Checkliste eDesk Datenmigration

Ihre Kundendaten zu eDesk zu ? Wir unterstützen Sie dabei. Help Desk Migration ist ein automatisiertes Datenmigrationstool, das Tickets, Kontakte, Anhänge und mehr nahtlos überträgt. Keine Ausfallzeiten – nur wenige Klicks für eine sichere Datenübertragung zu eDesk . Stellen Sie einfach sicher, dass Sie über Administratorrechte für Ihre Source- und eDesk Konten verfügen, und schon kann es losgehen!

Welcher Migrationsassistent überträgt die Daten auf eDesk?

1. Eintrittskarten

1. Erstellt am
2. Aktualisiert am [Datum]
3. Anforderer
4. Kommentare (Autor, Erstellungsdatum und Sichtbarkeit)
5. Öffentliche Notizen
6. Private Notizen

2. Kontakte

3. Agenten*

Betrachten wir die Besonderheiten

1. Ticketanhänge, die größer als 10 MB sind, können nicht in eDeskverschoben werden.
2. Das Migrationstool kann mithilfe eines benutzerdefinierten Ansatzes benutzerdefinierte Felder in einer privaten Notiz übertragen.
3. Importe in eDesk sind nur mit einer kostenlosen Testversion oder einem Enterprise-Plan möglich.
4. Wenn ein Ticket zwei Anfragende hat, werden alle Antworten dem ursprünglichen Anfragenden zugewiesen.
5. Wird ein Kontakt auf der Source-Plattform gelöscht, verschiebt das Datenübertragungstool seinen Namen +without-email.com zu eDesk.

Welche Daten werden nicht repliziert?

Unsere automatisierte Datenmigrations-App kann keine Gruppen, Organisationen, eingebettete Bilder, Tags, benutzerdefinierte Felder, Makros, Trigger, Automatisierungen und andere Einstellungen importieren.

Bevor Sie mit der Datenmigration beginnen

Um eine erfolgreiche eDesk Datenreplikation zu gewährleisten, gehen wir einige wichtige Vorbereitungsschritte durch.

Planung des Datenmigrationsprozesses

Jeder Datenmigrationsprozess im Helpdesk hängt von den Quell- und Zielplattformen ab. Daher gibt es keine allgemeingültige Lösung für jeden Datentransfer. Basierend auf unserer ELT-Erfahrung haben sich zwei Methoden als wirksam erwiesen:

1. Automatisierte oder benutzerdefinierte Migration

Der automatisierte Ansatz ermöglicht eine Datenmigration in Eigenregie, bei der Sie unterstützte Datensätze mithilfe des Migrationsassistenten zuordnen und übertragen. Sie können die Datenreplikation auch selbst mit automatisierten Optionen anpassen.

Ein individueller Ansatz ist die ideale Option für Unternehmen mit speziellen Migrationsanforderungen. Unser Support-Team entwickelt eine maßgeschneiderte Lösung, die den Prozess optimal auf Ihre Bedürfnisse abstimmt. Sie können benutzerdefinierte Filter, Datendeduplizierung oder den Abgleich bereits vorhandener Daten in Ihrer Zielplattform anfordern.

2. Kombinierter Ansatz

Die Kombination aus automatisierter Datenmigration und Delta-Migration. Sie führen die Delta-Migration nach der Hauptdatenmigration aus und übertragen nur neue und aktualisierte Datensätze – für saubere und konsistente Daten auf Ihrem neuen helpdesk.

Berücksichtigen Sie das Datenvolumen und die Komplexität Ihres Helpdesk- oder Servicesystems, um den besten Ansatz für Ihren Datentransfer zu finden.

Einstellungen vor der Migration im eDesk Konto

Für eine reibungslose Datenübertragung eDesk befolgen Sie diese Schritte:

1. Um Ihr eDesk -Konto zu verbinden, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf das Administratorkonto haben.
2. Fügen Sie alle Agentenprofile hinzu, die Sie zu eDesk , und stellen Sie sicher, dass diese die Teameinladung angenommen haben. Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmenseinstellungen → Benutzer → + Benutzer einladen .

Sollten Sie Fragen zu diesen Schritten haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team – wir helfen Ihnen gerne weiter.

Einrichten der Datenmigration zu eDesk

Mit dem Help Desk Migration Migrationsservice beginnt die Datenübertragung mit einer kostenlosen Demo, in der Sie das Migrationstool testen und sehen können, wie Ihre Kundenservicedaten importiert werden. Eine Demo-Migration ist ideal, um verschiedene Einstellungen vor der vollständigen Migration auszuprobieren. Sie können die Demo beliebig oft durchführen.

