Jira Service Management wechseln müssen, um zu skalieren, oder ob Ihre alte Lösung an ihre Grenzen gestoßen ist – der Prozess ist weder schnell noch einfach. Die Migration ist ein komplexer Vorgang, der sich selbst bei größtem Eifer nicht beschleunigen lässt. Die Vorbereitung dauert Tage, und die korrekte Migration selbst nimmt noch mehr Zeit in Anspruch. Das heißt aber nicht, dass Sie die Prozesse nicht beschleunigen und die durchschnittliche Migrationszeit halbieren können.
Ganz genau, heute gehen wir etwas tiefer ins Detail. Wir sprechen nicht nur darüber, wie Sie Ihre Daten migrieren können, sondern auch darüber, welche Herausforderungen auf Sie zukommen und wie Sie diese bewältigen können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Daten für die Migration vorbereiten. Also, legen wir gleich los und schauen uns den Jira -Migrationsplan .
Die Schwierigkeiten der Migration – kurz zusammengefasst
Bevor wir uns den Herausforderungen zuwenden, müssen wir zunächst über den Migrationsprozess selbst sprechen und warum er mitunter so schwierig ist. Allgemein gesprochen ist Migration ein Prozess, bei dem Daten zwischen zwei Systemen, dem Quell- und dem Zielsystem, übertragen werden. Normalerweise unterscheiden sich diese beiden Systeme, obwohl sie dieselben Funktionen bieten.
Die Unterschiede sind meist nicht auf den ersten Blick erkennbar, sondern liegen im Inneren. Jedes Tool wird mit unterschiedlichen Programmiertechniken, Sprachen und Plattformen entwickelt. Der Grund dafür ist die Originalität des Codes . Genau wie Künstler, Musiker und andere Kreative müssen auch Softwareentwickler Richtlinien zur Originalität beachten. Ihre Arbeit muss zu 100 % einzigartig sein. Andernfalls können sie diese nicht patentieren lassen, und andere Unternehmen könnten rechtliche Schritte wegen Urheberrechtsverletzung einleiten.
Ein weiterer Grund für die Unterschiede zwischen den Tools liegt darin, dass jedes von ihnen einzigartige Funktionen besitzt, die unter anderem unterschiedliche Dateistrukturen und Datenverarbeitungsmethoden erfordern. All dies schränkt uns Benutzer ein, Daten problemlos von einem Tool zum anderen zu übertragen.
Zentrale Herausforderungen von Migrationsprojekten
Nachdem wir nun die Schwierigkeiten bei der Migration auf ein anderes Tool , betrachten wir die zentralen Herausforderungen der meisten Migrationsprojekte. Diese ergeben sich in der Regel sowohl aus technischen als auch aus geschäftlichen Aspekten. Um die Lesbarkeit zu verbessern, unterteilen wir sie daher in zwei Unterkategorien.
Technische Herausforderungen
Beginnen wir mit den technischen Aspekten. Wie bereits erwähnt, unterscheiden sich die Tools intern und können Daten nicht frei übertragen – doch das ist nur die halbe Wahrheit. Manchmal können beide Systeme Daten in gängigen Dateiformaten wie XML und CSV . Der ein oder andere fragt sich nun vielleicht, wo das Problem liegt? Die Antwort ist einfach: Dateiformatierung .
Wenn Ihre Lösung Dateien in einer Struktur ausgibt, die Ihre Zielplattformen zwar verstehen, aber falsch interpretieren, werden Sie viele Probleme bekommen. Das heißt, Ihre Zielplattform könnte bestimmte Felder den falschen Einträgen zuordnen, was zu Datenverwechslungen führt. Verschärft wird dies noch, wenn Ihr aktuelles Tool nicht bearbeitbare Dateien ausgibt.
Ein weiteres Problem, auf das Sie wahrscheinlich stoßen werden, ist, dass selbst bei identischer Dateistruktur und Lesbarkeit beider Dateien Funktionen im Quelltool fehlen können. Dies erschwert die Datenmigration (zumindest ohne Weiteres). Sie müssen die Daten manuell in der Ziellösung oder die Werte in ein kompatibles Format konvertieren. Beides ist suboptimal und erfordert umfangreiche Vorbereitungsarbeiten, was uns zum nächsten Abschnitt führt.
