Automatisierte Ticket-Erstellung per E-Mail: Ein Leitfaden für führende Plattformen

Veröffentlicht von Tetiana Belevska

Aktualisiert am 29. Januar 2026

reibungslosen Kundensupport geht , ist Automatisierung ein entscheidender Faktor. Durch die automatische Ticket-Erstellung aus E-Mails stellen Sie sicher, dass keine Kundenanfrage verloren geht. Dies optimiert nicht nur die Kommunikation, sondern verkürzt auch die Reaktionszeiten und steigert die Effizienz Ihres Support-Teams . In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie die E-Mail-zu-Ticket-Automatisierung für einige der führenden Kundensupport-Plattformen einrichten: Zendesk , Freshdesk , Freshservice , Intercom , Jira Service Management , ServiceNow , Front , HelpDesk , Zoho Desk , Kayako und Salesforce Service Cloud .

Zendesk

Zendesk bietet eine intuitive Möglichkeit, E-Mails in Tickets umzuwandeln. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. im Zendesk zum Admin Center und gehen Sie zu Kanäle > E-Mail .
2. Fügen Sie Ihre Support-E-Mail-Adresse hinzu und leiten Sie diese an Ihre Zendeskbereitgestellte E-Mail-Adresse weiter (z.zendesksupport@yourcompany.zendesk.com).
3. Richten Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter ( Gmail , Outlook usw.) eine E-Mail-Weiterleitung ein, um E-Mails an Zendesk .
4. Nutzen Sie Trigger in Zendesk , um Arbeitsabläufe wie das Zuweisen von Tickets oder das Benachrichtigen von Teams zu automatisieren.

Quelle: Zendesk

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Gehen Sie in Gmail zu Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP , fügen Sie Ihre Zendesk -E-Mail-Adresse als Weiterleitungsadresse hinzu und bestätigen Sie diese. Klicken Sie anschließend auf „Weiterleitungsadresse hinzufügen“ und geben Sie Ihre Zendesk Zendesk gesendeten Code, um die Weiterleitung zu aktivieren. Optional können Sie Filter erstellen, um nur bestimmte E-Mails weiterzuleiten.
• Outlook : Navigieren Sie in Outlook zu „Regeln und Benachrichtigungen“ , erstellen Sie eine neue Regel für eingehende E-Mails und richten Sie die Weiterleitung an die Zendesk -E-Mail-Adresse ein. Geben Sie bei Bedarf Bedingungen wie Absender, Betreff oder Schlüsselwörter an, um die Regel zu verfeinern.

Freshdesk

Freshdesk vereinfacht die Umwandlung von E-Mails in Tickets. So richten Sie es ein:

1. Melden Sie sich in Ihrem Freshdesk -Konto an und navigieren Sie zu Admin-Einstellungen > E-Mail .
2. Fügen Sie Ihre Support-E-Mail-Adresse hinzu, und Freshdesk stellt Ihnen eine Weiterleitungsadresse zur Verfügung.
3. Konfigurieren Sie die E-Mail-Weiterleitung in Ihrem E-Mail-Client so, dass alle E-Mails an die Weiterleitungsadresse von Freshdeskgesendet werden.
4. Nutzen Sie Automatisierungsregeln in Freshdesk , um Tickets zuzuweisen, Prioritäten festzulegen oder Bestätigungs-E-Mails zu versenden.

Quelle: Freshdesk

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Richten Sie die Weiterleitung ein, indem Sie zu Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP , die Freshdesk -Weiterleitungsadresse hinzufügen und bestätigen. Wählen Sie anschließend aus, ob eine Kopie der weitergeleiteten E-Mail in Ihrem Posteingang verbleiben oder archiviert werden soll.
• Outlook : Erstellen Sie eine Regel unter „Regeln und Benachrichtigungen“ Freshdesk bereitgestellte Weiterleitungsadresse an . Legen Sie Kriterien fest, um sicherzustellen, dass nur relevante E-Mails weitergeleitet werden.

Freshservice

Freshservice unterstützt das IT-Servicemanagement über E-Mail-basierte Tickets. So aktivieren Sie diese Funktion:

1. in Ihrem Freshservice zu Administratoreinstellungen > E-Mail-Einstellungen .
2. Fügen Sie Ihre IT-Support-E-Mail-Adresse hinzu und konfigurieren Sie diese so, dass sie an die Freshservicebereitgestellte E-Mail-Adresse weitergeleitet wird.
3. Aktivieren Sie im „Automatisierung“ , um Tickets an bestimmte Agenten oder Abteilungen weiterzuleiten.

Quelle: Freshservice

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Fügen Sie die Freshservice bereitgestellte E-Mail-Adresse unter Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP als Weiterleitungsadresse hinzu. Bestätigen Sie dies mit der Bestätigungs-E-Mail, die Sie in Ihrem Freshservice Posteingang finden.
• Outlook : Verwenden Sie Regeln und Benachrichtigungen , um E-Mails basierend auf vordefinierten Bedingungen weiterzuleiten. Leiten Sie beispielsweise E-Mails mit „IT-Support“ in der Betreffzeile direkt an Freshservice .

