Ganz gleich, ob Sie aus Gründen der Skalierung auf Jira Service Management umsteigen müssen oder ob Ihnen in Ihrer alten Lösung die Funktionen ausgegangen sind, der Prozess ist weder schnell noch einfach. Die Migration im Ist-Zustand ist ein komplexer Prozess, den Sie nicht überstürzen können, selbst wenn Sie das wollten. Die Vorbereitung dauert Tage, und noch länger dauert es, die Dinge korrekt zu übertragen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Dinge nicht beschleunigen können, so dass Sie die durchschnittliche Zeit halbieren können.
Richtig, heute gehen wir etwas tiefer in die Materie ein, denn wir werden nicht nur darüber sprechen, wie Sie Ihre Daten umziehen können, sondern auch darüber, welche Herausforderungen auf Sie warten und wie Sie diese bewältigen können. Wir werden Ihnen auch zeigen, wie Sie Ihre Daten für die Migration vorbereiten sollten. Also, ohne weitere Verzögerung, lassen Sie uns in den Jira-Migrationsplan eintauchen.
Die Schwierigkeiten der Migration - in Kürze
Bevor wir nun mit den Herausforderungen beginnen, müssen wir zunächst über den Vorgang der Migration sprechen und darüber, warum die Dinge manchmal so schwierig sind. Allgemein gesprochen ist die Migration ein Prozess, bei dem Daten zwischen zwei Systemen, der Quelle und dem Ziel, verschoben werden. In der Regel sind diese beiden Systeme unterschiedlich, auch wenn sie dieselben Aufgaben erfüllen können.
Wie sie sich unterscheiden, lässt sich in der Regel nicht an der Oberfläche erkennen, sondern eher im Inneren. Jedes Tool wird mit unterschiedlichen Codierungstechniken, Sprachen und Plattformen hergestellt. Der Grund, warum sie so unterschiedlich sind, ist die Originalität des Codes. Richtig, Softwareentwickler müssen, genau wie Künstler, Musiker und andere Kreative, Originalitätsrichtlinien befolgen. Ihre Arbeit muss zu 100 % einzigartig sein. Andernfalls können sie es nicht patentieren lassen, und andere Unternehmen könnten rechtliche Schritte gegen sie einleiten, weil sie ihre Arbeit gestohlen haben.
Ein weiterer Grund, warum sich die Werkzeuge voneinander unterscheiden, ist, dass jedes von ihnen einzigartige Funktionen hat, die unterschiedliche Arten der Dateistrukturierung, Datenverarbeitung und andere Dinge erfordern. All das hindert uns, die Nutzer, daran, Dinge frei von einem Tool zum anderen zu verschieben.
Kernherausforderungen von Migrationsprojekten
Nachdem wir nun erfahren haben, warum es schwierig sein kann, Dinge auf ein anderes Tool zu migrieren, wollen wir uns nun die zentralen Herausforderungen der meisten Migrationsprojekte ansehen. Diese sind in der Regel sowohl auf der technischen als auch auf der geschäftlichen Seite angesiedelt, so dass wir sie der Übersichtlichkeit halber in zwei Unterkategorien aufteilen werden, anstatt sie zu vermischen.
Technische Herausforderungen
Beginnen wir mit den technischen Fragen. Wie bereits erwähnt, unterscheiden sich die Tools von innen heraus und können Daten nicht frei verschieben, aber das ist nur die Hälfte der Geschichte. Manchmal können beide Systeme Daten in gängigen Dateiformaten wie XML und CSV importieren und exportieren. Einige von Ihnen werden sich fragen, wo dann das Problem liegt? Die Antwort ist einfach: in der Dateiformatierung.
Wenn Ihre Lösung Dateien mit einer Struktur ausgibt, die Ihre Zielplattformen zwar verstehen, aber falsch interpretieren, werden Sie eine Menge Kopfschmerzen bekommen. Wir meinen damit, dass Ihre Zielplattform bestimmte Felder in den falschen Feldern zuordnen könnte, was zu einer Verwechslung der Daten führen würde. Dies wird noch verschlimmert, wenn Ihr derzeitiges Tool nicht bearbeitbare Dateien ausgibt.