Geschäftliche Herausforderungen
Vorbereitung ist unerlässlich. Wer sie vernachlässigt, riskiert jede Menge Probleme. Und genau hier liegt die erste Herausforderung für Unternehmen. Die Vorbereitungsarbeit kann kostspielig sein, da Mitarbeiter von ihren regulären Aufgaben abgezogen werden müssen, um Daten zu sammeln, Fristen einzuhalten, Arbeiten vorzeitig abzuschließen und vieles mehr.
Das ist nicht das einzige Problem. Sie müssen auch Ihre aktuelle Service-Desk -Plattform stilllegen, was bedeutet, dass keine Arbeit mehr erledigt werden kann. Ausfallzeiten können teuer werden, insbesondere wenn man bedenkt, dass ein erheblicher Teil Ihres Geschäfts einfach nur „warten“ wird. Für kleine Unternehmen, die auf regelmäßige Einnahmen angewiesen sind, ist das existenzbedrohend, während größere Unternehmen erhebliche Verluste erleiden werden.
Nicht zuletzt kann der Migrationsprozess, je nach Unternehmensgröße, aufgrund der notwendigen Datenbereinigung . Die schnelle und effektive Auswahl relevanter Daten gestaltet sich nahezu unmöglich, da sie viel Entscheidungsfindung und Überzeugungsarbeit beim Vorstand erfordert. All dies führt zu einem enormen Zeitverlust, und Zeit ist bekanntlich Geld.
Wie Sie sich auf die Migration zu Jira Service Management vorbereiten
Auch wenn es zahlreiche Herausforderungen gibt, sind nicht alle davon negativ. In vielerlei Hinsicht kann ein Toolwechsel sogar mehr Vorteile als Nachteile mit sich bringen. Es gibt viele Möglichkeiten, Prozesse zu beschleunigen und Zeit zu sparen. Schauen wir uns einige Maßnahmen an, mit denen Sie Ihre Migration beschleunigen können, ohne dabei an Genauigkeit und Datenintegrität einzubüßen.
Teilen Sie Ihre Absichten mit
Dies ist der wichtigste Schritt im gesamten Migrationsprozess. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden (sofern Ihre aktuelle Lösung diese unterstützt) nicht über die Migration informieren, kann dies zu zahlreichen Problemen führen, einschließlich eines Reputationsschadens. Es ist unerlässlich, dass alle an der Supportplattform Beteiligten über die bevorstehenden Änderungen informiert sind. Dadurch können sie ihre Tickets schneller bearbeiten und ihre Arbeitsbelastung entsprechend anpassen. Außerdem hilft dies Ihren Kunden, die Ursachen für Ausfallzeiten besser zu verstehen.
Ein Budget festlegen
Jedes Migrationsprojekt verursacht Kosten, daher ist die Erstellung eines Budgets für den Projekterfolg unerlässlich. In der Regel ist eine Migration nicht sehr teuer, vorausgesetzt, der gesamte Prozess ist gut geplant. Andernfalls geraten Sie schnell in finanzielle Schwierigkeiten. Wir empfehlen Ihnen, den Arbeitsaufwand für die einzelnen Arbeitsstunden vor Beginn der Migration zu ermitteln und zusätzlich einen Puffer einzuplanen, um unvorhergesehene Probleme abzufedern.
Werten Sie Ihre Daten aus
Dieser Prozess umfasst eine Vielzahl kleiner Aufgaben, die sich in zwei Kategorien unterteilen lassen: Datengrößenanalyse und Datenkomplexitätsanalyse. Wenn Sie wissen, wie groß Ihre Datensätze sind und wie komplex deren Struktur ist, können Sie den benötigten Speicherplatz ermitteln und feststellen, ob Sie bestimmte Datensätze komprimieren oder optimieren können.
Bereinigen Sie Ihre Daten
Dieser Prozess kann sowohl langwierig als auch kurz sein. Wie? Das hängt davon ab, wie viele Daten Sie haben und ob Sie regelmäßig Datenprüfungen durchgeführt haben. Durch das Bereinigen Ihrer Datensätze von Duplikaten, veralteten Profilen oder irrelevanten Einträgen gelingt Ihnen der Start mit der neuen Lösung reibungsloser. Außerdem müssen Sie weniger Daten hin und her verschieben, was den Prozess beschleunigt.
