sie selbst in die neue Plattform importieren müssen. Apps von Drittanbietern, wie beispielsweise Help Desk Migration, ermöglichen hingegen die automatisierte Übertragung der Kerndaten von einer Plattform auf eine andere.
