El copiar y pegar es una de las herramientas más útiles en el arsenal de todos. Seleccionas los datos, presionas un par de botones y, en un instante, todo está en su lugar. A primera vista, la migración de datos tiene un concepto similar, pero detrás de este proceso hay muchos desafíos y estrategias que pueden afectar la importación de datos. Entonces, ¿qué hay detrás de una migración de datos exitosa?
Vamos a revisar las estrategias de migración de datos y los desafíos clave que enfrentan las empresas durante este proceso para comprender mejor la migración de datos a la nube. Además, exploraremos conocimientos de la industria y tendencias clave, incluido el impacto de las tecnologías emergentes en esta área.
Por qué las empresas migran sus soluciones de help desk
Los líderes empresariales tienden a migrar a plataformas de help desk por diversas razones. Los fundadores y directores ejecutivos buscan operaciones más eficientes y expansión estratégica. Los CTOs y CIOs optan por plataformas más avanzadas para optimizar las operaciones de soporte y la seguridad de los datos. Los jefes de departamento y equipos de atención al cliente buscan mejorar la experiencia del usuario y la calidad del servicio. Mientras tanto, los equipos de DevOps desean garantizar mejoras colaborativas y estabilidad del sistema.
A continuación, se presentan las razones más comunes para cambiar de help desk y soluciones de atención al cliente en empresas de todos los tamaños.
- Mejorar la eficiencia operativa: Los líderes empresariales migran desde plataformas obsoletas a plataformas de help desk avanzadas compatibles con funciones impulsadas por IA, lo que libera recursos humanos y mejora la productividad.
- Abandonar productos en fin de vida útil (EOL): La migración a otra plataforma se vuelve necesaria si la solución actual pierde soporte técnico o está llegando al final de su ciclo de vida.
- Modernizar la interacción con los clientes: Los líderes buscan pasar de un soporte basado únicamente en correos electrónicos cuando las empresas ya no pueden manejar el volumen de tickets o realizar un seguimiento preciso del flujo de trabajo de los agentes de soporte.
- Alinear con los objetivos estratégicos: Migrar a sistemas de help desk puede ayudar a satisfacer las necesidades de la empresa (como flujos de trabajo personalizados y soporte omnicanal), mejorar la imagen de la marca y optimizar la oferta de servicios.
- Priorizar la seguridad de los datos: Las plataformas de soporte que cumplen con normativas de privacidad y seguridad reducen el riesgo de accesos no autorizados y filtraciones de información.
- Adoptar tecnologías avanzadas: Los sistemas de help desk que integran chatbots impulsados por IA, herramientas de colaboración, analítica avanzada y redes sociales pueden elevar el nivel de atención al cliente.
- Unificar cuentas para una vista consolidada del cliente: Las organizaciones buscan sistemas de help desk que proporcionen una visión coherente de las interacciones con los clientes en todos los canales, además de consolidar dos o más cuentas de help desk para un historial de interacciones más claro.
- Desarrollar equipos de help desk capacitados: Las plataformas con módulos de formación y bases de conocimiento completas pueden ayudar a mejorar las habilidades de los equipos de soporte.
- Incorporar un sistema de retroalimentación: Migrar a plataformas de help desk con analítica impulsada por IA puede ayudar a identificar problemas recurrentes, puntos de dolor clave de los clientes y cuellos de botella en la carga de trabajo.
- Por razones relacionadas con la recesión: El tema de la recesión está cobrando protagonismo, y la conversación ha cambiado de si ocurrirá a cuándo. Las empresas enfrentan un doble desafío: mantenerse a flote en un clima inflacionario y prepararse para tiempos aún más difíciles. Muchas compañías han reducido sus presupuestos, lo que ha llevado a recortes generalizados, y la atención al cliente no es la excepción.
¿Qué tendencias empresariales y tecnológicas están dando forma al futuro?
Las tendencias actuales en software de mesa de ayuda y migración de datos destacan un crecimiento significativo de la industria, avances tecnológicos y la evolución del servicio al cliente. Analicemos estas tendencias, enfatizando su impacto en las estrategias empresariales y la eficacia del soporte al cliente.
