O que é a Migração de Dados? Estratégia, Tendências e Desafios

O copiar e colar é uma das ferramentas mais úteis no arsenal de qualquer pessoa. Você seleciona os dados, pressiona alguns botões e, pronto, tudo está no lugar certo. À primeira vista, a migração de dados segue um conceito semelhante, mas por trás desse processo há muitos desafios e estratégias que podem afetar a importação de seus dados. Então, o que está por trás de uma migração de dados bem-sucedida?

Vamos explorar as estratégias de migração de dados e os principais desafios enfrentados pelas empresas durante a migração para entender melhor o processo de migração para a nuvem. Além disso, vamos revelar insights do setor sobre migração de dados e as principais tendências, incluindo o impacto das tecnologias emergentes nessa área.

Por que as empresas migram suas soluções de help desk

Os líderes empresariais tendem a migrar para plataformas de help desk por diversos motivos. Fundadores e CEOs buscam operações mais eficientes e expansão estratégica. CTOs e CIOs migram para plataformas mais avançadas para otimizar operações de suporte e segurança de dados. Líderes de suporte ao cliente e gerentes de sucesso do cliente se esforçam para melhorar a experiência do usuário e a qualidade do serviço. Enquanto isso, as equipes de DevOps querem garantir melhorias colaborativas e estabilidade do sistema.

Abaixo estão os principais motivos para trocar de help desk e soluções de suporte ao cliente, independentemente do tamanho da empresa.

• Melhoria da eficiência operacional: Os líderes empresariais migram de plataformas desatualizadas para plataformas de help desk avançadas compatíveis com recursos baseados em IA, liberando recursos humanos e aumentando a produtividade.
• Saída de produtos em fim de vida útil (EOL): A migração para outra plataforma se torna necessária quando a solução atual perde suporte contínuo ou está se aproximando do fim da vida útil.
• Modernização das interações com clientes: Líderes buscam migrar do suporte exclusivo por e-mail quando a empresa não consegue mais lidar com o volume de tickets ou rastrear com precisão o fluxo de trabalho dos agentes de suporte.
• Alinhamento com objetivos estratégicos: A migração para sistemas de help desk pode ajudar a atender às necessidades da empresa (como fluxos de trabalho personalizados e suporte omnichannel), fortalecer a imagem da marca e melhorar as ofertas para os clientes.
• Prioridade à segurança dos dados: Plataformas de suporte que seguem normas de privacidade de dados e regulamentos de segurança reduzem o risco de acessos não autorizados e vazamentos.
• Adoção de tecnologias avançadas: Sistemas de help desk que integram chatbots com IA, ferramentas de colaboração, análise de dados e suporte a redes sociais podem elevar a qualidade do serviço de atendimento ao cliente.
• Unificação de contas para uma visão consolidada do cliente: Empresas buscam sistemas de help desk que ofereçam uma visão coesa das interações com clientes em todos os canais, além de consolidar duas ou mais contas de help desk para obter um histórico completo das interações.
• Desenvolvimento de equipes de help desk qualificadas: Plataformas com módulos de treinamento abrangentes e bases de conhecimento ajudam a aprimorar as habilidades das equipes de suporte.
• Incorporação de um ciclo de feedback: A migração para plataformas de help desk com análise aprimorada por IA pode ajudar a identificar problemas recorrentes, principais dores dos clientes e gargalos de trabalho.
• Devido a razões econômicas: A recessão está em pauta, e a conversa mudou de “se” para “quando” ela acontecerá. As empresas agora enfrentam um duplo desafio—se manter em um cenário inflacionário e se preparar para tempos mais difíceis. Isso tem levado a cortes orçamentários generalizados, e o atendimento ao cliente não é exceção.

Tendências de negócios e tecnologia moldando o futuro

As tendências atuais no software de help desk e na migração de dados destacam um crescimento significativo da indústria, avanços tecnológicos e a evolução do atendimento ao cliente. Vamos explorar essas tendências, enfatizando seu impacto nas estratégias de negócios e na eficácia do suporte ao cliente.

