Oft unterschätzen Unternehmen den Aufwand, den eine Migration mit sich bringt. Sie ist ein komplexer Prozess, der im Vorfeld viel Planung erfordert. Tatsächlich ist es schwierig, überhaupt anzufangen, da so viele Aspekte zu berücksichtigen sind. Genau hier setzt HDM an. Als Migrationsexperten unterstützen wir Sie selbstverständlich bei Ihrem Wechsel zu Help Scout .
In diesem Artikel behandeln wir die Grundlagen der Migration, einschließlich Datenaufbereitung, Instanzvorbereitung, allgemeine Managementtipps und vieles mehr. Also, schnappen Sie sich Stift und Papier, denn wir legen gleich mit Ihrem Help Scout Migrationsplan !
Die vielen Stadien der Migration
Wie bereits in unserer Einleitung erwähnt, ist Migration komplex. Tatsächlich ist sie so komplex, dass es praktisch unmöglich ist, sie beim ersten Versuch an einem Tag zu bewältigen. Ihr gesamtes Projekt umfasst umfangreiche Vorbereitungsarbeiten und zahlreiche Entscheidungsphasen.
Um ein besseres Verständnis der Arbeit zu erlangen, schauen wir uns jedes einzelne Element genauer an.
Phase 1 – Datenaufbereitung
Dies ist womöglich der wichtigste Aspekt Ihrer Migration, da er zwei Dinge gleichzeitig beeinflusst: Zeit und Qualität. In dieser Phase müssen Sie Ihre bestehende Helpdesk-Plattform (oder Ihr E-Mail-System) öffnen und Ihre Daten sortieren . Prüfen Sie, ob Sie veraltete Informationen oder Daten haben, die Sie seit Jahren nicht mehr verwendet haben.
außerdem nach Duplikaten und defekten Schallplatten . Warum? All das ist überflüssig und kann als Briefbeschwerer dienen. Wenn Sie Dinge länger als ein Jahr nicht benutzt haben, werden Sie sie auch in Zukunft nicht mehr brauchen. Das Ausmisten des Schranks beschleunigt die Migration zusätzlich, denn je weniger Datenträger Sie umziehen, desto schneller geht alles vonstatten.
Am besten finden Sie heraus, was Sie benötigen und was nicht, indem Sie die Filterfunktionen Ihrer Plattform nutzen. Sortieren Sie die Daten nach Datum und prüfen Sie, welche Daten Sie entfernen können . Anschließend sollten Sie prüfen, ob Ihre Plattform einen Filter für das Änderungsdatum bietet. Dieser zeigt Ihnen Daten an, die Sie gar nicht verwenden.
Phase 2 – Instanzen vorbereiten
Help Scout zu Help Scout wechseln (was ja eigentlich nicht sinnvoll ist), müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Help Scout alle erforderlichen Felder und Agentenprofile Ihres alten Systems enthält. Dies ist entscheidend für die Genauigkeit Ihres Migrationsplans. Fehlen die entsprechenden Felder und Agentenprofile, können Sie diese nicht zuordnen, wodurch Ihr Migrationsprojekt wirkungslos wird.
Aber wie geht man dabei richtig vor? Das fragen sich vielleicht einige. Nun, das ist gar nicht so einfach. Sie müssen beide Plattformen auf die bevorstehende Migration vorbereiten, was sich jedoch als schwierig erweisen kann, da Sie einen Termin wählen müssen, an dem Sie die Systeme am wenigsten benötigen. Am besten legen Sie einen festen Stichtag fest . Mit einer solchen Frist wissen sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Mitarbeiter, wann sie ihre Arbeit beenden und welche Aufgaben sie schneller abschließen sollten.
Dieser Schritt stellt außerdem sicher, dass beide Parteien die gleichen Vorstellungen haben, was bedeutet, dass es weniger verärgerte Kunden (einige wird es aber immer noch geben) und überforderte Mitarbeiter geben wird.