So starten Sie Ihre Datenübertragung zu eDesk:

Schritt 1. Registrieren Sie sich für das Migrationsassistenten-Konto

Erstellen Sie ein Migrationsassistenten-Konto mit Google, Microsoft oder Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse. Wenn Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse auswählen, müssen Sie diese bestätigen, indem Sie den Anweisungen in der Ihnen zugesandten E-Mail folgen.

Schritt 2. Verbinden Sie Ihre Quell- und Zielplattformen

Verschiedene Helpdesks und Servicedesks erfordern unterschiedliche Zugangsdaten. Dies kann eine URL, ein API-Token oder die Anmeldung mit Ihrem Quellplattformkonto und die anschließende Erteilung von Zugriffsberechtigungen sein.

Der Migrationsassistent bietet praktische Tipps zur Optimierung des Plattformverbindungsprozesses.

Um eDesk als Ihre Target-Plattform zu verbinden, geben Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort an.

Schritt 3. eDesk Kanal konfigurieren

Wählen Sie den eDesk Kanal aus, in den Sie Daten von Ihrer Quellplattform verschieben möchten.

Standardmäßig können Sie einen Arbeitsbereich/ein Postfach/einen Posteingang in einer vollständigen Migration übertragen. Bei manchen Helpdesk-Plattformen sollten Sie die Daten des Quellkontos filtern und separate Datenpakete an verschiedene Posteingänge senden. Wenn Sie also mehrere Postfächer haben, richten Sie für jedes eine separate vollständige Migration ein.

Wenn Ihre Source-Plattform über ein einheitliches Postfach verfügt, können Sie eine benutzerdefinierte Datenfilterung anfordern, um Ihre Tickets für jeden Kanal zu sortieren.

Schritt 4. Wählen Sie das zu übertragende Datenobjekt aus

Wählen Sie die Helpdesk-Datensätze aus, die Sie in eDeskimportieren möchten, und ordnen Sie anschließend die Benutzer und Ticketfelder zu.

Schritt 5. Benutzer zuordnen

Wählen Sie „ Elemente zuordnen “, damit Benutzer Agentenprofile zwischen Quell- und Zielplattform zuordnen können. Falls Sie nicht zugewiesene Tickets, gelöschte oder inaktive Agenten haben, können Sie für diese Datensätze einen Standardagenten auswählen.

Klicken Sie auf „ Zuordnung speichern “, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Verwenden Sie „Automatische Zuordnung“ für Benutzer, wenn Sie Ihre kostenlose Demo erneut ausführen.

Schritt 6. Ticket-Entitäten zuordnen

Durch Aktivieren des Ticket-Kontrollkästchens öffnet sich ein Fenster zur Zuordnung der Ticketfelder. Systemfelder wie Betreff, Bearbeiter, Kontakt, Kommentare und Datum werden automatisch zugeordnet. Anschließend können Sie die Felder für Ticketstatus und -typ zuordnen. Klicken Sie abschließend auf „ Zuordnung speichern “, um fortzufahren.

Die Zuordnung benutzerdefinierter Felder ist für eDesk -Import verfügbar. Diese Felder können jedoch nur in private Notizen repliziert werden. Alle Kundendienstinformationen verwalten Sie in internen Kommentaren in Ihrem eDesk.

Schritt 7. Sofort einsatzbereite Anpassungsoptionen

Die Liste der verfügbaren vordefinierten Anpassungen hängt von Ihrem Datenmigrationspaar ab. Wenn Sie beispielsweise von Zendesk zu eDeskwechseln, stehen Ihnen folgende benutzerdefinierte Optionen zur Verfügung:

• Fügen Sie eingebettete Bilder als Ticketanhänge hinzu . So bleiben alle Details Ihrer Kundenkommunikation erhalten, auch wenn Ihre Quellplattform nicht verfügbar ist.
• Anhänge überspringen . Standardmäßig überträgt der Migrationsassistent alle Anhänge. Wenn Sie jedoch Speicherplatz sparen oder die Datenmigration beschleunigen möchten, wählen Sie diese Option.
• Migrieren Sie Ihre Anrufaufzeichnungen als Anhänge, damit sie bei Bedarf leicht zugänglich sind.
• Nutzen Sie die Funktion „ Demo mit benutzerdefinierten Daten “, um die ausgewählten 20 Datensätze zu verschieben. Sie können diese anhand ihrer IDs auswählen und überprüfen, wie sie auf eDesk .
• Übertragen Sie Nebengespräche als private Notizen, um den Kontext der Kundengespräche zu erhalten.

Nachdem Sie die Datenzuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf „ Weiter “. Falls noch nicht gespeicherte Zuordnungen oder Übereinstimmungsdetails vorhanden sind, zeigt Ihnen der Migrationsassistent das Zuordnungsfenster zur Überprüfung an.

Was ist nach der Demo-Datenmigration zu tun?