Stelle ein Team zusammen
Dieser Prozess ist entscheidend für den Erfolg der Vorbereitungsphase. Grundsätzlich gilt: Wenn jeder verantwortlich ist, ist niemand verantwortlich. Mit einem Expertengremium lässt sich die Erfolgsquote nahezu verdoppeln. Denn jeder Experte kann nachverfolgen, welche Abteilung welche Aufgaben übernimmt und wie viel Aufwand zur Zielerreichung nötig ist. Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes sind präzisere Fortschrittsberichte, die Ihnen genauere Entscheidungen ermöglichen.
Bereiten Sie Quelle und Ziel vor
Da jedes Tool einzigartig ist, ist eine Konfiguration unerlässlich. Dies lässt sich nicht vermeiden, und es gibt kein Tool, das dies automatisch erledigt. Generell empfiehlt es sich, alle eingehenden und ausgehenden Benachrichtigungen und Automatisierungen zu deaktivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Daten während der Migration nicht aktualisiert werden und anschließend keine Fehler auftreten. Andernfalls ist mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Delta-Migration (bei der die aktualisierten Datensätze verschoben werden).
Wann braucht man einen Partner?
Es gibt Zeiten, da hat man so viel zu tun, dass man einfach nicht weiß, ob man das alleine schaffen kann oder nicht.
Um Ihnen bei der Identifizierung zu helfen, beachten Sie die folgende Liste mit Kriterien:
- Wenn Sie nur über begrenzte interne Ressourcen verfügen
- Benötigen Sie Unterstützung bei Fragen, die außerhalb der Zuständigkeit des Plattformbetreibers liegen (Datenauswertung, Komplexität der Migration, Projektmanagement, Planung usw.)?
- Sie möchten komplexe, benutzerdefinierte Anwendungen und Erweiterungen migrieren?
- Besondere Sicherheits- und Compliance-Anforderungen müssen beachtet werden
- Sie möchten eine große Anzahl von Nutzern (mehr als 1.000) umziehen?
- Ich habe nicht genug Zeit, die Sachen selbst umzuziehen
- Das allererste Mal ohne fremde Hilfe
Wenn Ihnen eines dieser Dinge bekannt vorkommt, sollten Sie die Verwendung einer Drittanbieter-Anwendung , die Ihnen bei all dem helfen würde.
Vorbereitung der anfallenden Aufgaben bei der Nutzung unseres Dienstes
Die bisherigen Ausführungen beziehen sich auf die Annahme, dass Sie die Migration selbst durchführen. Falls Sie sich diese Mühe ersparen und einen effizienteren Prozess bevorzugen, für den Sie bereit sind, einen Aufpreis zu zahlen, ist dieser Abschnitt genau das Richtige für Sie.
Vorbereitungsdaten
Das ist der gleiche Vorgang wie oben beschrieben, aber es gibt noch einen weiteren Vorteil: Sie müssen nicht durch die unerwünschten Einträge scrollen, da Sie diese später beim Datenmapping wieder entfernen können. Was ist Datenmapping? Mit unserem Tool können Sie Datensätze, die Sie verschieben möchten, bestimmten Feldern zuordnen. Wenn Sie diese nicht verschieben möchten, müssen Sie sie nicht markieren. Ganz einfach.
Sicherstellung der Stufenparität
Das ist sehr wichtig, denn wenn Sie von einem höheren auf einen niedrigeren Tarif wechseln (oder umgekehrt), kann es passieren, dass Sie Daten haben, für die Sie keinen Speicherort finden. Wenn Sie bewusst einen niedrigeren Tarif wählen, sollten Sie erwägen, diese Daten in einer CSV Datei zu speichern und später mit unserem Service zu verwenden.
