Projet de Migration Jira – Que Faut-il Inclure et Par Où Commencer

Que vous ayez besoin de passer à Jira Service Management pour évoluer ou que vous ayez épuisé les fonctionnalités de votre ancienne solution, le processus n’est ni fastidieux ni facile. La migration en l’état est un processus complexe que vous ne pouvez pas accélérer, même si vous le souhaitez. Il faut des jours pour se préparer et encore plus de temps pour déplacer les choses correctement. Cependant, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas accélérer les choses qui vous permettraient de réduire de moitié le temps moyen.

C’est vrai, aujourd’hui nous allons approfondir un peu plus les choses car nous ne parlerons pas seulement de la façon dont vous pouvez déménager vos affaires mais aussi des défis qui peuvent vous attendre et de la façon dont vous pouvez les relever. Nous allons également vous montrer comment préparer vos données pour le déménagement. Donc, sans plus attendre, plongeons dans le plan de migration de Jira.

Les Difficultés de la Migration – En Bref

Avant de commencer par les difficultés, nous devons d’abord parler de l’acte de migration et des raisons pour lesquelles les choses sont parfois si difficiles. De manière générale, la migration est un processus dans lequel les données sont déplacées entre deux systèmes, la source et la cible. En général, ces deux systèmes sont différents, même s’ils sont capables de faire les mêmes choses.

Ces différences ne sont généralement pas visibles en surface, mais plutôt à l’intérieur. Chaque outil est fabriqué à l’aide de techniques de codage, de langages et de plates-formes différents. La raison pour laquelle ils sont si différents est l’originalité du code. C’est vrai, les développeurs de logiciels, tout comme les artistes, les musiciens et les autres créateurs, doivent suivre des guides d’originalité. Leur travail doit être 100% unique. Dans le cas contraire, ils ne peuvent pas le breveter et d’autres entreprises peuvent intenter une action en justice contre eux pour vol de travail.

Une autre raison pour laquelle les outils diffèrent les uns des autres est que chacun d’entre eux possède des caractéristiques uniques qui nécessitent différents types de structuration des fichiers, de traitement des données, entre autres. Tout cela nous empêche, nous utilisateurs, de déplacer librement les choses d’un outil à l’autre.

Principaux Défis des Projets de Migration

Maintenant que nous savons pourquoi il peut être difficile de migrer des données vers un autre outil, examinons les principaux défis de la plupart des projets de migration. Ces défis sont généralement liés à la fois à l’aspect technique et à l’aspect commercial des choses. Au lieu de les regrouper, nous allons les diviser en deux sous-catégories pour une lecture plus claire.

Défis techniques

Commençons par les problèmes techniques. Comme nous l’avons déjà mentionné, les outils sont différents de l’intérieur et ne peuvent pas déplacer les données librement, mais ce n’est que la moitié de l’histoire. Parfois, les deux systèmes peuvent importer et exporter des données dans des formats de fichiers communs tels que XML et CSV. Certains d’entre vous se demandent peut-être où se situe le problème ? La réponse est simple: le formatage des fichiers.

Si votre solution distribue des fichiers utilisant une structure que les plateformes de votre cible comprennent mais interprètent mal, vous aurez de nombreux maux de tête. Ce que nous voulons dire, c’est que votre cible pourrait attribuer certains champs dans les mauvaises cases, ce qui entraînerait un mélange de données. Cette situation est encore aggravée si votre outil actuel transmet des fichiers non modifiables.

Un autre problème que vous êtes susceptible de rencontrer est que même si les deux fichiers ont la même structure et peuvent être lus, vous pouvez trouver une fonctionnalité qui n’est pas présente dans l’outil source, ce qui signifie que les données ne peuvent pas être migrées (facilement du moins). Vous devrez soit recréer manuellement les mêmes données dans la solution cible, soit convertir les valeurs en quelque chose que vous pouvez adapter à la cible. Dans un cas comme dans l’autre, ce n’est pas optimal et cela demande beaucoup de travail de préparation, ce qui nous amène à la section suivante.

Les défis de l’entreprise

Le travail de préparation est tout simplement essentiel. Si vous négligez de le faire, vous finirez par avoir une tonne de problèmes. Et c’est là qu’arrive le premier défi commercial. Vous devez effectuer un travail de préparation qui peut s’avérer coûteux, car vous devez retirer des personnes de leurs tâches habituelles et leur demander de rassembler des données, de respecter des délais, de terminer un travail à l’avance, entre autres choses.