- Crecimiento constante del mercado. Se espera que el mercado global de software de mesa de ayuda crezca de aproximadamente $10 mil millones en 2021 a $26.8 mil millones en 2023, con una tasa compuesta de crecimiento anual (CAGR) del 9.4% (según el informe de Future Market Insights de 2022).
- Las empresas adoptan innovaciones tecnológicas en software de mesa de ayuda. Las soluciones de soporte al cliente van más allá de la resolución tradicional de problemas de TI. Las soluciones más exitosas incluyen automatización de flujos de trabajo, monitoreo proactivo, aumento de la productividad y toma de decisiones basada en datos.
- La satisfacción del cliente es una prioridad. Al elegir un software de mesa de ayuda, las empresas priorizan la satisfacción del cliente. Los estudios muestran que un consumidor «totalmente satisfecho» genera hasta 17 veces más ingresos que un consumidor «medianamente insatisfecho».
- Enfoque en mesas de ayuda multicanal. Cada vez más empresas están adoptando sistemas de mesa de ayuda automatizados para mejorar la comunicación multicanal. Según nuestra encuesta de 2023, el soporte a través de múltiples canales aumenta la satisfacción del cliente en un 35% en las fases posteriores a la migración.
- Optimización para dispositivos móviles. Las organizaciones están priorizando el acceso móvil en sus servicios de soporte al cliente. La migración a versiones optimizadas para móviles ha demostrado un aumento del 40% en la satisfacción del usuario.
- Colaboración con proveedores de servicios de migración de datos. Colaborar con proveedores especializados en migración de mesas de ayuda mejora la reputación de la marca en un 27%, la satisfacción del cliente en un 21% y reduce hasta en un 88% los costos de transferencia.
- Continúa la adopción de soluciones en la nube. El uso de métodos flexibles de migración basados en la nube ha crecido un 25% desde 2024. Amazon Web Services (AWS) domina el 40% del mercado de servicios en la nube para la migración de datos. Sin embargo, también se observa una tendencia hacia un enfoque híbrido en la nube, proporcionando a las empresas opciones de migración flexibles.
- Eficiencia de costos a través de la automatización. La automatización de las operaciones de mesa de ayuda reduce e incluso elimina los costos de gestión de tickets de soporte de TI. Las empresas reportan una mejora del 30% en la velocidad y precisión de la migración con herramientas automatizadas basadas en IA.
El 63% de nuestros clientes recurrentes dicen que tienen una integración más fluida después de trasladar sus datos de servicio al cliente con Help Desk Migration.
- IA y aprendizaje automático para la gestión proactiva de incidentes. La implementación de algoritmos de aprendizaje automático en la gestión proactiva de incidentes dentro de los procesos de migración de datos ha reducido los incidentes críticos en un 25%.
- Análisis y monitoreo durante la migración. El uso de análisis predictivo impulsado por IA en la migración de datos redujo en un 30% las anomalías inesperadas, mientras que las soluciones de monitoreo en tiempo real contribuyeron a una reducción del 22% en el tiempo de inactividad del sistema.
- Inversión en iniciativas de formación en TI. Los programas de formación integral en herramientas de mesa de ayuda reducen en un 35% los errores relacionados con la migración. Además, la capacitación continua en mesas de ayuda mejoró en un 40% la capacidad de adaptación del equipo de TI a nuevas tecnologías.
¿Implementaste una estrategia de migración de datos para adaptarte al panorama digital en evolución?
| Año | No se aplicó ninguna estrategia | Se utilizó una plantilla de estrategia común | Se desarrolló una estrategia con el equipo interno |
| 2023 | 38% | 45% | 17% |
| 2024 | 35% | 42% | 23% |
| 2025 (previsto) | 32% | 40% | 28% |
¿Cuáles son las principales tendencias de migración de datos en diferentes industrias?
Las tendencias de migración de datos indican que las organizaciones prefieren plataformas de help desk que complementen sus flujos de trabajo existentes. Hemos descubierto las principales tendencias en varias industrias. Hablemos de ellas.
Tendencias tecnológicas en desarrollo de software y consultoría de TI
- Funcionalidad de autoservicio: Las empresas están implementando opciones de autoservicio, como chatbots con inteligencia artificial y preguntas frecuentes, para reducir la carga de trabajo del equipo de soporte y mejorar la satisfacción del cliente.