Konfigurieren Sie die Plattformen
Ähnlich wie beim manuellen Vorgehen müssen Sie Ihre Plattformen auch vor dem Verschieben konfigurieren. Dies umfasst Einstellungen, Automatisierungen, Benachrichtigungen, Berichte usw. Es empfiehlt sich, diese Vorbereitungen sorgfältig durchzuführen, um Fehler zu vermeiden
- Richten Sie alle benutzerdefinierten Felder in den benötigten Projekten ein.
- Erstellen Sie alle Agentenprofile und fügen Sie sie den entsprechenden Projekten mit der Rolle „Service Desk Team“ in Ihrem Zielkonto hinzu, um die korrekte Ticketzuordnung sicherzustellen. Achten Sie außerdem darauf, dass die E-Mail-Adressen in Quell- und Zielsystem exakt übereinstimmen.
- Aktivieren Sie die Funktion „Öffentliche Registrierung“, um die Migration von Kundenprofilen zu ermöglichen.
- Classic Jira Service Management migrieren (Besonderheiten bei der Migration auf Next-Gen-Projekte finden Sie hier).
Nachdem Sie alle notwendigen Vorbereitungen für den Import in Jira Service Managementgetroffen haben, können Sie mit dem eigentlichen Importvorgang fortfahren. So wechseln Sie mit unserem Service zu Jira Service Management :
1. Registrieren Sie sich auf unserer Website, gehen Sie zum Migrationsassistenten und starten Sie eine neue Datenmigration .
2. Wählen Sie Ihre alte Plattform aus und geben Sie die erforderlichen Zugangsdaten an, um sie mit unserem Tool zu verbinden.
3. Verbinden Sie Jira Service Management als Ihre Zielplattform.
4. Sobald die Verbindung zwischen den Systemen hergestellt ist, können Sie die Objekte für die Datenmigration auswählen und gegebenenfalls Benutzer zuordnen und die Zuordnung der Ticketfelder ändern
5. Sobald alles bereit ist, starten Sie die kostenlose Demo-Migration . Dabei wird eine kleine Anzahl Ihrer Tickets in das neue System migriert, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
6. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, ist es höchste Zeit, den gesamten Prozess zu starten.
Startphase
Nachdem Sie Ihre Datensätze auf die neue Plattform übertragen haben, sollten Sie noch nicht zu früh feiern. Die offizielle Einführungsphase hat noch nicht begonnen. Dies ist die letzte Phase des Jira -Migrationsplans. Dafür sind einige Vorbereitungen und wichtige Punkte zu beachten. Schauen wir uns daher einige der wichtigsten an.
Teammoderation
Sobald die Migration abgeschlossen ist, sollte Ihre oberste Priorität darin bestehen, Ihre Mitarbeiter beim Übergang in ihre jeweiligen Arbeitsbereiche zu unterstützen. Ihr Team wird sich sonst zunächst orientierungslos fühlen und sicherlich Schwierigkeiten haben, sich an die neue Plattform anzupassen. Am besten bilden Sie ein kleines Führungsteam, das Sie persönlich schulen können. Diese Personen können ihr erworbenes Wissen dann an die übrigen Mitarbeiter weitergeben.
Stabilisierungsphase
Dies ist eine Phase, die Sie besonders aufmerksam verfolgen sollten, da hier die meisten Probleme auftreten. Neue Tools, neue Fehler, neue verpasste Fristen – Sie wissen, was gemeint ist. Wir empfehlen Ihnen, ein Überwachungsteam einzurichten, falls Ihr Unternehmen viele Mitarbeiter hat. Dieses Team wird die Fehler erkennen und Ihnen Bericht erstatten, damit Sie diese effektiver beheben können.
Feier
Herzlichen Glückwunsch, du hast es geschafft und alles umgezogen. Zeit für ein, zwei Drinks!
Schlussbemerkungen
Und das war's. Das war's zum Jira -Migrationsplan. Der Migrationsprozess kann zwar anspruchsvoll sein, lohnt sich aber auf jeden Fall. Unser Plan ist zwar nicht perfekt, kann Ihnen aber als Leitfaden für die Migration dienen. Jedes Unternehmen ist einzigartig, und nicht alle Schritte sind für jedes Unternehmen relevant. Passen Sie daher die einzelnen Schritte entsprechend an. Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, kontaktieren Sie uns . Wir sorgen dafür, dass alles reibungslos verläuft.