• Crescimento constante do mercado. O mercado global de software de help desk crescerá de cerca de US$ 10 bilhões em 2021 para US$ 26,8 bilhões até 2023, com um CAGR de 9,4% (segundo o relatório Future Market Insights de 2022).
• Empresas adotam inovações tecnológicas para software de help desk. Soluções de help desk e suporte ao cliente vão além da simples resolução de problemas de TI. As soluções mais bem-sucedidas incluem automação de fluxo de trabalho, monitoramento proativo, ganhos de produtividade e decisões baseadas em dados.
• Satisfação do cliente como prioridade. Ao escolher um software de help desk, as empresas priorizam a satisfação do consumidor. Estudos mostram que um cliente “totalmente satisfeito” gera até 17 vezes mais receita do que um cliente “moderadamente insatisfeito”.
• Foco em help desks multicanais. Cada vez mais, as empresas estão migrando para sistemas de help desk automatizados para melhorar a comunicação multicanal. Segundo nossa pesquisa de 2023, o suporte em diversos canais leva a um aumento de 35% na satisfação do cliente nas fases pós-migração.
• Otimização para dispositivos móveis. As organizações estão priorizando a acessibilidade ao suporte em dispositivos móveis. A migração para versões mobile-friendly demonstrou um aumento substancial de 40% na satisfação dos usuários.
• Parcerias com provedores de migração de dados. A colaboração com serviços especializados em migração de help desk melhora a reputação da marca em 27%, aumenta a satisfação do cliente em 21% e reduz até 88% dos custos de transferência.

• Adoção de soluções baseadas em nuvem continua. A adoção de métodos flexíveis de migração baseados em nuvem cresceu 25% desde 2024. A Amazon Web Services (AWS) detém uma participação dominante de 40% no mercado de serviços em nuvem para migração de dados. No entanto, também há uma tendência crescente para uma abordagem de nuvem híbrida, oferecendo às empresas opções de migração flexíveis.
• Redução de custos por meio da automação. A automação das operações de help desk reduz e, em alguns casos, até elimina os custos de gerenciamento de tickets de suporte de TI. Empresas relatam uma melhora de 30% na velocidade e precisão da migração com ferramentas automatizadas baseadas em IA.

• IA e aprendizado de máquina para gerenciamento proativo de incidentes. A implementação de algoritmos de aprendizado de máquina para soluções proativas de gerenciamento de incidentes nos processos de migração de dados levou a uma redução de 25% em incidentes críticos.
• Análises e monitoramento durante a migração. O uso de análises preditivas baseadas em IA na migração de dados reduziu em 30% as anomalias inesperadas nos dados, enquanto as soluções de monitoramento em tempo real contribuíram para uma redução de 22% no tempo de inatividade do sistema durante as migrações.
• Investimento em iniciativas de treinamento em TI. Programas de treinamento abrangentes para ferramentas de help desk resultam em 35% menos erros relacionados à migração. Além disso, treinamentos contínuos para help desk aumentaram a adaptabilidade da equipe de TI a novas tecnologias em 40%.

Você implementou uma estratégia de migração de dados para se adaptar ao cenário digital em evolução?

Ano	Nenhuma estratégia foi aplicada	Usou um modelo de estratégia comum	Desenvolveu uma estratégia com equipe interna
2023	38%	45%	17%
2024	35%	42%	23%
2025 (previsto)	32%	40%	28%

Quais são as principais tendências de migração de dados nos setores?

As tendências de migração de dados indicam que as organizações preferem plataformas de help desk que complementem seus fluxos de trabalho existentes. Descobrimos insights importantes para vários setores. Vamos analisá-los.

Tendências tecnológicas em Desenvolvimento de Software e Consultoria em TI

• Funcionalidade de autoatendimento: As empresas estão implementando opções de autoatendimento, como chatbots com IA e FAQs, para reduzir a carga de trabalho das equipes de suporte e melhorar a satisfação do cliente.
• Soluções de armazenamento escaláveis: Até mesmo pequenas e médias empresas de TI estão buscando plataformas capazes de processar grandes volumes de dados sem comprometer a eficiência.

