Que vous ayez besoin de migrer vers Jira Service Management pour faire évoluer votre infrastructure ou que votre ancienne solution ne réponde plus à vos besoins, le processus est long et complexe. Une migration complète est impossible à réaliser rapidement, même en essayant de l'accélérer. La préparation prend des jours et le transfert des données lui-même encore plus. Cependant, il est possible d'optimiser le processus et de réduire de moitié le temps moyen.
Tout à fait, aujourd'hui, nous allons approfondir le sujet. Nous aborderons non seulement la migration de vos données, mais aussi les difficultés qui pourraient vous attendre et comment les surmonter. Nous vous montrerons également comment préparer vos données pour le transfert. Alors, sans plus attendre, plongeons-nous dans le plan de migration Jira .
Les difficultés de la migration - En bref
Avant d'aborder les difficultés, il est essentiel de comprendre le processus de migration et les raisons de sa complexité. De manière générale, la migration est un processus de transfert de données entre deux systèmes : la source et la cible. Ces deux systèmes sont généralement différents, même s'ils offrent les mêmes fonctionnalités.
Leurs différences ne sont généralement pas visibles au premier abord, mais plutôt au cœur du système. Chaque outil est conçu à l'aide de techniques de programmation, de langages et de plateformes différents. Cette diversité s'explique par l'exigence d'originalité du code . En effet, les développeurs de logiciels, tout comme les artistes, les musiciens et autres créatifs, doivent respecter des règles d'originalité. Leur travail doit être 100 % unique. Dans le cas contraire, ils ne peuvent pas le breveter et d'autres entreprises pourraient engager des poursuites pour plagiat.
Une autre raison expliquant les différences entre les outils réside dans leurs caractéristiques uniques, qui requièrent notamment des méthodes spécifiques de structuration des fichiers et de traitement des données. De ce fait, nous, utilisateurs, ne pouvons pas transférer librement des données d'un outil à l'autre.
Principaux défis des projets de migration
la migration vers un autre outil peut s'avérer complexe , examinons les principaux défis rencontrés dans la plupart des projets de migration. Ces défis relèvent généralement à la fois des aspects techniques et commerciaux ; aussi, pour plus de clarté, nous les répartirons en deux sous-catégories plutôt que de les amalgamer.
Défis techniques
Commençons par les aspects techniques. Comme nous l'avons déjà mentionné, les outils diffèrent en interne et ne peuvent pas transférer librement les données, mais ce n'est que la moitié du problème. Parfois, les deux systèmes peuvent importer et exporter des données dans des formats de fichiers courants tels que XML et CSV . Certains d'entre vous se demandent peut-être où réside le problème ? La réponse est simple : le formatage des fichiers .
Si votre solution distribue des fichiers dont la structure est comprise par vos plateformes cibles mais mal interprétée, vous risquez de rencontrer de nombreux problèmes. En effet, votre plateforme cible pourrait assigner certains champs aux mauvaises cases, ce qui entraînerait une confusion des données. Ce problème est encore aggravé si votre outil actuel génère des fichiers non modifiables.
Un autre problème fréquent est que, même si les deux fichiers ont la même structure et sont lisibles, certaines fonctionnalités peuvent être absentes de l'outil source, empêchant ainsi la migration des données (du moins, difficile). Vous devrez alors soit recréer manuellement les données dans la solution cible , soit convertir les valeurs dans un format compatible. Dans les deux cas, cette solution n'est pas optimale et nécessite une préparation importante, ce qui nous amène à la section suivante.
Défis commerciaux
Le travail préparatoire est absolument essentiel. Le négliger vous causera de nombreux problèmes. C'est là que réside le premier défi pour les entreprises. Ce travail préparatoire peut s'avérer coûteux, car il implique de mobiliser le personnel, de le détourner de ses tâches habituelles et de lui demander de collecter des données, de respecter les délais, de finaliser son travail en avance, etc.
Ce n'est pas le seul problème. Vous devrez également interrompre l'utilisation de votre plateforme de support technique actuelle, ce qui signifie que votre activité sera totalement paralysée. Cette interruption peut s'avérer coûteuse, surtout si l'on considère qu'une part importante de votre activité sera simplement immobilisée. Pour les petites entreprises qui dépendent de revenus progressifs, c'est fatal, tandis que les plus grandes subiront des pertes considérables.