Sobald Ihre kostenlose Demo von eDesk abgeschlossen ist, führen Sie die folgenden Schritte durch.

Auswertung der Demo-Ergebnisse

Es ist entscheidend, die Ergebnisse der Demo-Migration zu überprüfen, da der Datenmigrationsprozess der Demo-Migration dem der vollständigen Datenmigration entspricht. Wenn einige Datensätze in der Demo-Migration nicht importiert wurden, werden sie auch in der vollständigen Datenmigration nicht repliziert.

Öffnen Sie jeden Bericht für migrierte, übersprungene und fehlgeschlagene Datensätze und überprüfen Sie jeden einzelnen, indem Sie die IDs auf der Quellplattform und eDeskabgleichen.

Worauf Sie beim Prüfen migrierter Datensätze achten sollten

• Alle Kommentare wurden übertragen, sofern die Kommentatoren dieselben sind.
• Die Tickets werden den richtigen Benutzern zugewiesen.
• Kontakte wurden korrekt migriert.
• Anhänge wurden wie erwartet verschoben.
• Die Automatisierungsregeln haben keine Demodaten verändert.

Verwaltung von ausgesetzten Demos

Falls Ihre Demo-Migration unterbrochen wird, haben Sie bitte Geduld. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne bei der Problemlösung. Stellen Sie sicher, dass Sie unserem Support-Team Zugriff auf Ihren eDesk -Transfer gewährt haben.

Falls fehlgeschlagene Berichte angezeigt werden, überprüfen Sie die Datensatz-IDs, um die Ursache zu ermitteln. Beheben Sie das Problem, falls möglich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich habe Fehler behoben“ und starten Sie die Demo neu.

Supportpaket auswählen

Jeder Datenmigrationsprozess ist individuell. Manche Datenübertragungen reichen mit dem Basissupport aus, andere erfordern zusätzliche Funktionen wie Delta-, Daten-Remigrations- oder Intervallmigrationen. Wählen Sie eDesk den Supportplan , der Ihren Bedürfnissen entspricht .

Weitere Details zu den zusätzlichen Funktionen der Premium- und/oder Signature-Tarife finden Sie hier:

Datenremigration : Verschieben Sie Ihre Daten innerhalb von 10 Tagen nach der vollständigen Migration erneut.

Intervallmigration:

Unterbrechen Sie die Migration während der Arbeitswoche und setzen Sie sie am Wochenende oder nach einem für Sie passenden Zeitplan fort.

Delta-Migration:

Aktualisieren oder ergänzen Sie Tickets, die nach der vollständigen Migration erstellt wurden. Achten Sie auf mögliche Duplikate, wenn Sie weiterhin auf der Quellplattform arbeiten.

Überprüfung übersprungener/fehlgeschlagener Datensätze : Nützlich für eine gründliche benutzerdefinierte Migration.

Preisaufschlüsselung und Zahlung

Die detaillierte Preisaufschlüsselung bietet eine klare Erklärung der Kosten für die vollständige Migration.

Wenn Sie fertig sind, geben Sie Ihre Rechnungsdaten ein und klicken Sie auf „ Bestellung absenden “, um die Zahlung abzuschließen.

Gewähren Sie Ihren Teammitgliedern Zugriff und passen Sie den Migrationsnamen an

Der Mapping-Schritt kann knifflig sein. Wenn Sie also Hilfe von einem Kollegen benötigen, nutzen Sie die Option, Ihre eDesk Migration zu teilen.

Sie können die Zugriffsebene steuern. Gewähren Sie vollen oder eingeschränkten Zugriff oder entziehen Sie den Zugriff.

Wenn Sie mehrere Datenmigrationen durchführen, geben Sie jeder einzelnen einen Namen, um sie leichter wiederzuerkennen.

Starten Sie die vollständige Datenmigration

Sobald Ihre Zahlung bestätigt ist, gelangen Sie zurück zum Migrationsassistenten. Vermeiden Sie Änderungen in letzter Minute, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Wenn Sie bereit sind, mit der vollständigen Migration zu beginnen, können Sie fortfahren. Alternativ können Sie einen gewünschten Zeitpunkt festlegen und auf „ Zeitplan speichern“ .

Die Dauer der Datenmigration hängt von der Anzahl der zu übertragenden Datensätze ab. Im Durchschnitt werden etwa 2000 Tickets pro Stunde übertragen. Für eine schnellere Datenübertragung können Sie Ihre Anbieter bitten, die API-Limits zu erhöhen. Bitte informieren Sie uns vor Beginn der vollständigen Datenmigration über jegliche Änderungen.

Sollten Sie während der Datenmigration Hilfe benötigen oder Fragen haben, steht Ihnen unser Support-Team jederzeit zur Verfügung. Ein reibungsloser eDesk -Umzug ist uns wichtig.