eDesk Datenmigration Checkliste

Planen Sie, Ihre Kundendaten zu eDesk zu übertragen? Wir haben alles im Griff. Help Desk Migration ist ein automatisiertes Datenmigrationstool, das Tickets, Kontakte, Anhänge und mehr nahtlos überträgt. Keine Ausfallzeiten, nur ein paar Klicks für eine sichere Datenübertragung zu eDesk. Stellen Sie lediglich sicher, dass Sie Administratorrechte auf Ihrem Quell- und eDesk-Konto haben, und schon kann es losgehen!

Was der Migration Wizard zu eDesk überträgt:

1. Tickets

1. Erstellungsdaten
2. Aktualisierungsdaten
3. Anfragende
4. Kommentare (Autor, Erstellungsdaten und Sichtbarkeit)
5. Öffentliche Notizen
6. Private Notizen

2. Kontakte

3. Agenten*

Berücksichtigen Sie die Besonderheiten

1. Ticketanhänge, die größer als 10 MB sind, können nicht zu eDesk verschoben werden.
2. Das Migrationstool kann benutzerdefinierte Felder in einer privaten Notiz mit einem angepassten Ansatz übertragen.
3. Sie können nur mit einer kostenlosen Testversion oder einem Enterprise-Plan nach eDesk importieren.
4. Wenn ein Ticket zwei Anfragende hat, werden alle Antworten dem ursprünglichen Anfragenden zugewiesen.
5. Wenn ein Kontakt auf der Quellplattform gelöscht wird, überträgt das Datentransfertool seinen Namen +without-email.com zu eDesk.

Welche Daten nicht repliziert werden

Unsere automatisierte Datenmigrations-App kann keine Gruppen, Organisationen, eingebetteten Bilder, Tags, benutzerdefinierte Felder, Makros, Trigger, Automatisierungen und andere Einstellungen importieren.

Bevor Sie mit der Datenmigration beginnen

Um eine erfolgreiche Datenreplikation zu eDesk zu gewährleisten, gehen wir einige wichtige Vorbereitungsschritte durch.

Planung des Datenmigrationsprozesses

Jeder Helpdesk-Datenmigrationsprozess hängt von den Quell- und Zielplattformen ab. Es gibt also keinen universellen Ansatz, der jede Datenübertragung beheben kann. Basierend auf unserer ELT-Erfahrung gibt es zwei identifizierte Methoden:

1. Automatisierte oder benutzerdefinierte Migration

Der automatisierte Ansatz ist eine Do-it-yourself-Datenmigration, bei der Sie unterstützte Datensätze mit dem Migration Wizard zuordnen und übertragen. Sie können auch die Datenreplikation mit automatisierten Optionen selbst anpassen.

Der benutzerdefinierte Ansatz ist ideal für diejenigen, die spezielle Migrationsanforderungen haben. Unser Support-Team entwickelt eine maßgeschneiderte Lösung, um den Prozess an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Sie können benutzerdefinierte Filter, Datenbereinigung oder das Abgleichen von bereits vorhandenen Daten auf Ihrer Zielplattform anfordern.

2. Kombinierter Ansatz

Eine Mischung aus automatisierter Datenmigration + Delta-Migration. Sie führen Delta nach der Hauptdatenübertragung aus und übertragen nur neue und aktualisierte Datensätze, um saubere und konsistente Daten auf Ihrem neuen Helpdesk zu erhalten.

Berücksichtigen Sie das Datenvolumen und die Komplexität des Helpdesk- oder Servicesystems, um den besten Ansatz für Ihre Datenübertragung zu finden.

Voreinstellungen für die Migration auf dem eDesk-Konto

Für eine reibungslose Datenübertragung zu eDesk befolgen Sie diese Schritte:

1. Um Ihr eDesk-Konto zu verbinden, geben Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort ein. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf das Administratorkonto haben.
2. Fügen Sie alle Quellagentenprofile hinzu, die Sie zu eDesk verschieben müssen, und stellen Sie sicher, dass sie die Teameinladung angenommen haben. Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmenseinstellungen → Benutzer → + Benutzer einladen.

Wenn Sie Fragen zu diesen Schritten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team – wir helfen Ihnen gerne weiter.

Einrichtung der Datenmigration zu eDesk

Mit dem Help Desk Migration Service beginnt die Datenübertragung mit einer kostenlosen Demo, um das Migrationstool auszuprobieren und zu sehen, wie Ihre Kundendienstdatensätze importiert werden können. Eine Demo-Migration ist eine großartige Möglichkeit, verschiedene Einstellungen auszuprobieren, bevor die vollständige Migration durchgeführt wird. Sie können Ihre Demo so oft wie nötig ausführen.