• Ferramentas de gerenciamento e colaboração: As organizações preferem sistemas de service desk, PSA ou ITSM que facilitem o gerenciamento de tarefas, o compartilhamento de arquivos e a comunicação para uma estratégia eficiente de consultoria em TI.
• Tecnologias robustas de segurança de dados: Empresas de tecnologia estão migrando para plataformas com mecanismos avançados de verificação, comunicações criptografadas e controle de acesso baseado em funções.

Tendências em Tecnologia Educacional

• Interação entre alunos e professores: As instituições de ensino estão migrando para sistemas que facilitam a entrega de tarefas.
• Conformidade com padrões de privacidade: O foco está em plataformas que garantem a segurança dos dados e a conformidade com leis de privacidade educacional.
• Integração com sistemas de gestão de aprendizagem: Sites de e-learning buscam integração com ferramentas educacionais, além de recursos de transmissão de vídeo e áudio.

Você utilizou inteligência artificial e tecnologias de automação no seu atendimento ao cliente?

	2023	2024	2025 (previsto)	2026 (previsto)
Sim, usamos um chatbot baseado em IA	21%	24%	27%	30%
Sim, usamos chatbot e automação de fluxo de trabalho	13%	19%	22%	25%
Usamos os serviços de IA embutidos no help desk/service desk	26%	29%	32%	35%
Planejamos adotar um chatbot baseado em IA	18%	12%	13%	15%
Não tenho certeza	22%	16%	6%	5%

Tendências em Tecnologia Imobiliária

• Gestão do relacionamento com clientes: Empresas do setor imobiliário estão adotando sistemas de ITSM para gerenciar seus serviços de TI de forma eficiente e melhorar a entrega de serviços.
• Ferramentas de gerenciamento de documentos: As organizações preferem plataformas com recursos de gestão documental e assinaturas eletrônicas para lidar com documentos legais.
• Proteção das informações dos clientes: O foco está em plataformas de help desk que garantem o manuseio seguro e confidencial de informações sensíveis dos clientes.

Tendências em Tecnologia para Saúde

• Sistemas compatíveis com a HIPAA: Provedores de saúde precisam de plataformas de help desk que garantam a confidencialidade dos dados dos pacientes e conformidade com as leis do setor.
• Gestão e rastreamento de pedidos: As empresas buscam plataformas que acompanhem detalhes sobre faturamento, recalls médicos e atualizações do sistema, além de conexão com dispositivos IoT.
• Gerenciamento eficiente de registros de pacientes: As soluções de TI mais populares para suporte ao cliente na área da saúde permitem que funcionários não técnicos acessem e atualizem registros de pacientes.

Tendências em Tecnologia para eCommerce e Varejo

• Interação de alto volume com clientes: Empresas de eCommerce e varejo estão adotando sistemas capazes de gerenciar um grande volume de consultas de clientes durante períodos de pico.
• Gestão de pedidos: Os varejistas focam em soluções que integrem software para gerenciamento e rastreamento de pedidos.
• Análise de clientes: As organizações precisam de funcionalidades para segmentação de clientes, permitindo personalizar o suporte e, sempre que possível, realizar ações de marketing direcionadas.
• Processamento seguro de pagamentos: As plataformas de help desk e suporte ao cliente devem ser compatíveis com soluções confiáveis de processamento de pagamentos.

Qual foi sua taxa de sucesso ao realizar seu projeto de migração de dados?

