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Von Daten zu Entscheidungen: Kundenservice-Analytik meistern

Dima Lazarchuk Mai 22, 2023

Kundendienstdaten liefern wertvolle Erkenntnisse über Ihre Kunden, die Sie nutzen sollten, um das Kundenerlebnis Ihres Unternehmens zu verbessern. Da diese Daten aus verschiedenen Quellen stammen, benötigen Sie ein zuverlässiges Kundendienstanalysetool, das verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen das wahre Kundenerlebnis offenbart. Glücklicherweise gibt es auf dem Markt viele zuverlässige Tools.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige Optionen vor. Außerdem erfahren Sie, warum Kundendienstanalytik wichtig ist und welche Metriken verfolgt werden sollten. Beginnen wir damit, zu definieren, was Kundendienstanalytik ist.

Was ist Kundendienstanalytik?

Als integraler Bestandteil der Kundenanalytik bieten Kundendienstanalytik Erkenntnisse aus den Daten, die von Ihrem Kundensupport-Team generiert werden. In vielen Fällen liefern Kunden selbst die Daten, absichtlich oder unbeabsichtigt, wenn sie mit Ihrer Marke interagieren, sei es per E-Mail, soziale Medien, Telefon, Website oder einem anderen Kanal.

Kundendienstanalytik ist eine Herausforderung, wenn die Kundensupportkanäle segmentiert sind, da Sie möglicherweise ein fragmentiertes Bild der Daten erhalten und wichtige Erkenntnisse verpassen. Wenn Sie das Beste aus Ihren Kundensupportdaten herausholen möchten, müssen Sie deren Integrität wahren. Dies bedeutet, sicherzustellen, dass sie vollständig, korrekt und konsistent sind. Die Verwendung einer Helpdesk-Plattform mit erweiterten Analysefunktionen hilft Ihnen, einen Ansatz zu verfolgen, der die Integrität Ihrer Daten gewährleistet.

Wie hängt Kundendienstanalytik mit der Integrität Ihrer Daten zusammen?

Bei richtiger Anwendung hält Kundendienstanalytik Unternehmen und Kunden auf positive Kundenerlebnisse fokussiert. Sie werden wissen, welche Produkte und Lösungen Kunden am meisten wünschen, welche Kundensupport-Strategien den Bedürfnissen der Kunden entsprechen und wo Ihr Unternehmen sich besonders engagieren sollte, um ein makelloses Kundenerlebnis zu gewährleisten.

Datenaspekt Beschreibung Bedeutung für zuverlässige Kundendienstanalytik
Datengenauigkeit Kundendienstanalytik basiert auf genauen Daten, um aussagekräftige Erkenntnisse zu liefern. Wenn die für die Analyse verwendeten Daten ungenau sind oder Fehler enthalten, kann dies zu falschen Schlussfolgerungen und Empfehlungen führen. Es ist entscheidend, dass Ihre Daten genau und aktuell sind, um zuverlässige Kundendienstanalytik zu gewährleisten. Hohe Bedeutung
Datenkonsistenz Konsistenz in den Daten ist entscheidend für eine sinnvolle Analyse. Wenn Daten in verschiedenen Formaten oder inkonsistenten Einheiten erfasst werden, kann dies zu falschen Interpretationen und Erkenntnissen führen. Die Aufrechterhaltung von Konsistenz in der Erfassung, Speicherung und Analyse der Daten ist für zuverlässige Kundendienstanalytik von entscheidender Bedeutung. Hohe Bedeutung
Datenvollständigkeit Um umfassende Einblicke zu gewinnen, ist es wichtig, vollständige Daten zu haben. Unvollständige Daten können zu unvollständigen oder voreingenommenen Schlussfolgerungen führen. Die Gewährleistung, dass alle relevanten Daten erfasst und in die Analyse einbezogen werden, ist für genaue Kundendienstanalytik entscheidend. Hohe Bedeutung
Datenqualität Die Qualität Ihrer Daten ist entscheidend für zuverlässige Kundendienstanalytik. Schlechte Datenqualität wie doppelte Datensätze, veraltete Informationen oder Eingabefehler können zu unzuverlässigen Erkenntnissen und Entscheidungen führen. Die Sicherstellung der Datenqualität durch regelmäßige Datenbereinigung, Validierung und Verifizierungsprozesse ist entscheidend, um die Integrität Ihrer Daten und genaue Kundendienstanalytik zu gewährleisten. Hohe Bedeutung
Datensicherheit Der Schutz der Sicherheit und Privatsphäre von Kundendaten ist für die Integrität Ihrer Daten von entscheidender Bedeutung. Datenverletzungen oder unbefugter Zugriff auf Kundendaten können die Genauigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit Ihrer Daten beeinträchtigen und zu ungenauer Kundendienstanalytik führen. Hohe Bedeutung

