In der modernen Welt erfordern Gesundheitsdaten ein Höchstmaß an Schutz und Sicherheit. Hier kommt der HIPAA-konforme Helpdesk ins front. Er hilft Ihnen, alle personenbezogenen Daten Ihrer Patienten zu schützen: egal ob es sich nur um Namen und Adresse oder um ein komplettes Portfolio mit Kontaktdaten, Fotos und Sozialversicherungsnummern handelt.
Wie wählt man also den besten HIPAA -konformen Helpdesk ? Schauen wir uns die wichtigsten Kriterien an.
Was ist HIPAA?
Der Health Insurance Portability and Accountability Act HIPAA ) wurde 1996 erlassen. Er regelt neben verschiedenen Rechten und Schutzmaßnahmen auch den vertraulichen Umgang mit geschützten Gesundheitsdaten (PHI). Das bedeutet, dass die Datenschutzbestimmungen HIPAA Gesundheitsorganisationen und deren Geschäftspartner verpflichten, entsprechende Verfahren einzuhalten. Diese Bestimmungen gewährleisten zudem die Vertraulichkeit und Sicherheit von PHI bei deren Übermittlung, Empfang, Verarbeitung und Weitergabe.
Was Helpdesks betrifft, so trägt ein geeignetes System dazu bei, die Einhaltung der HIPAA Bestimmungen kontinuierlich zu gewährleisten. Gleichzeitig ermöglicht es die Verarbeitung, Pflege und Speicherung von PHI für verschiedene, in diesen Bestimmungen genannte Einrichtungen.
HIPAA konform: Was bedeutet das?
Wenn Ihre Gesundheitseinrichtung Informationen über den HIPAA Kundendienstanbieter hostet, sollten Sie administrative, physische und technische Sicherheitsvorkehrungen treffen.
Physische Sicherheitsvorkehrungen umfassen beispielsweise die Beschränkung des Zugangs zu Einrichtungen über die erforderlichen autorisierten Personen. Daher müssen alle betroffenen Einrichtungen Nutzungs- und Zugriffsrichtlinien für Arbeitsstationen und elektronische Datenträger implementieren. Ein wesentlicher Bestandteil der entsprechenden Schutzmaßnahmen sind Standards für die Übertragung, Entfernung, Entsorgung und Wiederverwendung elektronischer Datenträger und geschützter Gesundheitsdaten (PHI).
Hinsichtlich der technischen Sicherheitsvorkehrungen werden Beschränkungen für den Zugriff auf geschützte Gesundheitsdaten (PHI) festgelegt. Vereinfacht gesagt: Sie müssen ein autorisierter Benutzer sein, um auf die erforderlichen Gesundheitsdaten zugreifen zu können. Diese Schutzmaßnahme erfordert die Anwendung von Benutzer-ID- und Notfallzugriffsverfahren. Zu den technischen Sicherheitsvorkehrungen gehören außerdem die Verschlüsselung und Entschlüsselung von Informationen.
Wer muss die HIPAA -Bestimmungen einhalten?
Solche Unternehmen im Gesundheitswesen müssen ihre Einhaltung der HIPAAnachweisen:
- Krankenversicherungen : Medicare, Medicaid, Krankenversicherungen, Krankenversicherungsunternehmen, betriebliche Krankenversicherungen.
- Gesundheitsdienstleister : Anbieter, die ein entsprechendes Geschäft elektronisch betreiben, darunter Ärzte, Kliniken, Krankenhäuser oder Pflegeheime.
- Clearingstellen im Gesundheitswesen : Solche Einrichtungen übersetzen nicht standardisierte Gesundheitsinformationen, die sie von anderen Einrichtungen erhalten, in einen Standard.
Was die Geschäftspartner betrifft, so umfasst die Liste folgende:
- Auch Personen, die nicht bei den genannten Einrichtungen angestellt sind, haben Zugriff auf Patientendaten, wenn sie Dienstleistungen für diese Einrichtungen erbringen. Dazu gehören beispielsweise Abrechnungsunternehmen, Anwälte, IT-Abteilungen und Buchhalter.
Wer muss HIPAA Regeln nicht befolgen?
Solche Unternehmen fallen unter die Liste der Ausnahmen:
- Lebensversicherer
- Personal, das sich mit Personalakten (nicht Gesundheitsakten) befasst
- Träger der Arbeitnehmerentschädigung
- Fast alle Schulen und Schulbezirke
- Zahlreiche staatliche Stellen, darunter auch Kinderschutzdienste
- Die Mehrheit der Strafverfolgungsbehörden
- Mehrere städtische Ämter
Welche Kosten entstehen durch Nichteinhaltung?