Setor de Negócios ou Mercado	2023	2024	2025 (previsto)	2026 (previsto)
Consultoria Empresarial	72%	75%	78%	80%
eCommerce	70%	75%	80%	83%
Serviços Educacionais	65%	68%	70%	72%
Serviços Financeiros	72%	75%	77%	80%
Serviços Governamentais	75%	78%	80%	82%
Saúde	70%	82%	85%	87%
Manufatura	68%	70%	72%	75%
Serviços de Marketing	75%	78%	82%	85%
Setor de Mídia	72%	77%	81%	84%
Organizações Sem Fins Lucrativos	68%	70%	72%	75%
Imobiliário	65%	68%	70%	73%
Software e TI	78%	82%	86%	88%
Telecomunicações	68%	70%	74%	77%

Quais são os desafios ocultos da migração de dados

A migração de dados apresenta uma série de considerações e desafios, que vão desde a integridade e compatibilidade dos dados até conformidade e privacidade. Esses desafios podem resultar em tempo de inatividade inesperado, retrabalho demorado e custos adicionais. Vamos destacar os problemas mais comuns enfrentados pelas empresas em todos os setores.

Lidando com o tempo de inatividade dos negócios

Os sistemas de help desk geralmente ficam indisponíveis durante a migração de dados para evitar problemas. A abertura de tickets ou a atualização da base de conhecimento durante a migração pode causar perda de dados, duplicação ou inconsistências. Por exemplo, sua migração pode exigir a pausa nas operações ou no suporte ao cliente, levando à perda de receita.

Quaisquer interrupções na migração, mapeamento incorreto de campos de dados são igualmente prejudiciais. Isso pode exigir personalizações extras, remapeamento de dados ou até mesmo uma nova migração. Para mitigar esses problemas, oferecemos um Demo de teste ilimitado e a remigração da Migração Completa concluída dentro de 5 ou 10 dias (dependendo do pacote de suporte escolhido), permitindo que os clientes aproveitem esses recursos.

Nossa pesquisa de 2024 revelou que 37% das empresas minimizaram interrupções utilizando nossas opções para lidar com esse aspecto da migração de dados—Migração Delta, Migração por Intervalo e agendamento do início da migração de dados (ou seja, iniciar em um período de menor demanda para o suporte ao cliente).

Aqueles que implementaram a Migração Delta em suas estratégias de migração transferiram dados com sucesso. Além disso, as empresas melhoraram a continuidade pós-migração em 23% por meio de iniciativas eficazes de migração.

Acelerando a migração de help desk

Uma migração de dados rápida reduz o tempo de inatividade do negócio, o pagamento excessivo de assinaturas de software e o tempo que a equipe de TI gasta supervisionando o processo—caso você realize a migração de dados com sua equipe interna. No entanto, a quantidade de dados a serem migrados, os sistemas de origem e destino, a API e suas limitações têm um impacto direto na velocidade da migração de dados das organizações.

Embora você possa impactar a quantidade de dados filtrando ou pulando anexos, as especificações das plataformas escolhidas não podem ser alteradas, mas os limites da API podem ser ajustados—você precisa solicitar isso aos fornecedores de help desk ou service desk.

De qualquer forma, o serviço automatizado Help Desk Migration transfere dados mais rapidamente em comparação com outros serviços. 48% das empresas que o Migration Wizard estima e move dados 4 vezes mais rápido em comparação com outras opções no mercado.

Gerenciando os custos de migração de dados

Os custos de migração de help desk dependem do volume de dados, do método de transferência, das plataformas de origem e destino e do possível tempo de inatividade durante a migração. Os custos aumentam se os dados exigirem personalizações para ajustar dados específicos ou campos de dados aos novos sistemas.

Os fornecedores de serviços Help Desk Migration ajudaram as empresas a reduzir o tempo total de implementação em uma média de 39%, reduzindo o tempo de inatividade operacional e as perdas subsequentes.

Mantendo a qualidade dos dados

A corrupção de dados e os registros duplicados são comuns durante transferências de dados em grande volume. Pior ainda, as empresas geralmente precisam identificar conjuntos de dados ausentes ou excluir manualmente registros desnecessários.