Aber wo finden Sie Ihre Kundendienstdaten? Lassen Sie uns die Hauptquellen überprüfen.

8 Quellen für Kundendienstdaten

Kundendienstanalytik verwendet Daten aus allen Kanälen, über die Sie mit Kunden interagieren.

Ihr ultimatives Ziel besteht darin, eine Möglichkeit zu finden, alle diese Informationen an einem Ort zu sammeln, ein Tool zur Verarbeitung der Daten zu finden und umsetzbare Erkenntnisse zu erhalten. Hier sind die wichtigsten Quellen für Kundendienstdaten.

Helpdesk-Plattform

Ihr Helpdesk-Tool ist die primäre Quelle für Kundenfeedback und andere Kundendaten. Sie können analysieren, welche Arten von Anliegen Ihre Kunden am häufigsten äußern, welche Kanäle sie in der Regel nutzen, um Kontakt mit Ihnen aufzunehmen, wie oft sie Ihr Support-Team kontaktieren und wann dies geschieht, und so weiter. Darüber hinaus gibt es auch die Leistungsmetriken Ihres Support-Teams, auf die wir später genauer eingehen werden.

Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt dazu entscheiden, von einem Helpdesk-Tool zu einem anderen zu wechseln, sicherstellen sollten, dass Sie alle Ihre Daten übertragen, um die Kontinuität der Kundendienstanalytik aufrechtzuerhalten.

Website und Wissensdatenbank (KB)

Einblicke darüber, wie Ihre Kunden mit Ihrer Website interagieren (und insbesondere mit Ihrer Wissensdatenbank), können Ihnen dabei helfen, kontinuierlich die Kundenerfahrung zu verbessern.

Engagement-Rate, durchschnittliche Verweildauer auf der Seite, Scroll-Rate, Klickrate und andere Indikatoren helfen Unternehmen dabei zu bewerten, wie Kunden online mit dem Unternehmen interagieren und nach welchen Inhalten sie häufiger suchen.

Umfrageantworten

Umfragen sind eine einfache Möglichkeit, Kundenfeedback zu Ihrem Produkt oder Service zu erhalten. Darüber hinaus sind Umfragen ein perfektes Instrument, um spezifische Aspekte der Kundeninteraktionen zu erfahren, wie z. B. die Höflichkeit des Kundendienstmitarbeiters, die Geschwindigkeit bei der Lösung des Kundenproblems, ob der Mitarbeiter das Anliegen des Kunden verstanden hat und vieles mehr.

Umfragen geben Ihnen eine nahezu Echtzeitbewertung der Kundeninteraktionen mit Ihrem Unternehmen, jedoch aus Kundensicht. Umfragen sind auch wichtige Kundendaten für die Analyse der Leistung Ihres Support-Teams.

Online-Bewertungen

Lesen und beantworten Ihre Support-Mitarbeiter Kundenbewertungen? Sie können diese Art von Kundenfeedback verwenden, um die Kundenzufriedenheit mit Ihren Produkten und Dienstleistungen sowie die allgemeine Zufriedenheit mit dem Unternehmen zu bewerten.