Intercom

Intercom gewährleistet ein reibungsloses Ticketing. So funktioniert es:

1. in Intercom zu den E-Mail-Einstellungen und verbinden Sie Ihre E-Mail-Adresse.
2. Richten Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter eine E-Mail-Weiterleitung ein, um E-Mails an die Intercomgenerierte E-Mail-Adresse weiterzuleiten.
3. Verwenden Sie Posteingangsregeln , um eingehende Tickets automatisch zu kennzeichnen oder dem richtigen Team zuzuweisen.

Quelle: Intercom

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Fügen Sie Intercom Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP zur Weiterleitungsliste , bestätigen Sie sie und aktivieren Sie die automatische Weiterleitung.
• Outlook „Regeln und Benachrichtigungen“ eine Weiterleitungsregel und wählen Sie Intercom . Fügen Sie bei Bedarf Bedingungen hinzu, um nur Kundenanfragen weiterzuleiten.

Jira Service Management

Für Jira Service Management führen Sie die folgenden Schritte aus, um die E-Mail-zu-Ticket-Erstellung zu aktivieren:

1. In den Projekteinstellungen navigieren Sie zu E-Mail-Anfragen .
2. Konfigurieren Sie einen E-Mail-Handler für eingehende Nachrichten und verknüpfen Sie ihn mit Ihrem Support-Projekt.
3. Richten Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter eine E-Mail-Weiterleitung ein, um Nachrichten an die E-Mail-Adresse von Jiraweiterzuleiten.
4. Nutzen Sie Automatisierungsregeln , um Tickets anhand des E-Mail-Inhalts zu kategorisieren und zu eskalieren.

Quelle: Jira Service Management

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Fügen Sie die Jira Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP als Weiterleitungsadresse . Nach der Bestätigung können Sie Filter einrichten, um E-Mails anhand bestimmter Kriterien, z. B. „Support“ im Betreff, weiterzuleiten.
• Outlook : Richten Sie unter „Regeln und Benachrichtigungen“ die Handler-Adresse von Jira weiterzuleiten

ServiceNow

ServiceNow kann wie folgt eingerichtet werden:

1. In der ServiceNow Instanz navigieren Sie zu System Mailboxes > Inbound .
2. Erstellen Sie eine Aktion für eingehende E-Mails, um eingehende E-Mails zu analysieren und Vorfälle oder Aufgaben zu erstellen.
3. Konfigurieren Sie Ihren E-Mail-Server so, dass er Nachrichten an die ServiceNow Instanz weiterleitet.
4. Nutzen Sie Geschäftsregeln , um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Ticketverwaltung zu automatisieren.

Quelle: ServiceNow

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Konfigurieren Sie die Weiterleitung unter „Einstellungen“ > „Weiterleitung und POP/IMAP“ und leiten Sie E-Mails an ServiceNow Eingangsadresse weiter. Bestätigen Sie die Weiterleitungsadresse in Ihrer ServiceNow Instanz.
• Outlook : Verwenden Sie Regeln und Benachrichtigungen, ServiceNow weiterzuleiten . Legen Sie zusätzliche Regeln für Betreffzeilen wie „Fehlerbericht“ fest, um die Erstellung von Incidents zu vereinfachen.

Front

Front ermöglicht die nahtlose Umwandlung von E-Mails in Tickets. So richten Sie es ein:

1. Fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse zu Front , indem Sie zu Einstellungen > Postfächer > Postfach hinzufügen .
2. Wählen Sie den E-Mail-Anbieter aus und folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Support-E-Mail-Adresse zu verbinden.
3. Verwenden Sie Regeln, um die Ticketzuweisung zu automatisieren und Tags für eine bessere Organisation anzuwenden.

Quelle: Front

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Leiten Sie E-Mails Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP die Adresse von Front . Bestätigen Sie die Adresse und aktivieren Sie anschließend die automatische Weiterleitung.
• Outlook „Regeln und Benachrichtigungen“ eine Regel Front weiterzuleiten . Fügen Sie Kriterien hinzu, um bestimmte Nachrichtentypen zu filtern.

HelpDesk

von HelpDesk ist einfach zu konfigurieren:

1. Melden Sie sich beim HelpDesk und gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail-Kanäle .
2. Fügen Sie Ihre Support-E-Mail-Adresse hinzu, und HelpDesk stellt Ihnen eine Weiterleitungsadresse zur Verfügung.
3. Richten Sie in Ihrem E-Mail-Client eine E-Mail-Weiterleitung ein, um Nachrichten an HelpDeskweiterzuleiten.
4. Nutzen Sie Automatisierungsregeln , um die Ticketzuweisung und -kategorisierung zu optimieren.

Quelle: HelpDesk

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Fügen Sie die E-Mail-Adresse des HelpDesk Gmail unter „Weiterleitung“ und „POP/IMAP“ . Überprüfen Sie die Weiterleitungsadresse und aktivieren Sie sie.
• Outlook : Erstellen Sie eine neue Weiterleitungsregel in den Regeln und Benachrichtigungen für HelpDesk . Fügen Sie Bedingungen für Schlüsselwörter wie „dringend“ in der Betreffzeile hinzu.