So starten Sie Ihre Datenübertragung zu eDesk:

Schritt 1. Registrieren Sie sich für ein Migration Wizard-Konto

Erstellen Sie ein Migration Wizard-Konto mit Google, Microsoft oder Ihrer Arbeits-E-Mail. Wenn Sie die Arbeits-E-Mail auswählen, müssen Sie diese bestätigen, indem Sie den Anweisungen in Ihrer E-Mail folgen.

Schritt 2. Verbinden Sie Ihre Quell- und Zielplattformen

Verschiedene Helpdesks und Service Desks erfordern unterschiedliche Zugangsdaten. Dies könnte eine URL, ein API-Token oder das Einloggen mit Ihrem Quellplattform-Konto und das anschließende Erteilen von Zugriffsberechtigungen sein.

Der Migration Wizard bietet unterwegs Tipps, um den Plattformverbindungsprozess zu verbessern.

Um eDesk als Ihre Zielplattform zu verbinden, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

Schritt 3. Konfigurieren Sie den eDesk-Kanal

Wählen Sie den eDesk-Kanal aus, in den Sie Daten von Ihrer Quellplattform übertragen möchten.

Standardmäßig können Sie in einer vollständigen Migration einen Workspace/Mailbox/Inbox übertragen. Für einige Quell-Helpdesk-Plattformen sollten Sie Daten auf dem Quellkonto filtern und separate Datenchargen an verschiedene Inboxes senden. Wenn Sie also mehrere Postfächer haben, richten Sie für jedes eine vollständige Migration ein.

Wenn Ihre Quellplattform ein einheitliches Postfach hat, können Sie benutzerdefinierte Datenfilter anfordern, um Ihre Tickets für jeden Kanal zu sortieren.

Schritt 4. Wählen Sie, welche Datenobjekte übertragen werden sollen

Wählen Sie die Helpdesk-Datensätze aus, die Sie nach eDesk importieren möchten, dann ordnen Sie Benutzer zu und passen Sie Ticketfelder an.

Schritt 5. Benutzer abgleichen

Wählen Sie 'Elemente abgleichen', um Agentenprofile zwischen der Quell- und Zielplattform zuzuordnen. Wenn Sie nicht zugeordnete Tickets oder gelöschte oder inaktive Agenten haben, können Sie einen Standardagenten für diese Datensätze auswählen.

Klicken Sie auf 'Abgleich speichern', um zum nächsten Schritt zu gelangen. Verwenden Sie 'Automatisch abgleichen' für Benutzer, wenn Sie Ihre kostenlose Demo erneut ausführen.

Schritt 6. Ticket-Entitäten zuordnen

Wenn Sie das Ticket-Kontrollkästchen auswählen, wird ein Fenster zur Zuordnung der Ticket-Felder geöffnet. Systemfelder wie Betreff, Bearbeiter, Kontakt, Kommentare und Daten werden automatisch zugeordnet. Sie müssen manuell die Ticket-Status- und Typfelder zuordnen. Wenn alles erledigt ist, klicken Sie auf „Zuordnung speichern“, um fortzufahren.

Die benutzerdefinierte Feldzuordnung ist für den eDesk-Import verfügbar. Diese Felder können jedoch nur in privaten Notizen repliziert werden. Sie bewahren alle Informationen zum Kundenservice in internen Kommentaren auf Ihrem eDesk auf.

Schritt 7. Anpassungsoptionen out-of-the-box

Die Liste der verfügbaren vorkonfigurierten Anpassungen hängt von Ihrem Datenmigrationspaar ab. Nehmen wir an, Sie migrieren von Zendesk zu eDesk, dann sind Ihre benutzerdefinierten Optionen:

• Inline-Bilder als Ticket-Anhänge verschieben. Behalten Sie alle Details Ihrer Kundenkommunikationshistorie, auch wenn Ihre Quellplattform nicht mehr verfügbar ist.
• Anhänge überspringen. Standardmäßig überträgt der Migration Wizard alle Anhänge. Wenn Sie jedoch Speicherplatz sparen oder die Datenmigration beschleunigen möchten, wählen Sie diese Option.
• Übertragen Sie Ihre Anrufaufzeichnungen als Anhänge, damit sie in Zukunft leicht zugänglich sind.
• Verwenden Sie die Funktion „Demo mit benutzerdefinierten Daten“, um die ausgewählten 20 Datensätze zu verschieben. Sie können sie nach IDs auswählen und überprüfen, wie diese Datensätze auf eDesk angezeigt werden.
• Übertragen Sie Nebenunterhaltungen als private Notizen, um den Kontext der Kundenkonversationen beizubehalten.

Nach Abschluss der Datenzuordnung klicken Sie auf „Weiter“. Wenn nicht alle Zuordnungs- oder Matching-Details gespeichert wurden, zeigt der Migration Wizard das Zuordnungsfenster zur Überprüfung an.

Was nach der Demo-Datenmigration zu tun ist

Sobald Ihre kostenlose Demo zu eDesk abgeschlossen ist, gehen Sie die folgenden Schritte durch.