Kundeninteraktionen

Dazu gehören Daten, die durch Kundeninteraktionen mit Kundendienstmitarbeitern über Kanäle wie Telefonanrufe, E-Mails, Chat-Protokolle, Social-Media-Nachrichten und andere Kommunikationskanäle generiert werden. Diese Daten können Kundenanfragen, Beschwerden, Feedback und andere Interaktionen umfassen.

Soziale Medien

Soziale Medien Plattformen wie Facebook, X und LinkedIn können eine reiche Quelle für Kundendienstdaten sein. Organisationen können soziale Medien nach Kunden erwähnungen, Kommentaren und Nachrichten überwachen, die Einblicke in die Kundeneinstellung, Probleme und Feedback liefern können.

Anrufaufzeichnungen und Transkripte

Organisationen können Kundendiensttelefonate zu Qualitätskontrollzwecken aufzeichnen. Diese Aufzeichnungen können transkribiert und analysiert werden, um Erkenntnisse über Kundenprobleme, Präferenzen und Feedback zu gewinnen.

Weitere Datenquellen

Je nach Organisation und Branche können Kundendienstdaten auch aus anderen Quellen wie Produktverwendungsdaten, Garantieansprüchen, Rücksendungen und Umtausch, Kundenbewertungen und Datenquellen von Drittanbietern stammen.

Lassen Sie uns alle Informationsquellen in einer Tabelle zusammenfassen, um eine Kurzversion zu erhalten.

Datenquelle Beschreibung
Helpdesk-Plattform Hauptquelle für Kundenfeedback und andere Kundendaten. Bietet Einblicke in Kundenanliegen, verwendete Kommunikationskanäle, Leistungskennzahlen des Support-Teams usw.
Website und Wissensdatenbank Liefert Einblicke in die Interaktionen der Kunden mit der Website und der Wissensdatenbank, einschließlich Engagement-Rate, durchschnittliche Verweildauer auf der Seite, Scroll-Rate, Klickrate usw.
Umfrageantworten Liefern Feedback von Kunden durch Umfragen und bieten Einblicke in spezifische Aspekte der Kundeninteraktionen, wie Zufriedenheit mit dem Kundenservice, Geschwindigkeit der Problembehebung usw.
Online-Bewertungen Kundenfeedback aus Online-Bewertungen, das zur Bewertung der Kundenzufriedenheit mit Produkten/Dienstleistungen und der allgemeinen Kundenzufriedenheit verwendet werden kann.
Kundeninteraktionen Daten, die durch Kundeninteraktionen mit Kundendienstmitarbeitern über verschiedene Kanäle wie Telefonanrufe, E-Mails, Chat-Protokolle, Social-Media-Nachrichten usw. generiert werden. Enthält Kundenanfragen, Beschwerden, Feedback usw.
Soziale Medien Daten, die durch Überwachung von sozialen Medienplattformen nach Kunden erwähnungen, Kommentaren und Nachrichten gewonnen werden und Einblicke in Kundenstimmung, Probleme und Feedback bieten.
Anrufaufzeichnungen und Transkripte Aufzeichnungen von Kundendiensttelefonaten, die transkribiert und analysiert werden können, um Einblicke in Kundenprobleme, -präferenzen, Feedback usw. zu erhalten.
Weitere Datenquellen Weitere potenzielle Quellen für Kundendienstdaten, wie Produktverwendungsdaten, Garantieansprüche, Rückgaben und Umtausch, Kundenbewertungen und Datenquellen von Drittanbietern.

Kundendienstmetriken, die Sie für umfassende Analysen verfolgen müssen

Bei der Auswahl der Metriken, die Sie für die Analyse des Kundensupports verfolgen sollten, sollten Sie sowohl Metriken für die Kundenerfahrung als auch für die Teamleistung berücksichtigen. Auf diese Weise wissen Sie, mit welchen Aspekten die Kunden unzufrieden sind und wie gut Ihr Team deren Probleme löst.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die gängigsten Metriken für die Kundenerfahrung und die Leistung des Support-Teams.