Ce n’est pas le seul problème. Vous devrez également interrompre le travail sur votre plate-forme de service desk actuelle, ce qui signifie que le travail ne sera pas effectué du tout. Les temps d’arrêt peuvent être coûteux, surtout si vous tenez compte du fait qu’une partie importante de votre activité sera simplement « en attente ». Pour les petites entreprises qui dépendent de revenus supplémentaires, c’est un arrêt de mort, tandis que les grandes entreprises perdront beaucoup.

Enfin, et surtout, selon la taille de l’entreprise, le processus de migration peut être long car vous devez procéder à un nettoyage des données. Décider de ce qui est utile et de ce qui ne l’est pas de manière rapide et efficace est pratiquement impossible, car il faut beaucoup de décisions et de persuasion de la part du conseil d’administration. Tout cela conduit à une énorme perte de temps et le temps, c’est de l’argent.

Comment se préparer à migrer vers Jira Service Desk?

Bien que les défis soient nombreux, ils ne sont pas tous sinistres et sombres et, à bien des égards, un changement d’outils peut présenter plus d’avantages que d’inconvénients. Il existe de nombreuses façons de réduire les coûts, d’accélérer les choses, entre autres. Jetons un coup d’œil à certaines des choses que vous pouvez faire pour accélérer votre migration tout en ne perdant rien de la précision et de l’intégrité des données.

Communiquez vos Intentions

Il s’agit de l’étape la plus importante de tout le processus de migration, car le fait de ne pas informer votre personnel et vos clients (si votre solution actuelle les aide) de la migration peut entraîner de nombreux problèmes, notamment une mauvaise réputation. Il est essentiel que toutes les parties impliquées dans la plate-forme de support soient informées des changements à venir. Cela leur permettra de fermer leurs tickets plus rapidement et d’adapter leur charge de travail en conséquence. En outre, cela aidera également vos clients à comprendre pourquoi il y a un temps d’arrêt en premier lieu.

Fixez un Budget

Tout projet de migration représente une dépense. Il est donc naturel de fixer un budget pour assurer la réussite du projet. En général, la migration n’est pas très coûteuse, à condition que vous ayez correctement planifié l’ensemble du processus. Sinon, vous risquez de dépasser les bornes. Nous vous suggérons de compter le nombre d’heures de travail nécessaires à l’exécution des tâches avant le processus de migration, puis d’en ajouter pour vous prémunir contre les imprévus.

Évaluez vos Données

Ce processus implique une myriade de petites tâches qui peuvent être divisées en deux catégories : l’analyse de la taille des données et l’analyse de leur complexité. En connaissant la taille de vos enregistrements et la complexité de leur structure, vous pourrez savoir de quelle quantité de stockage vous aurez besoin et si vous pouvez compresser ou optimiser certains enregistrements.

Nettoyez vos Données

Ce processus peut être à la fois long et court. Comment ? Cela dépend de la quantité de données dont vous disposez et de la régularité de vos audits de données. En débarrassant votre base d’enregistrements des doublons, des profils obsolètes ou des entrées non pertinentes, vous pourrez démarrer plus proprement avec la nouvelle solution et vous aurez moins de données à transférer, ce qui accélérera le processus.

Constituez Une Équipe

Ce processus est essentiel pour le succès de la phase de préparation. La règle générale est que lorsque tout le monde est responsable, personne ne l’est. En ayant un conseil d’experts, vous multipliez presque par deux le taux de réussite. En effet, chaque expert peut savoir quelle division fait quoi et combien de temps il faut pour atteindre les objectifs. Un autre avantage de cette approche est que vous disposerez de rapports d’avancement plus précis, ce qui vous permettra de prendre des décisions plus justes.

Préparer la Source et la Cible

Chaque outil est unique et vous devrez certainement procéder à une certaine configuration. C’est inévitable et vous ne trouverez certainement pas d’outil capable de le faire automatiquement. En général, il est recommandé de désactiver toutes les notifications entrantes/sortantes et les automatismes. Cela garantira que les données ne seront pas mises à jour pendant la migration et qu’aucune erreur ne se produira par la suite. Si vous ne désactivez pas ces éléments, vous devrez presque certainement effectuer une migration Delta (lorsque vous déplacez les enregistrements mis à jour).

Quand avez-vous besoin d’un partenaire ?

Il y a des moments où vous avez tellement de choses en main que vous ne savez tout simplement pas si vous pouvez les gérer tout seul ou non.

Si l’un de ces éléments vous dit quelque chose, envisagez d’utiliser une application tierce qui vous aidera à faire tout ce qui précède.