Bewertung der Demo-Ergebnisse

Es ist entscheidend, die Ergebnisse der Demo-Datenmigration zu überprüfen, da der Migrationsprozess der Demo genauso abläuft wie die vollständige Datenmigration. Wenn einige Datensätze in der Demo nicht importiert wurden, werden sie auch in der vollständigen Datenmigration nicht repliziert.

Öffnen Sie jeden Bericht für migrierte, übersprungene und fehlgeschlagene Datensätze und überprüfen Sie jeden, indem Sie die IDs auf der Quellplattform und in eDesk abgleichen.

Worauf Sie bei der Überprüfung migrierter Datensätze achten sollten

• Alle Kommentare wurden übertragen, und die Autoren der Kommentare sind dieselben.
• Tickets sind den richtigen Benutzern zugewiesen.
• Kontakte wurden korrekt migriert.
• Anhänge wurden wie erwartet verschoben.
• Die Automatisierungsregeln haben keine Demo-Daten verändert.

Verwaltung von angehaltenen Demos

Wenn Ihre Demo-Migration angehalten wird, seien Sie geduldig und lassen Sie unser Support-Team Ihnen bei der Lösung des Problems helfen. Stellen Sie sicher, dass Sie unserem Support-Team Zugang zu Ihrer eDesk-Übertragung gewährt haben.

Wenn Sie Berichte über fehlgeschlagene Vorgänge sehen, überprüfen Sie die Datensatz-IDs, um herauszufinden, was schiefgelaufen ist. Falls möglich, beheben Sie das Problem, aktivieren Sie das Kästchen 'Ich habe die Fehler behoben' und starten Sie die Demo neu.

Support-Paket auswählen

Jeder Datenmigrationsprozess ist individuell; einige Datenübertragungen kommen mit dem Basissupport aus, während andere zusätzliche Funktionen wie Delta, Daten-Re-Migration oder Interval-Migration benötigen. Wählen Sie das Support-Paket, das Ihren Bedürfnissen bei der Migration zu eDesk entspricht.

Hier finden Sie weitere Details zu den zusätzlichen Funktionen, die in den Premium- und/oder Signature-Plänen verfügbar sind:

Daten-Re-Migration:

Übertragen Sie Ihre Daten innerhalb von 10 Tagen nach der vollständigen Migration erneut.

Interval-Migration:

Pausieren Sie die Migration während der Arbeitswoche und setzen Sie sie an Wochenenden oder nach einem für Sie passenden Zeitplan fort.

Delta-Migration:

Aktualisieren oder fügen Sie Tickets und Artikel hinzu, die nach der vollständigen Migration erstellt wurden. Seien Sie vorsichtig mit möglichen Duplikaten, wenn Sie weiterhin auf der Quellplattform arbeiten.

Überprüfung übersprungener/fehlgeschlagener Datensätze: Nützlich für eine gründliche benutzerdefinierte Migration.

Kostenaufstellung und Zahlung

Schauen Sie sich die detaillierte Kostenaufstellung an, um eine klare Erklärung der Kosten für die vollständige Migration zu erhalten.

Wenn Sie bereit sind, geben Sie Ihre Rechnungsdaten ein und klicken Sie auf „Bestellung absenden“, um die Zahlung abzuschließen.

Gewähren Sie Ihren Teammitgliedern Zugriff und passen Sie den Migrationsnamen an

Der Zuordnungsschritt kann knifflig sein. Wenn Sie Hilfe von einem Kollegen benötigen, nutzen Sie die Option, Ihre eDesk-Migration zu teilen.

Sie können das Zugriffslevel kontrollieren. Geben Sie ihnen vollen oder eingeschränkten Zugriff oder widerrufen Sie den Zugriff.

Wenn Sie mehrere Datenmigrationen haben, geben Sie jeder einen Namen, um die Wiedererkennung zu erleichtern.

Vollständige Datenmigration starten

Sobald Ihre Zahlung bestätigt ist, kehren Sie zum Migration Wizard zurück. Denken Sie daran, last-minute Änderungen zu vermeiden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Wenn Sie bereit sind, Ihre vollständige Migration zu starten, legen Sie los. Oder planen Sie sie für einen gewünschten Zeitpunkt und klicken Sie auf Zeitplan speichern.

Die Zeit für die Datenmigration hängt davon ab, wie viele Datensätze Sie verschieben möchten. Der durchschnittliche Datentransfer liegt bei etwa 2000 Tickets pro Stunde. Für eine schnellere Datenübertragung können Sie Ihre Anbieter bitten, Ihre API-Grenzen zu erhöhen. Informieren Sie uns einfach über etwaige Änderungen, bevor Sie mit Ihrer vollständigen Datenmigration beginnen.

Wenn Sie während des Datenmigrationsprozesses Hilfe benötigen oder Fragen haben, steht Ihnen unser Support-Team zur Verfügung. Ihre reibungslose eDesk-Übertragung liegt uns am Herzen.