Ein weiteres Problem, auf das Sie höchstwahrscheinlich stoßen werden, ist, dass Sie, selbst wenn beide Dateien dieselbe Dateistruktur aufweisen und gelesen werden können, möglicherweise Funktionen finden, die im Quellwerkzeug nicht vorhanden sind, was bedeutet, dass die Daten nicht migriert werden können (zumindest nicht ohne weiteres). Sie müssen dann entweder dieselben Daten in der Ziellösung manuell neu erstellen oder die Werte in etwas konvertieren, das Sie in die Ziellösung einfügen können. In jedem Fall ist dies nicht optimal und erfordert eine Menge Vorbereitungsarbeit, was uns zum nächsten Abschnitt führt.
Geschäftliche Herausforderungen
Vorbereitungsarbeit ist einfach unerlässlich. Wenn man sie vernachlässigt, wird man am Ende eine Menge Probleme haben. Und genau hier liegt die erste unternehmerische Herausforderung. Sie müssen Vorbereitungsarbeiten durchführen, die kostspielig sein können, da Sie Mitarbeiter von ihren üblichen Aufgaben abziehen und sie bitten müssen, Daten zu sammeln, Fristen einzuhalten, Arbeiten im Voraus zu erledigen und vieles mehr.
Das ist nicht das einzige Problem. Sie werden auch die Arbeit an Ihrer derzeitigen Service-Desk-Plattform einstellen müssen, was bedeutet, dass die Arbeit überhaupt nicht mehr erledigt wird. Ausfallzeiten können kostspielig sein, vor allem, wenn man bedenkt, dass ein erheblicher Teil Ihres Geschäfts nur noch "wartet". Für kleine Unternehmen, die auf wachsende Einnahmen angewiesen sind, ist dies ein Todesurteil, während größere Unternehmen große Einbußen hinnehmen müssen.
Nicht zuletzt kann der Migrationsprozess je nach Größe des Unternehmens langwierig sein, da Sie eine Datenbereinigung vornehmen müssen. Es ist praktisch unmöglich, schnell und effektiv zu entscheiden, was nützlich ist und was nicht, da dies eine Menge Entscheidungsfindung und Überzeugungsarbeit beim Vorstand erfordert. All dies führt zu einem enormen Zeitverlust, und Zeit ist Geld.
Vorbereitung auf die Migration zu Jira Service Management
Obwohl es eine Menge Herausforderungen gibt, sind nicht alle düster und dunkel, und in vielerlei Hinsicht kann eine Umstellung auf neue Werkzeuge mehr Vorteile als Nachteile bringen. Es gibt viele Möglichkeiten, die Dinge zu beschleunigen und zu beschleunigen. Werfen wir einen Blick auf einige der Dinge, die Sie tun können, um Ihre Migration zu beschleunigen, ohne dabei an Genauigkeit und Datenintegrität zu verlieren.
Kommunizieren Sie Ihre Absichten
Dies ist der wichtigste Schritt im gesamten Migrationsprozess, denn wenn Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden (sofern Ihre derzeitige Lösung sie unterstützt) nicht über die Migration informieren, kann dies zu einer Reihe von Problemen führen, einschließlich eines beschädigten Rufs. Es ist wichtig, dass alle an der Support-Plattform beteiligten Parteien über die bevorstehenden Änderungen informiert sind. So können sie ihre Anfragen schneller abschließen und ihre Arbeitsbelastung entsprechend anpassen. Außerdem können Ihre Kunden so besser verstehen, warum es überhaupt zu Ausfallzeiten kommt.
Festlegen eines Budgets
Jedes Migrationsprojekt ist mit Kosten verbunden, daher ist die Aufstellung eines Budgets für den Erfolg des Projekts nur natürlich. Normalerweise ist die Migration nicht sehr teuer, vorausgesetzt, Sie haben den gesamten Prozess richtig geplant. Andernfalls werden Sie über das Ziel hinausschießen. Wir empfehlen Ihnen, die Anzahl der Arbeitsstunden zu zählen, die für die Erledigung der Aufgaben im Vorfeld der Migration erforderlich sind, und dann noch einige hinzuzurechnen, um sich vor unerwarteten Problemen zu schützen.
Bewerten Sie Ihre Daten
Dieser Prozess umfasst eine Vielzahl kleiner Aufgaben, die sich in zwei Kategorien unterteilen lassen: die Analyse der Datengröße und die Analyse der Datenkomplexität. Wenn Sie wissen, wie groß Ihre Datensätze sind und wie komplex ihre Struktur ist, können Sie feststellen, wie viel Speicherplatz Sie benötigen und ob Sie bestimmte Datensätze komprimieren oder optimieren können.