Préparer le Travail à Faire en Utilisant Notre Service

Ce dont nous avons parlé ci-dessus partait du principe que vous effectuiez le processus de migration par vous-même. Si vous ne voulez pas vous occuper de tout ce qui précède et que vous avez besoin d’un processus plus rationalisé et que vous êtes prêt à payer un supplément, voici la section qui vous convient.

Préparer les Données

C’est le même processus que ci-dessus, mais il y a autre chose. Vous n’avez pas besoin de faire défiler les éléments indésirables, car vous pourrez les démarquer plus tard lors du processus de mappage des données. Qu’est-ce que la cartographie des données ? Notre outil vous permet d’associer les enregistrements que vous souhaitez déplacer à des champs spécifiques. Si vous ne voulez pas qu’ils soient déplacés, vous n’avez pas besoin de les marquer. C’est très simple.

Assurez la Parité des Niveaux

Ce point est très important car si vous déplacez des éléments d’un plan supérieur vers un plan inférieur (ou vice versa), vous rencontrerez une situation où vous aurez des données que vous ne saurez pas où stocker. Si vous passez consciemment à un plan inférieur, vous pouvez envisager de stocker ces données dans un fichier CSV pour une utilisation ultérieure en utilisant notre service.

Configurer les Plats

De la même manière que pour le processus manuel, vous devrez également configurer vos plateformes avant de passer à autre chose. Cela inclut les paramètres, les automatismes, les notifications, les rapports, etc. Vous pouvez également vous assurer que ces préparatifs ont lieu afin d’éviter toute erreur :

Maintenant que vous avez effectué tous les préparatifs nécessaires pour votre importation vers Jira Service Desk, vous pouvez passer au processus lui-même. Pour migrer vers Jira Service Desk avec notre service:

1. Inscrivez-vous sur notre site Web, allez dans l’Assistant de Migration et commencez une nouvelle migration de données.

2. Sélectionnez votre ancienne plateforme et fournissez les informations d’identification nécessaires pour la connecter à notre outil.

3. De même, connectez le Service Desk de Jira comme votre plateforme cible.

4. Dès que la passerelle entre les systèmes est établie, vous pouvez choisir les objets pour la migration des données et, également, faire correspondre les utilisateurs et changer le mappage des champs du ticket (si nécessaire).

5. Maintenant, quand tout est prêt, commencez la migration de la démo gratuite. Il s’agit du processus de migration d’un petit groupe de vos tickets vers le nouveau système pour s’assurer que tout se passe bien.

6. Si vous êtes satisfait des résultats, il est grand temps de lancer le processus complet.

Phase de Lancement

Une fois que vous avez fini de déplacer vos enregistrements vers la nouvelle plate-forme, ne vous réjouissez pas tout de suite. Vous n’êtes pas encore officiellement dans la phase de lancement. Il s’agit de la dernière phase du plan de migration de Jira. Elle comporte son propre ensemble de préparatifs et de choses à savoir et à suivre, alors examinons quelques-unes des plus importantes.

Animation de L’équipe

Une fois que vous êtes prêt pour la migration, votre priorité numéro un est d’aider vos employés à rejoindre leurs espaces respectifs. Votre équipe sera perdue et aura certainement des difficultés à s’adapter à la nouvelle plateforme. Le meilleur plan d’action serait de former une petite équipe de direction que vous pourriez personnellement former. Ces personnes pourront ensuite transmettre les connaissances acquises au reste du service.

Période de Stabilisation

C’est une période que vous devez suivre avec une extrême attention car c’est là que toutes les « mauvaises » choses se produisent. Nouveaux outils, nouvelles erreurs, nouveaux délais non respectés, vous voyez le genre. Nous vous conseillons de mettre en place une équipe de suivi si votre entreprise compte beaucoup d’employés. Cette équipe prendra connaissance des erreurs et vous en fera part afin que vous puissiez les résoudre plus efficacement.

Célébration

Félicitations, vous avez réussi à aller jusqu’au bout et à déménager toutes vos affaires. Il est temps de prendre un verre ou deux !

Notes Finales

Et voilà. C’est tout pour le plan de migration de Jira. Le processus de migration peut être difficile mais en vaut totalement la peine. Bien que notre plan ne soit pas parfait, il peut être utilisé comme un modèle que vous pouvez utiliser pour déplacer les choses. Chaque entreprise est unique et toutes les étapes ne s’appliquent pas, alors assurez-vous de faire les ajustements nécessaires. Et si vous avez besoin d’aide, contactez-nous et nous ferons en sorte que tout se passe comme prévu.