Enfin, et ce n'est pas le moins important, selon la taille de l'entreprise, le processus de migration peut s'avérer long, car il nécessite un nettoyage des données . Déterminer rapidement et efficacement ce qui est utile et ce qui ne l'est pas est quasiment impossible, car cela exige de nombreuses prises de décision et une forte implication de la direction. Tout cela engendre une perte de temps considérable, et le temps, c'est de l'argent.
Comment se préparer à la migration vers Jira Service Management
Malgré de nombreux défis, tout n'est pas perdu et, à bien des égards, un changement d'outils peut s'avérer plus avantageux que désavantageux. Il existe de nombreuses façons d'optimiser le processus, d'accélérer les choses, et bien plus encore. Examinons quelques pistes pour accélérer votre migration sans compromettre la précision ni l'intégrité de vos données.
Communiquez vos intentions
Il s'agit de l'étape la plus importante de tout le processus de migration. Ne pas informer vos équipes et vos clients (si votre solution actuelle les assiste) de la migration peut engendrer de nombreux problèmes, notamment une atteinte à votre réputation. Il est essentiel que toutes les parties prenantes de la plateforme de support soient informées des changements à venir. Cela leur permettra de traiter les tickets plus rapidement et d'adapter leur charge de travail en conséquence. De plus, cela aidera vos clients à comprendre la cause des interruptions de service.
Établissez un budget
Chaque projet de migration engendre des dépenses ; l’établissement d’un budget est donc essentiel à sa réussite. En règle générale, une migration n’est pas très coûteuse, à condition d’avoir correctement planifié l’ensemble du processus. Dans le cas contraire, les coûts risquent d’augmenter considérablement. Nous vous conseillons d’estimer le nombre d’heures de travail nécessaires pour réaliser les tâches préalables à la migration, et d’ajouter une marge pour vous prémunir contre les imprévus.
Évaluez vos données
Ce processus comprend une multitude de petites tâches que l'on peut classer en deux catégories : l'analyse de la taille des données et l'analyse de leur complexité. Connaître la taille de vos enregistrements et la complexité de leur structure vous permettra de déterminer l'espace de stockage nécessaire et d'identifier les enregistrements pouvant être compressés ou optimisés.
Nettoyez vos données
Ce processus peut être long ou court. Comment ? Cela dépend du volume de données et de la fréquence de vos audits. Nettoyer votre base de données des doublons, des profils obsolètes et des entrées non pertinentes vous permettra de démarrer plus sereinement la nouvelle solution et de réduire les allers-retours de données, ce qui accélérera le processus.
Constituez une équipe
Ce processus est crucial pour la réussite de la phase de préparation. En règle générale, lorsque tout le monde est responsable, personne ne l'est. Constituer un comité d'experts permet de quasiment doubler les chances de succès. En effet, chaque expert peut suivre les activités de chaque division et évaluer les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs. Autre avantage : des rapports d'avancement plus précis permettent de prendre des décisions plus éclairées.
Préparer la source et la cible
Chaque outil étant unique, une configuration sera indispensable. C'est inévitable et aucun outil ne peut automatiser cette étape. Il est généralement recommandé de désactiver toutes les notifications et automatisations entrantes et sortantes. Cela garantit que les données ne seront pas mises à jour pendant la migration et qu'aucune erreur ne surviendra par la suite. Ne pas désactiver ces notifications entraînera presque certainement une migration delta (lors du déplacement des enregistrements mis à jour).
Quand avez-vous besoin d'un partenaire ?
Il arrive parfois qu'on soit tellement débordé qu'on ne sache tout simplement pas si on est capable de gérer la situation seul.
Pour vous aider à identifier cela, consultez la liste de critères suivante :
- Si vos ressources internes sont limitées
- Besoin d'aide ? N'hésitez pas à nous contacter pour toute question qui ne relève pas de la compétence du détenteur de la plateforme (évaluation des données, complexité de la migration, gestion de projet, planification, etc.)
- Vous souhaitez migrer des applications et extensions personnalisées complexes
- Il faut respecter des exigences spécifiques en matière de sécurité et de conformité
- Vous souhaitez migrer un très grand nombre d'utilisateurs (plus de 1 000) ?
- Je n'ai pas assez de temps pour déménager les choses moi-même
- Je le fais pour la toute première fois sans aucune aide extérieure
Si l'un de ces éléments vous semble familier, envisagez d'utiliser une application tierce qui vous permettrait de réaliser tout ce qui précède.
Préparez le travail à effectuer lors de l'utilisation de notre service
Ce que nous avons abordé précédemment part du principe que vous gérez vous-même la migration. Si vous préférez une procédure simplifiée, moyennant un supplément, cette section est faite pour vous.