- Soluciones de almacenamiento escalables: Incluso las empresas de TI pequeñas y medianas buscan plataformas capaces de procesar grandes volúmenes de datos sin problemas de eficiencia.
- Herramientas de gestión y colaboración: Las organizaciones prefieren sistemas de service desk, PSA o ITSM que faciliten la gestión de tareas, el intercambio de archivos y la comunicación para generar estrategias eficientes de consultoría en TI.
- Tecnologías avanzadas de seguridad de datos: Las empresas tecnológicas están migrando a plataformas con mecanismos de verificación sofisticados, comunicaciones encriptadas y control de acceso basado en roles.
Tendencias tecnológicas en educación
- Interacción entre estudiantes y docentes: Las instituciones educativas están migrando a sistemas que faciliten la entrega de tareas y asignaciones.
- Cumplimiento de estándares de privacidad: Se priorizan plataformas que garanticen la seguridad de los datos y el cumplimiento de las leyes de privacidad educativa.
- Integración con sistemas de gestión del aprendizaje: Los sitios de e-learning buscan integración con herramientas educativas existentes, así como funciones de transmisión de video y audio.
¿Has aprovechado la inteligencia artificial y las tecnologías de automatización en tu servicio al cliente?
| 2023 | 2024 | 2025 (previsto) | 2026 (previsto) | |
| Sí, usamos un chatbot basado en IA | 21% | 24% | 27% | 30% |
| Sí, usamos chatbot y automatización del flujo de trabajo | 13% | 19% | 22% | 25% |
| Usamos los servicios de IA integrados en el help desk/service desk | 26% | 29% | 32% | 35% |
| Planeamos adoptar un chatbot basado en IA | 18% | 12% | 13% | 15% |
| No estamos seguros | 22% | 16% | 6% | 5% |
Tendencias Tecnológicas en Bienes Raíces
- Gestión de relaciones con clientes: Las empresas inmobiliarias están adoptando sistemas ITSM para gestionar sus servicios de TI de manera eficiente y mejorar la prestación de servicios.
- Herramientas de gestión documental: Las organizaciones prefieren plataformas con capacidades de gestión documental y firma electrónica para manejar documentos legales.
- Protección de la información del cliente: Se enfatiza el uso de plataformas de help desk que proporcionen un manejo seguro y confidencial de la información sensible de los clientes.
El 25% ha experimentado un aumento en la demanda de soluciones de service desk basadas en la nube, destacando la necesidad de sistemas de soporte accesibles y flexibles debido a las tendencias de trabajo remoto.
Tendencias Tecnológicas en el Sector Salud
- Sistemas compatibles con HIPAA: Los proveedores de salud requieren plataformas de help desk que garanticen la confidencialidad de los datos de los pacientes y cumplan con las normativas del sector salud.
- Gestión y seguimiento de pedidos: Las empresas buscan plataformas que rastreen detalles sobre facturación, retiradas de productos médicos y actualizaciones del sistema, además de estar conectadas a dispositivos IoT.
- Gestión eficiente de registros de pacientes: Las soluciones de TI más populares para atención al cliente en el sector salud permiten que el personal no técnico acceda y actualice los registros de pacientes.
Tendencias Tecnológicas en eCommerce y Retail
- Interacción con clientes a gran escala: Las empresas de eCommerce y retail están adoptando sistemas capaces de gestionar grandes volúmenes de consultas de clientes durante los picos de demanda.
- Gestión de pedidos: Los minoristas se centran en soluciones que integren software para la gestión y el seguimiento de pedidos.
- Analítica de clientes: Las organizaciones requieren funcionalidades de segmentación de clientes para personalizar el soporte y, cuando sea posible, realizar seguimientos con estrategias de marketing dirigidas.
- Procesamiento seguro de pagos: Las plataformas de help desk y atención al cliente deben ser compatibles con soluciones de procesamiento de pagos confiables.