Zoho Desk

Die E-Mail-Ticketing-Funktion von Zoho Desk ist leistungsstark. So aktivieren Sie sie:

1. In Zoho Desk gehen Sie zu Setup > Kanäle > E-Mail .
2. Fügen Sie Ihre Support-E-Mail-Adresse hinzu und konfigurieren Sie die E-Mail-Weiterleitung an die Zoho Deskbereitgestellte Adresse.
3. Erstellen Sie Workflows die Ticketzuweisung und Priorisierung zu automatisieren

Quelle: Zoho Desk

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Richten Sie die Weiterleitung unter Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP und geben Sie Zoho Desk . Bestätigen und aktivieren Sie die Weiterleitungsregel.
• Outlook : Konfigurieren Sie die Weiterleitung unter „Regeln und Benachrichtigungen“ an die E-Mail-Adresse von Zoho Desk

Kayako

Kayako ermöglicht die effiziente Einrichtung von E-Mails zu Tickets. Befolgen Sie diese Anweisungen:

1. Melden Sie sich bei Ihrer Kayako Instanz an und navigieren Sie zu Admin-Einstellungen > E-Mail-Einstellungen .
2. Fügen Sie Ihre Support-E-Mail-Adresse hinzu und richten Sie die Weiterleitung an die Kayakobereitgestellte E-Mail-Adresse ein.
3. Nutzen Sie Makros und Workflows , um Ticketantworten und das Routing zu automatisieren.

Quelle: Kayako

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

• Gmail : Fügen Sie die Adresse von Kayako Weiterleitung und POP/IMAP in Gmail Einstellungen hinzu. Bestätigen Sie die Bestätigungs-E-Mail, die an Ihren Kayako -Posteingang gesendet wurde.
• Outlook : Erstellen Sie eine neue Regel in den Regeln und Benachrichtigungen für Kayako E-Mails. Geben Sie Bedingungen wie Absender oder Schlüsselwörter an, um nur relevante Nachrichten weiterzuleiten.

Salesforce Service Cloud

Die E-Mail-zu-Fall-Funktionalität von Salesforce Service Cloud

1. in Salesforce zu „Setup und suchen Sie nach „E-Mail-zu-Fall“ .
2. Aktivieren Sie die Funktion und generieren Sie die Salesforcebereitgestellte E-Mail-Adresse.
3. Konfigurieren Sie Ihren E-Mail-Server so, dass E-Mails an die Salesforcebereitgestellte Adresse weitergeleitet werden.
4. Verwenden Sie Fallzuweisungsregeln , um Fälle an die entsprechenden Warteschlangen oder Agenten weiterzuleiten.
5. Passen Sie Arbeitsabläufe an, um Antworten, Eskalationen oder Aktualisierungen bei neuen Fällen zu automatisieren.

Quelle: Salesforce Service Cloud

Automatisierung aus Gmail und Outlook:

Gmail:

1. in Gmail zu Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP .
2. Klicken Sie auf „Weiterleitungsadresse hinzufügen“ , geben Sie die Salesforce generierte E-Mail-Adresse ein und speichern Sie.
3. Salesforce sendet eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Melden Sie sich bei Salesforce an, um die E-Mail zu bestätigen.
4. Nach der Überprüfung wählen Sie in Gmail die Option „Eine Kopie eingehender E-Mails weiterleiten an“ und aktivieren die Weiterleitung.
5. Nutzen Sie Gmail Filter, um bestimmte E-Mail-Typen weiterzuleiten, z. B. solche, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten oder von bestimmten Absendern stammen.

Outlook:

1. Öffnen Sie in Outlook Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten .
2. Wählen Sie „Neue Regel“ , dann „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ und klicken Sie auf „ Weiter“ .
3. Legen Sie Bedingungen fest, wie z. B. bestimmte Absenderdomänen (z. B. @customer.com) oder Schlüsselwörter in der Betreffzeile.
4. Im „Aktionen “ wählen Sie „An Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten“ und geben die Salesforce -E-Mail-Adresse ein.
5. Speichern und aktivieren Sie die Regel, um die Weiterleitung zu starten.

Verbesserung des Supports durch E-Mail-zu-Ticket-Automatisierung

Die Einrichtung einer automatisierten E-Mail-zu-Ticket-Erstellung ist eine effektive Methode, die Effizienz Ihres Support-Teams zu steigern , Reaktionszeiten zu verkürzen und sicherzustellen, dass keine Kundenanfrage unbeantwortet bleibt. Ob Sie Zendesk , Freshdesk oder eine der anderen von uns vorgestellten Plattformen nutzen – der Prozess ist einfach und wirksam. Durch die Automatisierung dieser Aufgabe können Sie Ihren Kunden einen besseren und schnelleren Service bieten und Ihr Support-Team entlasten, damit es sich auf komplexere Probleme konzentrieren kann, die menschliches Einfühlungsvermögen erfordern. Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung und optimieren Sie noch heute Ihr Kundenservice-Erlebnis !