Données de préparation
Le processus est identique à celui décrit précédemment, avec une précision : inutile de parcourir les éléments indésirables, vous pourrez les désélectionner ultérieurement lors du mappage des données. Le mappage des données, qu'est-ce que c'est ? Notre outil vous permet d'associer les enregistrements que vous souhaitez déplacer à des champs spécifiques. Si vous ne souhaitez pas les déplacer, il vous suffit de ne pas les sélectionner. C'est très simple.
Garantir la parité des niveaux
C'est très important car si vous transférez des données d'un forfait supérieur vers un forfait inférieur (ou inversement), vous risquez de vous retrouver avec des données que vous ne saurez pas où stocker. Si vous optez volontairement pour un forfait inférieur, il peut être judicieux d'enregistrer ces données dans un fichier CSV afin de les utiliser ultérieurement avec notre service.
Configurer les Plats
Comme pour la procédure manuelle, vous devrez également configurer vos plateformes avant de déplacer des éléments. Cela inclut les paramètres, les automatisations, les notifications, les rapports, etc. Il est également conseillé de prendre certaines précautions afin d'éviter toute erreur :
- Configurez tous les champs personnalisés dans les projets nécessaires.
- Créez tous les profils d'agents et ajoutez-les aux projets concernés avec le rôle « Équipe du service d'assistance » dans votre compte cible afin de garantir l'attribution correcte des tickets. Assurez-vous également que leurs adresses e-mail dans les systèmes source et cible correspondent exactement.
- Activez la fonction d'inscription publique pour permettre la migration des profils clients.
- Assurez-vous de ne migrer que vers Classic Jira Service Management (les particularités de la migration vers les projets de nouvelle génération sont détaillées ici).
Maintenant que vous avez effectué tous les préparatifs nécessaires à l'importation dans Jira Service Management, vous pouvez passer à la procédure proprement dite. Pour migrer vers Jira Service Management avec notre service :
1. Inscrivez-vous sur notre site web, accédez à l' assistant de migration et lancez une nouvelle migration de données .
2. Sélectionnez votre ancienne plateforme et fournissez les identifiants nécessaires pour la connecter à notre outil.
3. De même, connectez Jira Service Management comme plateforme cible.
4. Dès que le pont entre les systèmes est établi, vous pouvez sélectionner les objets pour la migration des données et, également, faire correspondre les utilisateurs et modifier le mappage des champs de ticket (si nécessaire).
5. Une fois que tout est prêt, lancez la migration de démonstration gratuite . Il s'agit de migrer un petit nombre de vos tickets vers le nouveau système afin de garantir un bon déroulement de la transition.
6. Si vous êtes satisfait des résultats, il est grand temps de commencer le processus complet.
Phase de lancement
Une fois vos enregistrements transférés vers la nouvelle plateforme, ne vous réjouissez pas trop vite. Vous n'êtes pas encore officiellement en phase de lancement. Il s'agit de la dernière étape du Jira . Elle implique des préparatifs spécifiques et des points importants à connaître et à respecter. Examinons donc les plus essentiels.
Animation d'équipe
Une fois la migration terminée, votre priorité absolue sera de faciliter l'accès de vos collaborateurs à leurs espaces respectifs. Votre équipe sera désorientée et aura certainement des difficultés à s'adapter à la nouvelle plateforme. La meilleure solution serait de constituer une petite équipe de formation que vous pourriez former personnellement. Ces personnes pourront ensuite transmettre leurs connaissances au reste du département.
Période de stabilisation
Cette période exige une attention toute particulière, car c'est souvent durant ce temps que surviennent les problèmes. Nouveaux outils, nouvelles erreurs, nouveaux retards… vous voyez le tableau. Si votre entreprise compte un grand nombre d'employés, nous vous conseillons de mettre en place une équipe de surveillance. Cette équipe identifiera les erreurs et vous en fera un rapport afin que vous puissiez les résoudre plus efficacement.
Célébration
Bravo, vous avez réussi à aller jusqu'au bout et à déménager toutes vos affaires. Il est temps de prendre un verre ou deux !
Notes finales
Et voilà ! C'est tout pour Jira . Le processus de migration peut être complexe, mais il en vaut vraiment la peine. Bien que notre plan ne soit pas parfait, il peut servir de base pour votre migration. Chaque entreprise est unique et certaines étapes peuvent ne pas s'appliquer ; veillez donc à effectuer les ajustements nécessaires. Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter : nous nous assurerons que tout se déroule comme prévu.