Phase #3 Managementarbeiten
Und nicht zuletzt die Managementarbeit. Das ist zwar keine Phase im eigentlichen Sinne, aber die Art und Weise, wie Sie die Aufgaben verteilen, ist entscheidend . Sie können unmöglich alle Details der Daten kennen, die Ihre Mitarbeiter verwenden. Das bedeutet, dass Sie keine schnelle qualitative Analyse dessen durchführen können, was Sie benötigen und was Sie weglassen können. Überlassen Sie diese Arbeit denjenigen, die die Daten täglich nutzen. Sie wissen genau, welche Datenquellen vernachlässigt werden können.
Ebenso ist es ratsam, den Migrationsprozess jemandem zu überlassen, der mit beiden Systemen vertraut ist . Wenn Sie über ein Entwicklerteam verfügen, ist es sinnvoll, die technische Umsetzung diesen zu überlassen. Bedenken Sie jedoch, dass es einige Zeit dauern wird, wenn Ihre Softwareentwickler alles von Grund auf lernen müssen. Falls Sie es eilig haben oder nicht über die nötigen technischen Kenntnisse verfügen, um die Migration selbst durchzuführen, empfehlen wir Ihnen unsere individuelle Lösung.
Nutzung unseres Dienstes
Wie bereits erwähnt, können Sie, falls Ihnen die personellen Ressourcen für die Migration fehlen, unseren Migrationsassistenten nutzen. Es handelt sich um ein vollautomatisches, hochgradig konfigurierbares System, mit dem Sie alle Ihre Datensätze in einem Schritt migrieren können. Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Sie müssen lediglich Folgendes tun:
1. Besuchen Sie die Migrationsseite und registrieren Sie sich.
2. im Feld „Quelle“ die Plattform aus, von der Sie migrieren, im Feld „Ziel“ Help Scout
3. Geben Sie alle erforderlichen Zugangsdaten (diese werden benötigt, um eine Verbindung zwischen den beiden Systemen herzustellen; ohne sie ist eine Migration unmöglich, da der Zugriff blockiert wird).
4. Wählen Sie die zu verschiebenden Daten aus und ordnen Sie die Gruppen und Benutzer einander zu .
5. Ordnen Sie die Ticketfelder bei Bedarf zu.
6. Es wird eine Demo-Migration durchgeführt.
7. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie sich für den kompletten Migrationsprozess .
Das war's. Einige von Ihnen fragen sich vielleicht, was eine Demo-Migration ist ? Unser System nimmt einen kleinen Teil Ihrer Daten, kopiert ihn und versucht, ihn in das Zielsystem zu migrieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Migration möglich ist und keine Fehler auftreten. Außerdem hilft es Ihnen festzustellen, ob Ihre Datensätze nicht übereinstimmen.
Vorteile, die Sie bei uns erhalten
Neben einem vollautomatisierten Migrationsservice profitieren unsere Kunden von vielen weiteren Vorteilen. Zum Beispiel stehen Ihnen unsere Experten während des gesamten Migrationsprozesses zur Seite . Sollte es zu Problemen kommen, müssen Sie sich keine Sorgen machen, mit den unbekannten Umständen allein gelassen zu werden.
Ein weiterer Vorteil unseres Angebots liegt in unserem Preismodell. Wir berechnen unseren Kunden keine Gebühren für die bereits geleistete Arbeit. Sie zahlen lediglich für die Anzahl der übertragenen Datensätze – nicht mehr und nicht weniger. Mit uns müssen Sie keine individuellen Lösungen entwickeln oder einen Entwickler beauftragen und können sich darauf verlassen, dass Sie alle Ihre Fristen einhalten.
Lasst uns gemeinsam auswandern
Benötigen Sie Hilfe bei Ihrem Help Scout Migrationsplan oder möchten Sie mehr über unser Tool erfahren? Wir sind nur wenige Klicks entfernt. Kontaktieren Sie uns , und wir schicken Ihnen unsere Experten, die Ihnen bei Ihrem Migrationsproblem helfen. Vielen Dank für Ihre Teilnahme, und bis zum nächsten Mal!