Em nossa pesquisa de 2024, as empresas relataram 15% menos incidentes de perda de dados do que em 2024 após implementarem medidas de mitigação de riscos. Por exemplo, as empresas podem neutralizar riscos fazendo backup dos dados previamente, usando execuções de teste em subconjuntos pequenos de dados para resolver problemas antes de uma migração completa e tendo um plano de reversão em caso de falha.

Apoio a bases de conhecimento multilíngues

As organizações devem fornecer vários idiomas para artigos de suporte, FAQs e portais de autoatendimento. O uso de opções de autoatendimento e bases de conhecimento geralmente aumenta em 30% após uma migração bem-sucedida. Por isso, o suporte multilíngue ajuda a atender um público global e reduzir o volume de tickets.

Além disso, as bases de conhecimento multilíngues ajudam a equipe de suporte. As empresas podem fornecer aos funcionários de regiões onde o inglês não é a língua principal materiais essenciais de suporte e guias de solução de problemas em seu idioma. Durante 2024, 31% dos nossos clientes usaram a opção de migração de tradução de conteúdo.

Garantindo privacidade de dados e conformidade

Os sistemas de help desk armazenam informações pessoalmente identificáveis (PII) de clientes. As regulamentações de proteção de dados complicam ainda mais o manuseio de dados. Por isso, algumas empresas enfrentam desafios de privacidade de dados durante a migração e falham em atender aos padrões de conformidade.

Segurança inadequada durante a migração pode expor dados sensíveis, arriscando violações que podem vazar esses dados privados, levando a perdas financeiras e reputacionais. É necessário implementar medidas rigorosas de segurança e políticas de governança de dados.

Com o Help Desk Migration, os clientes têm seus dados protegidos, pois a ferramenta de migração não altera seus dados, mas simplesmente os replica. E os clientes controlam quem pode acessar seus projetos de migração. A política de segurança está em conformidade com os padrões da indústria e continua a melhorar.

Quais são as estratégias comprovadas de migração de dados

Empresas que investem em migrações estratégicas de dados têm um ROI de 29% após as migrações. Além disso, essas abordagens estratégicas levaram a uma melhoria de 14% nas taxas de resolução no primeiro contato nos sistemas de help desk, impactando diretamente a satisfação do cliente e a eficácia do serviço.

Os principais tipos de estratégias de migração de dados para help desks incluem:

1. A abordagem Big Bang. Este método envolve transferir todos os dados da origem para o destino em uma única operação abrangente. É caracterizada pela sua imediata execução e não exige tempo de inatividade durante a migração.
2. A abordagem Trickle. Nesta abordagem, a migração é segmentada em sub-migrações menores e gerenciáveis. Cada segmento possui escopos, prazos e objetivos definidos, minimizando as interrupções e permitindo maior foco nos processos de negócios. No entanto, ela tem o inconveniente de inconsistência de dados e duplicatas no destino após a conclusão de todos os projetos de migração.
3. A abordagem Contínua (zero-downtime). Este método envolve replicar dados da origem para o destino da migração e, após a conclusão, executar uma migração Delta. Assim, você permanece operacional durante a migração e, durante a migração Delta, o Migration Wizard transfere apenas registros atualizados ou novos da plataforma de origem. É uma forma rápida e segura que elimina o tempo de inatividade, mas mantém seus dados consistentes.

Preparação e planejamento abrangentes são vitais para identificar a abordagem de migração mais adequada para uma organização específica.

Conclusão

A migração de dados é um processo complexo que exige planejamento cuidadoso, implementação da abordagem de migração mais adequada e conscientização sobre os desafios potenciais. Uma estratégia bem estruturada de migração de dados aumenta a eficácia do serviço, a satisfação do cliente e o ROI a longo prazo.

Quando as empresas compreendem as especificidades dos desafios de migração e usam software de migração automatizado como o Help Desk Migration, elas podem minimizar a interrupção e acelerar os processos de transferência de dados. Sinta-se à vontade para testar nossa ferramenta de migração em um teste gratuito hoje mesmo e descobrir o que nos diferencia.