Metriken zur Teamleistung

Um die Leistung Ihres Kundensupport-Teams zu bewerten, können Sie die folgenden Metriken messen:

Kurz gesagt zeigen diese Metriken, wie viele Anfragen Ihr Kundensupport-Team erhält und wie lange es dauert, bis sie antworten und Probleme lösen. Das Verständnis dieser Metriken stattet Ihr Unternehmen mit handlungsrelevanten Erkenntnissen aus, um die Arbeitsabläufe des Support-Teams zu verbessern. Beispielsweise könnten Sie Automatisierungstools einführen, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Reaktions- und Lösungszeiten zu verkürzen.

Analysen zur Leistung der Kundendienstmitarbeiter geben Ihnen Aufschluss darüber, welche Erfahrungen Ihre Kunden machen. Wenn ein Kunde beispielsweise systematisch Tage warten muss, um von einem Mitarbeiter zu hören, besteht die Gefahr, dass er bereits in Erwägung zieht, Ihr Unternehmen zu verlassen.

Metriken zur Kundenerfahrung

Diese Metriken helfen Ihnen, Kundensupport-Daten zu analysieren und Ihnen einen umfassenden Überblick darüber zu geben, wie Ihre Kunden sich bei der Interaktion mit Ihrem Support-Team, Chatbots, Wissensdatenbankartikeln und dem Unternehmen im Allgemeinen fühlen.

Hier sind einige nützliche Metriken, die Sie im Hinterkopf behalten sollten.

Die meisten Metriken, die Sie für Kundendienstanalysen benötigen, sind bereits in die von verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen verwendeten Tools integriert, wie beispielsweise Marketing, Support und Personalwesen.

Kundendienst-Metriken Definition Wichtige Erkenntnisse
First-Response-Zeit (FRT) Durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um auf Kundenanfragen oder -probleme zu antworten Eine niedrige FRT zeigt schnellere Reaktionszeiten und besseren Kundendienst an
Average Handle Time (AHT) Durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um eine Kundeninteraktion vom ersten Kontakt bis zur Lösung zu bearbeiten Eine niedrige AHT deutet auf effizienteren Kundendienst hin
Kundenzufriedenheit (CSAT) Messung der Zufriedenheit der Kunden mit der Leistung des Kundendienstteams Wird durch Nach-Interaktions-Umfragen oder Feedback-Mechanismen ermittelt
Net Promoter Score (NPS) Die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden das Unternehmen oder Produkt anderen empfehlen Gibt Aufschluss über Kundentreue und Empfehlungsverhalten
Kundenaufwandswertung (CES) Das Ausmaß der Anstrengungen, die Kunden unternehmen müssen, um Probleme mit dem Kundendienstteam zu lösen Niedrigere CES-Werte zeigen eine einfachere Interaktion und Problemlösung an
Lösungsrate Prozentsatz der erfolgreich gelösten Kundenanfragen oder -probleme durch das Kundendienstteam Eine höhere Lösungsrate zeigt eine bessere Leistung bei der Erfüllung der Kundenbedürfnisse an
Einhaltung der Service-Level-Vereinbarung (SLA) Inwieweit das Kundendienstteam vereinbarte SLAs einhält Wichtig, um Leistungserwartungen zu erfüllen und qualitativ hochwertigen Service zu bieten
Eskalationsrate Prozentsatz der Kundenanfragen oder -probleme, die an höhere Support- oder Managementebenen eskaliert werden Eine höhere Eskalationsrate kann auf Herausforderungen bei der Lösung von Kundenproblemen an der Frontlinie hinweisen
Kennzahlen zur Leistung der Agenten Individuelle Leistungskennzahlen wie Anrufvolumen, Anrufqualität, Kundenfeedback-Scores usw. Hilft bei der Identifizierung von Spitzenleistern, Verbesserungsbereichen und Schulungsbedarf
Kennzahlen für Kanäle Kanalbezogene Kennzahlen wie Reaktionszeit, Lösungszeit, Kundenzufriedenheit usw. Bietet Einblicke in die Effektivität der Kanäle und Kundenpräferenzen
Kundenbindungsrate Prozentsatz der Kunden, die über einen bestimmten Zeitraum weiterhin Geschäfte mit dem Unternehmen tätigen Misst die Kundentreue und die Effektivität der Kundendienstbemühungen
Rate der Erstkontaktlösung (FCR) Prozentsatz der Kundenanfragen oder -probleme, die beim ersten Kontakt gelöst werden Indikator für die Effektivität und Effizienz des Kundendienstes
Lösungszeit Zeit, die benötigt wird, um ein Kundenproblem oder eine Kundenanfrage zu lösen Hat direkte Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit und -loyalität
Kennzahlen zur Leistung der Agenten Kennzahlen zur Leistung der Agenten wie Anruf-/Chat-/E-Mail-Volumen, Qualitätsbewertungen, Einhaltung von Skripten/Richtlinien usw. Bietet Einblicke in die individuelle Leistung der Agenten und Bereiche, die verbessert werden können.