¿Cuál ha sido tu tasa de éxito en la ejecución de tu proyecto de migración de datos?
| Industria o Sector de Mercado | 2023 | 2024 | 2025 (predicción) | 2026 (predicción) |
| Consultoría Empresarial | 72% | 75% | 78% | 80% |
| eCommerce | 70% | 75% | 80% | 83% |
| Servicios Educativos | 65% | 68% | 70% | 72% |
| Servicios Financieros | 72% | 75% | 77% | 80% |
| Servicios Gubernamentales | 75% | 78% | 80% | 82% |
| Salud | 70% | 82% | 85% | 87% |
| Manufactura | 68% | 70% | 72% | 75% |
| Servicios de Marketing | 75% | 78% | 82% | 85% |
| Sector de Medios | 72% | 77% | 81% | 84% |
| Organizaciones sin Fines de Lucro | 68% | 70% | 72% | 75% |
| Bienes Raíces | 65% | 68% | 70% | 73% |
| Software y TI | 78% | 82% | 86% | 88% |
| Telecomunicaciones | 68% | 70% | 74% | 77% |
¿Cuáles son los desafíos ocultos de la migración de datos?
La migración de datos presenta una variedad de consideraciones y desafíos, desde la integridad y compatibilidad de los datos hasta el cumplimiento normativo y la privacidad de los datos. Estos desafíos pueden generar tiempos de inactividad inesperados, reprocesos que consumen mucho tiempo y costos adicionales. Vamos a describir los problemas más comunes que enfrentan las empresas en todas las industrias.
Gestionar el tiempo de inactividad del negocio
Los sistemas de mesa de ayuda suelen estar inactivos durante la migración de datos para evitar problemas. Abrir tickets o actualizar la base de conocimientos durante la migración puede causar pérdida de datos, duplicación o inconsistencias. Por ejemplo, tu migración podría requerir pausar operaciones o el soporte al cliente, lo que resultaría en pérdida de ingresos.
Cualquier interrupción en la migración o una asignación incorrecta de campos de datos es igual de perjudicial. Requieren personalizaciones adicionales, reasignación de datos o incluso pueden hacer necesaria una nueva migración. Para mitigar estos problemas, ofrecemos una Demo de prueba ilimitada y la re-migración de una Migración Completa finalizada dentro de 5 o 10 días (según el paquete de soporte seleccionado), permitiendo a los clientes aprovechar estas funciones.
Nuestra encuesta de 2024 reveló que el 37 % de las empresas minimizaron las interrupciones utilizando nuestras opciones para gestionar este aspecto de la migración de datos: Migración Delta, migración por intervalos y programación del inicio de la migración en un momento de menor carga para el servicio de soporte.
Quienes implementaron la Migración Delta en sus estrategias de migración transfirieron los datos con éxito. Además, las empresas mejoraron su continuidad post-migración en un 23 % mediante iniciativas de migración efectivas.
Acelerar la migración de la mesa de ayuda
Una migración rápida reduce el tiempo de inactividad del negocio, el sobrepago de suscripciones de software y el tiempo que el personal de TI dedica a supervisar el proceso—si la migración se lleva a cabo con un equipo interno. Sin embargo, la cantidad de datos a migrar, los sistemas de origen y destino, la API y sus limitaciones influyen directamente en la velocidad de la migración de datos.
Si bien puedes reducir la cantidad de datos aplicando filtros o excluyendo archivos adjuntos, las especificaciones de las plataformas elegidas no se pueden cambiar. No obstante, los límites de la API pueden ajustarse, aunque es necesario solicitarlo a los proveedores de la mesa de ayuda o del service desk.
En cualquier caso, el servicio automatizado de Help Desk Migration transfiere datos más rápido en comparación con otros servicios. El 48 % de las empresas para las que Migration Wizard estima y mueve datos lo hace 4 veces más rápido que algunas otras opciones del mercado.
Gestionar los costos de la migración de datos
Los costos de la migración de mesa de ayuda dependen del volumen de datos, el método de transferencia, las plataformas de origen y destino, y el posible tiempo de inactividad durante la migración. Los costos aumentan si los datos requieren personalizaciones para ajustarse a campos o estructuras específicas de los nuevos sistemas.