Bereinigen Sie Ihre Daten
Dieser Prozess kann sowohl langwierig als auch kurz sein. Wie? Das hängt davon ab, wie viele Daten Sie haben und ob Sie regelmäßige Datenüberprüfungen durchgeführt haben. Wenn Sie Ihre Datensätze von Duplikaten, veralteten Profilen oder irrelevanten Einträgen bereinigen, können Sie mit der neuen Lösung sauberer starten und müssen weniger Daten hin- und herschieben, was zu einer schnelleren Abwicklung führt.
Ein Team zusammenstellen
Dieser Prozess ist entscheidend für den Erfolg der Vorbereitungsphase. Die allgemeine Regel lautet: Wenn jeder verantwortlich ist, ist niemand verantwortlich. Mit einem Expertengremium lässt sich die Erfolgsquote fast verdoppeln. Das liegt daran, dass jeder Experte verfolgen kann, welche Abteilung was tut und wie viel es braucht, um die Ziele zu erreichen. Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Sie genauere Fortschrittsberichte erhalten, die es Ihnen ermöglichen, genauere Entscheidungen zu treffen.
Vorbereiten der Quelle und des Ziels
Jedes Tool ist einzigartig, und Sie werden sicherlich einige Konfigurationen vornehmen müssen. Dies ist unvermeidlich, und Sie werden sicherlich kein Tool finden, das dies automatisch erledigen kann. Generell empfiehlt es sich, alle eingehenden/ausgehenden Benachrichtigungen und Automatisierungen zu deaktivieren. So stellen Sie sicher, dass während der Migration keine Daten aktualisiert werden und danach keine Fehler auftreten. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit eine Delta-Migration durchführen (wenn Sie die aktualisierten Datensätze verschieben).
Wann brauchen Sie einen Partner?
Es gibt Zeiten, in denen man so viel zu tun hat, dass man einfach nicht weiß, ob man es allein bewältigen kann oder nicht.
- Wenn Sie über einen begrenzten Vorrat an internen Ressourcen verfügen
- Sie benötigen Unterstützung, wenn Sie Fragen haben, die nicht in den Zuständigkeitsbereich des Plattforminhabers fallen (Datenauswertung, Komplexität der Migration, Projektmanagement, Planung usw.)
- Sie möchten komplexe benutzerdefinierte Anwendungen und Erweiterungen migrieren
- Notwendigkeit, besondere Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen
- Sie möchten eine große Anzahl von Nutzern migrieren (mehr als 1k)
- Sie haben nicht genug Zeit, um die Dinge selbst zu bewegen
- Es zum ersten Mal ohne fremde Hilfe zu tun
Wenn Ihnen einer dieser Punkte bekannt vorkommt, sollten Sie eine Anwendung eines Drittanbieters in Betracht ziehen, mit der Sie all diese Aufgaben erledigen können.
Vorbereitende Arbeiten bei Inanspruchnahme unseres Dienstes
Bei den obigen Ausführungen sind wir davon ausgegangen, dass Sie den Migrationsprozess selbst durchführen. Wenn Sie sich mit all dem nicht befassen wollen und einen strafferen Prozess benötigen, für den Sie bereit sind, extra zu zahlen, ist dies der richtige Abschnitt für Sie.
Daten vorbereiten
Dies ist derselbe Prozess wie oben, aber hier ist noch etwas anderes. Sie brauchen nicht durch die unerwünschten Dinge zu blättern, da Sie sie später bei der Datenzuordnung abwählen können. Was ist Datenmapping? Nun, mit unserem Tool können Sie Datensätze, die Sie verschieben möchten, bestimmten Feldern zuordnen. Wenn Sie nicht wollen, dass sie verschoben werden, brauchen Sie sie nicht zu markieren. Das ist ganz einfach.
Sicherstellung der Tier-Parität
Dies ist sehr wichtig, denn wenn Sie Dinge von einem höheren Plan auf einen niedrigeren Plan (oder umgekehrt) verschieben, werden Sie in eine Situation geraten, in der Sie Daten haben, die Sie nicht mehr speichern können. Wenn Sie bewusst eine niedrigere Stufe wählen, sollten Sie in Erwägung ziehen, diese Daten in einer CSV-Datei zu speichern, um sie später mit unserem Dienst zu nutzen.