Allerdings könnten Ihre Kundendienstmitarbeiter auch spezialisierte eigenständige Tools verwenden, die speziell für Support-Teams entwickelt wurden. Welches ist besser für Ihr Unternehmen? Lassen Sie uns genauer untersuchen.

Eingebaute oder eigenständige Helpdesk-Analysetools: Welches ist das Beste für Ihr Unternehmen?

Der wesentliche Unterschied zwischen eingebauten Helpdesk-Analysetools und eigenständigen Tools besteht darin, dass Erstere Teil der gleichen Plattform sind, die für Kundenbeziehungsmanagement, Marketing, Support usw. verwendet wird, während Letztere unabhängig funktionieren und ausschließlich dem Zweck der Kundendienstanalyse dienen.

Ein weiterer deutlicher Unterschied besteht darin, dass eingebaute Kundendienstanalysetools mehreren Abteilungen die Nutzung und den Austausch von Daten über dieselbe Plattform ermöglichen. Im Gegensatz dazu isoliert eigenständige Software die von den Helpdesk-Analysetools generierten Daten von den Daten anderer Abteilungen und umgekehrt, was eine Herausforderung für die Datenintegrität darstellt.

Lassen Sie uns einige Beispiele für jeden Typ überprüfen und einige Anwendungsfälle beschreiben.

Eingebaute Tools

Eingebaute Analysetools für den Kundendienst sind eine gute Option, wenn Sie bereits einige Produkte dieser Plattform verwenden. In diesem Fall haben Sie eine einzige Datenquelle, die von verschiedenen Abteilungen gemeinsam genutzt wird, um das Kundenverhalten und die Geschäftsleistung besser zu verstehen. Außerdem ist die Integration und Einrichtung vorkonfigurierter Lösungen einfacher als die Einrichtung eines eigenständigen Systems.

Wenn Sie erwägen, zu einem neuen Customer Relationship Management (CRM)-Tool und Helpdesk zu wechseln, empfehlen wir Ihnen, eine Lösung mit Funktionen für verschiedene Abteilungen zu wählen, da diese einfacher zu verwenden und zu warten ist. Zudem gewährleistet sie die Datenintegrität, die für qualitativ hochwertige Kundendienstanalyse unerlässlich ist.

Eingebaute Tools von Zendesk, Freshdesk, Zoho Desk, Intercom, Help Scout und HubSpot Service Hub sind einen Blick wert.