Los proveedores de Help Desk Migration ayudaron a las empresas a reducir el tiempo total de implementación en un promedio del 39 %, disminuyendo el tiempo de inactividad operativo y las pérdidas subsecuentes.
Mantener la calidad de los datos
La corrupción de datos y los registros duplicados son problemas comunes en transferencias de datos de gran volumen. Aún peor, las empresas suelen tener que identificar conjuntos de datos faltantes o eliminar manualmente registros innecesarios.
En nuestra encuesta de 2024, las empresas informaron un 15 % menos de incidentes de pérdida de datos en comparación con 2023 tras implementar medidas de mitigación de riesgos. Por ejemplo, pueden reducir riesgos realizando copias de seguridad previas, ejecutando pruebas con subconjuntos de datos pequeños para identificar problemas antes de una migración completa y estableciendo un plan de recuperación en caso de fallos.
Soporte para bases de conocimientos multilingües
Las organizaciones deben proporcionar soporte en varios idiomas para artículos de ayuda, preguntas frecuentes y portales de autoservicio. El uso de opciones de autoservicio y bases de conocimientos aumenta en un 30 % tras una migración exitosa. Por eso, el soporte multilingüe ayuda a atender a una audiencia global y reduce el volumen de tickets.
Además, las bases de conocimientos multilingües benefician al equipo de soporte. Las empresas pueden proporcionar a los empleados de regiones donde el inglés no es el idioma principal materiales de soporte y guías de solución de problemas en su propio idioma. Durante 2024, el 31 % de nuestros clientes utilizaron la opción de migración con traducción de contenido.
Garantizar la privacidad y el cumplimiento de los datos
Los sistemas de mesa de ayuda almacenan información de identificación personal (PII) de los clientes. Las regulaciones de protección de datos complican aún más la gestión de datos. Debido a esto, algunas empresas enfrentan desafíos de privacidad de datos durante la migración y no cumplen con los estándares de regulación.
Una seguridad inadecuada durante la migración puede exponer datos sensibles, aumentando el riesgo de brechas de seguridad que podrían provocar pérdidas financieras y de reputación. Es esencial implementar medidas de seguridad estrictas y políticas de gobernanza de datos.
Con Help Desk Migration, los clientes tienen sus datos protegidos, ya que la herramienta de migración no modifica los datos, sino que simplemente los replica. Además, los clientes controlan quién puede acceder a sus proyectos de migración. La política de seguridad cumple con los estándares de la industria y sigue mejorando.
¿Cuáles son las estrategias comprobadas de migración de datos?
Las empresas que invierten en estrategias de migración de datos obtienen un 29 % de ROI tras la migración. Además, estos enfoques estratégicos han mejorado en un 14 % las tasas de resolución en el primer contacto dentro de los sistemas de mesa de ayuda, impactando directamente en la satisfacción del cliente y la efectividad del servicio.
Los principales tipos de estrategias de migración de datos para mesas de ayuda incluyen:
- El enfoque Big Bang. Consiste en transferir todos los datos de la fuente al destino en una única operación. Se caracteriza por su inmediatez y no requiere tiempo de inactividad durante la migración.
- El enfoque Trickle. La migración se divide en pequeñas sub-migraciones manejables, cada una con alcances, plazos y objetivos definidos. Minimiza las interrupciones, pero puede generar inconsistencias y duplicados en el destino.
- El enfoque Continuo (sin tiempo de inactividad). Implica replicar datos de la fuente al destino y, tras finalizar, ejecutar una Migración Delta para actualizar solo los registros nuevos o modificados. Permite continuar operando sin interrupciones y mantener la coherencia de los datos.
Una planificación detallada es clave para identificar la estrategia de migración más adecuada para cada organización.
Conclusión
La migración de datos es un proceso complejo que requiere planificación cuidadosa, la implementación de estrategias adecuadas y la consideración de posibles desafíos. Una estrategia de migración bien estructurada mejora la efectividad del servicio, la satisfacción del cliente y el ROI a largo plazo.
Las empresas que comprenden estos desafíos y utilizan software automatizado como Help Desk Migration pueden minimizar interrupciones y agilizar la transferencia de datos. Prueba nuestra herramienta de migración gratis hoy y descubre la diferencia.