HIPAA Richtlinien der US-Bundesregierung zielen darauf ab, die medizinischen Daten von Personen zu schützen. Ärzte, Krankenhäuser und diverse andere Gesundheitsdienstleister sind sich jedoch der Konsequenzen eines Verstoßes gegen diese Regeln bewusst. So können beispielsweise medizinische Fachkräfte ihre Approbation verlieren, während Organisationen Reputationsschäden, hohe Geldstrafen oder sogar Geschäftseinbußen erleiden können
- Die Geldstrafen für Gesundheitsdienstleister können zwischen 50.000 und 1.500.000 US-Dollar pro Datensatz liegen;
- Zahlreiche Verstöße können zum Verlust der Zertifizierung oder sogar zu einer Gefängnisstrafe führen.
Natürlich lassen sich die tatsächlichen Kosten von Verstößen gegen Datenschutzbestimmungen nur schwer beziffern. Experten gehen jedoch davon aus, dass die durchschnittlichen Gesamtkosten eines Datenlecks 3,8 bis 4 Millionen US-Dollar betragen. Hinzu kommt, dass der durchschnittliche Wert jeder verlorenen oder gestohlenen Patientenakte mit sensiblen und vertraulichen Daten bei etwa 158 US-Dollar liegt.
von der Regierung festgelegten Strafen für Verstöße sind jedoch nur der Anfang. Beispielsweise können die Kunden der betroffenen Unternehmen Zivilklagen einreichen und Millionenbeträge fordern. Die tatsächlichen Kosten von Verstößen zu ermitteln, dürfte daher eine enorme Herausforderung darstellen. Schließlich ist auch die Nachverfolgung von Datenschutzverletzungen schwierig, da Organisationen für medizinische Daten und nicht für fahrlässiges Handeln zur Rechenschaft gezogen werden.
Welche Vorteile bietet Ihnen eine HIPAA-konforme Helpdesk-Plattform?
Die Implementierung eines HIPAA -konformen Helpdesk-Systems im IT-Betriebsrahmen eines Unternehmens erleichtert Geschäftsprozesse. Es trägt außerdem zu schnellen Reaktionen und proaktivem Handeln bei, um Sicherheitslücken zu vermeiden. Helpdesk-Software kann HIPAA-konforme Organisationen in folgenden vier HIPAA HIPAA :
- Physische Sicherheitsvorkehrungen. Organisationen sollten den Zugang zu jedem Speichersystem und jeder Einrichtung im Gesundheitswesen beschränken, um HIPAA Richtlinien einzuhalten. Dank der Kollaborationsfunktion ermöglicht die Software die Erkennung und Meldung aller Zugriffsbeschränkungen oder -ausfälle.
- Zusätzliche Sicherheit. Unternehmen können den Datenzugriff mithilfe von Benutzerzugriffssicherungen und entsprechenden Eingabevalidierungstools kontrollieren. SaaS-Helpdesk-Systeme arbeiten mit den IT-Abteilungen zusammen, um Arbeitsabläufe zu implementieren.
- Anlagenverwaltung. Einige Ticketing-Apps bieten Funktionen zur Anlagenverwaltung . Diese helfen, IT-Anlagen zu verfolgen und den Lebenszyklus der Geräte zu überwachen. Wichtige Stakeholder werden über den Zustand wertvoller Geräte informiert.
- Geräte- und Netzwerkrichtlinien. Die Integration Ihrer Helpdesk-Software mit Server- oder Überwachungsanwendungen hilft, potenzielle Geräteausfälle zu vermeiden. Dank vordefinierter Problemmanagementmethoden kann Ihr Unternehmen Bedrohungen schnell erkennen und präventive Maßnahmen ergreifen.
Wie wählt man HIPAA-konforme Helpdesk-Software aus?
Der wichtigste Schritt beim Kauf eines Helpdesk-Systems ist die Dokumentation aller benötigten Funktionen und Anforderungen. Im Folgenden beschreiben wir einige effiziente Schritte für den Einstieg.
Schritt 1. Um Feedback bitten
Sammeln Sie Feedback zu den Anforderungen von allen Personen, die mit dem neuen System arbeiten werden. So berücksichtigen Sie alle am Beschaffungsprozess beteiligten Stakeholder und sorgen dafür, dass diese sich mit der neuen Software identifizieren. Analysieren Sie außerdem die Sicherheitsanforderungen von Helpdesk-Lösungen, insbesondere bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters.
Schritt 2. Priorisieren Sie Ihre Liste der Systemanforderungen
Möglicherweise finden Sie keinen Anbieter, der die benötigten Funktionen innerhalb Ihres Budgets bietet. Eine solche Prioritätenliste ermöglicht es Ihnen jedoch, die Abwägungen und Kompromisse zu verstehen, die Ihre Stakeholder bereit sind einzugehen.