Konfigurieren Sie die Plattformen
Ähnlich wie beim manuellen Prozess müssen Sie auch Ihre Plattformen konfigurieren, bevor Sie etwas bewegen. Dazu gehören Einstellungen, Automatisierungen, Benachrichtigungen, Berichte usw. Vielleicht möchten Sie auch sicherstellen, dass diese Vorbereitungen getroffen werden, um Fehler zu vermeiden:
- Richten Sie alle benutzerdefinierten Felder in den benötigten Projekten ein.
- Erstellen Sie alle Agentenprofile und fügen Sie sie zu den erforderlichen Projekten mit einer Service-Desk-Teamrolle in Ihrem Zielkonto hinzu, um die richtige Ticketzuweisung zu gewährleisten. Vergewissern Sie sich außerdem, dass ihre E-Mails im Quell- und Zielsystem genau übereinstimmen.
- Aktivieren Sie die Funktion "Öffentliche Anmeldung", um die Migration von Kundenprofilen zu ermöglichen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie nur auf Classic Jira Service Management-Projekte migrieren (die Besonderheiten der Migration auf Next-gen-Projekte hier).
Nachdem Sie nun alle notwendigen Vorbereitungen für Ihren Import in Jira Service Management getroffen haben, können Sie mit dem eigentlichen Prozess beginnen. So wechseln Sie mit unserem Service zu Jira Service Management:
1. Registrieren Sie sich auf unserer Website, rufen Sie den Migrationsassistenten auf und starten Sie eine neue Datenmigration.
2. Wählen Sie Ihre alte Plattform aus und geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten an, um sie mit unserem Tool zu verbinden.
3. Verbinden Sie in ähnlicher Weise Jira Service Management als Ihre Zielplattform.
4. Sobald die Brücke zwischen den Systemen hergestellt ist, können Sie die Objekte für die Datenmigration auswählen und auch Benutzer abgleichen und die Zuordnung der Ticketfelder ändern (falls erforderlich).
5. Wenn alles bereit ist, starten Sie die kostenlose Demo-Migration. Dabei wird ein kleiner Teil Ihrer Tickets in das neue System migriert, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
6. Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, ist es höchste Zeit, den vollständigen Prozess zu starten.
Einführungsphase
Wenn Sie Ihre Unterlagen auf die neue Plattform übertragen haben, sollten Sie noch nicht feiern. Sie befinden sich noch nicht offiziell in der Einführungsphase. Dies ist die letzte Phase des Jira-Migrationsplans. Sie hat ihre eigenen Vorbereitungen und Dinge, die Sie wissen und befolgen müssen, also lassen Sie uns einen Blick auf einige der wichtigsten werfen.
Team-Militarisierung
Nachdem Sie mit der Migration fertig sind, besteht Ihre oberste Priorität darin, Ihre Mitarbeiter an ihren jeweiligen Arbeitsplätzen unterzubringen. Ihr Team wird verloren sein und sicherlich Schwierigkeiten haben, sich an die neue Plattform anzupassen. Am besten wäre es, ein kleines Führungsteam zu bilden, das Sie persönlich unterrichten können. Diese Personen können dann das erworbene Wissen an den Rest der Abteilung weitergeben.
Stabilisierungsphase
Dies ist ein Zeitraum, den Sie mit äußerster Aufmerksamkeit verfolgen müssen, da in dieser Zeit alle "schlechten" Dinge passieren. Neue Werkzeuge, neue Fehler, neue verpasste Fristen, Sie verstehen schon. Wir raten Ihnen, ein Überwachungsteam einzurichten, wenn Ihr Unternehmen viele Mitarbeiter hat. Dieses Team wird von den Fehlern erfahren und Ihnen Bericht erstatten, so dass Sie sie besser beheben können.
Feiern
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es bis zum Ende geschafft und alle Ihre Sachen transportiert. Zeit für einen Drink oder zwei!
Abschließende Anmerkungen
Und das war's. Das war's mit dem Migrationsplan für Jira. Der Migrationsprozess kann anstrengend sein, aber er ist es wert. Unser Plan ist zwar nicht perfekt, aber er kann als Blaupause dienen, die Sie für die Umstellung verwenden können. Jedes Unternehmen ist einzigartig und nicht alle Schritte sind anwendbar, daher sollten Sie die richtigen Anpassungen vornehmen. Und wenn Sie dabei Hilfe brauchen, wenden Sie sich einfach an uns, und wir werden dafür sorgen, dass alles wie vorgesehen abläuft.