Schritt 3. Schildern Sie Ihren Fall
Nach Abschluss des Priorisierungsprozesses müssen Sie eine entsprechende Liste mit Ihren Führungskräften teilen. Dies trägt dazu bei, dass diese die Ergebnisse dieser Aufgabe richtig verstehen.
Schritt 4. Ein Bewertungssystem erstellen
Die Anforderungsanalyse kann sich natürlich als herausfordernd erweisen. Letztendlich ermöglicht sie aber die Entwicklung eines geeigneten Bewertungssystems. Dieses wiederum hilft Ihnen, die passende Helpdesk-Software für Ihr Unternehmen entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen auszuwählen.
Fazit
Insgesamt ist ein HIPAA-konformer Helpdesk ein wesentlicher Bestandteil produktiven Arbeitens. Nutzt Ihr Unternehmen eine solche Software zur Prozessverwaltung, ist Ihren Mitarbeitern die notwendige Sicherheit und der erforderliche Datenschutz gewährleistet. Darüber hinaus zählt die Implementierung eines HIPAA Helpdesks zu den effizientesten Methoden, um Datenschutzverletzungen und -verluste zu verhindern.
Ihr Unternehmen kann jederzeit passende Helpdesk-Lösungen mit verschiedenen Netzwerk- und Serverüberwachungsfunktionen integrieren. So erkennt Ihre IT-Abteilung potenzielle Geräteausfälle rechtzeitig. Hochwertiger Kundensupport und -hilfe tragen letztendlich dazu bei, die Kundenbindung unkompliziert zu stärken.
Häufig gestellte Fragen
HIPAA gewährleistet die Sicherheit und den Schutz elektronischer Gesundheitsdaten. Obwohl es sich um unterschiedliche Konzepte handelt, greifen sie ineinander.
Datenschutzbestimmungen legen die Rechte von Einzelpersonen fest, die Verwendung ihrer Gesundheitsdaten zu kontrollieren. Organisationen sind daher verpflichtet, Gesundheitsdaten vertraulich zu behandeln und sie gemäß den Wünschen der Patienten zu verwalten. Datenschutz umfasst verschiedene Formate wie elektronische Daten, Papierdokumente und Gespräche. Die physische Sicherheit von Gesundheitsdaten ist dabei ein wesentlicher Bestandteil dieser Regelung.
Auf der anderen Seite bedeutet Sicherheit die Festlegung der administrativen, technischen und physischen Schutzmaßnahmen für elektronische Gesundheitsdaten. Diese Schutzmaßnahmen müssen verhindern, dass Patientendaten unbefugt abgerufen werden. Häufig speichern Organisationen elektronische Gesundheitsdaten auf Festplatten, Speicherkarten oder Wechseldatenträgern.
Unternehmen im Gesundheitswesen sollten Patienten oder deren Angehörigen einen einfachen Zugriff auf ihre Gesundheitsdaten ermöglichen. Dies erlaubt es, die Gesundheitsdaten innerhalb von 30 Kalendertagen nach entsprechender Anfrage einzusehen und eine Kopie zu erhalten. Durch den Zugriff auf ihre Gesundheitsdaten können Patienten ihre Gesundheit durch Selbstüberwachung besser im Blick behalten. Außerdem können sie so ihren Therapiefortschritt verfolgen und Fehler in ihren Gesundheitsakten korrigieren.
- Daten, die Ärzte, Pflegekräfte oder andere Gesundheitsdienstleister in Ihrer Krankenakte vermerken
- Gespräche Ihrer Ärzte über Ihre Betreuung und Behandlung
- Daten, die Ihre Krankenversicherung über Sie hat
- Abrechnungsdaten
Der Health Information Technology for Economic and Clinical Health (oder HITECH) Act wurde 2009 ins Leben gerufen. Er fördert die sinnvolle Einführung und Nutzung von Gesundheitstechnologie in den USA.
Der HITECH Act enthält Unterabschnitt D, der sich mit den Datenschutz- und Sicherheitsbedenken hinsichtlich der elektronischen Übermittlung von PHI befasst. Dieser Unterabschnitt umfasst insbesondere mehrere Bestimmungen zur Stärkung der zivil- und strafrechtlichen Durchsetzung der HIPAA Vorschriften.
Der zuständige Helpdesk kann eine Selbstevaluierung durchführen, um seine Einhaltung der HIPAA Bestimmungen nachzuweisen. Dies umfasst auch die Verpflichtung aller Geschäftspartner des Unternehmens, dieselben hohen Standards einzuhalten.