Helpdesk-Software Wichtige erfasste Metriken Zusätzliche Funktionen
Zendesk FRT, AHT, CSAT, NPS, Lösungsrate, Leistungsmetriken der Agenten und mehr Erweiterte Analysen und Berichtsoptionen für tiefgehende Analysen und Anpassungen
Freshdesk Ticketvolumen, Lösungszeit, Kundenzufriedenheit, Leistung der Agenten und mehr Anpassbare Dashboards und Berichte zur Verfolgung und Analyse spezifischer Metriken basierend auf den Geschäftsanforderungen
Help Scout FRT, AHT, Lösungszeit, Kundenzufriedenheit und mehr Visualisierungen und Filter zur eingehenden Datenanalyse und Erstellung von benutzerdefinierten Berichten
Zoho Desk Ticketvolumen, Lösungszeit, Kundenzufriedenheit, Leistung der Agenten und mehr Anpassbare Dashboards und Berichte zur Verfolgung und Analyse spezifischer Metriken basierend auf den Geschäftsanforderungen
Intercom Kundeneinbindung, Reaktionszeit, Konversationsvolumen, Benutzeraktivität Anpassbare Berichtsoptionen und Integrationen
HubSpot Service Hub Kundeninteraktionen, Ticketvolumen, Reaktionszeit, Leistung der Agenten Anpassbare Dashboards, Berichte und Integrationen mit anderen Tools

Ihre Lösungen eignen sich am besten für mittlere bis große Unternehmen, die bereits umfassende Datenquellen für Kundenanalyse haben und ein Ökosystem wünschen, das die Datensammlung und -verarbeitung vereinfacht. Allerdings könnten Unternehmen, die gerade erst anfangen, die Preisgestaltung als hinderlich empfinden.

Eigenständige Tools

Eigenständige Tools wie Looker, Tableau, Power BI und Google Analytics erfassen die Daten aus den von Ihnen genutzten Kundensupport-Kanälen. Dies ist eine ideale Lösung für Startups und kleine Unternehmen, die noch nicht viele Datenquellen haben, aber das Beste aus den vorhandenen Informationen machen möchten. Erkenntnisse, die mit Hilfe dieser Tools gewonnen werden, helfen Ihnen dabei, zu verstehen, welche Änderungen Sie vornehmen müssen, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Der Hauptnachteil dieser eigenständigen Service Desk-Analysetools besteht darin, dass sie sich separat mit der Analyse des Kundenservice beschäftigen, unabhängig von den Daten, die Ihr Marketingteam sammelt. Dies führt zu Datenfragmentierung und beeinträchtigt die Fähigkeit verschiedener Teams, ihre Daten zu Kundenverhalten, Vorlieben und Problempunkten zu kombinieren.

Eigenständige Tools Funktionen Vorteile Nachteile
Looker Erfasst Daten aus Kundensupport-Kanälen Ideal für Startups und kleine Unternehmen Separate Analyse für Kundenservice-Daten
Tableau Erfasst Daten aus Kundensupport-Kanälen Bietet Einblicke zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit Datenfragmentierung zwischen Kundenservice- und Marketingdaten
Power BI Erfasst Daten aus Kundensupport-Kanälen Bietet fortgeschrittene und anpassbare Datenvisualisierung und -analyse Beeinträchtigung der Datenintegration zwischen verschiedenen Teams
Google Analytics Datenvisualisierungs- und Analyseplattform Bietet benutzerdefinierte Berichte und Analysen für Help-Desk-Systeme Separate Analyse von Marketingteam-Daten

Zusätzlich unterstützen nicht alle eigenständigen Tools eine datenbasierte Migrationsoption über die Benutzeroberfläche. Wenn Sie zu einer anderen Plattform wechseln müssen, treten wahrscheinlich Probleme bei der Übertragung von Daten zwischen den Plattformen auf, was die Integrität Ihrer Daten beeinträchtigen kann.

Zusammenfassung

Die Vorteile von Kundenservice-Analytik sind beeindruckend: Sie reichen von einer besseren Kenntnis Ihrer Kunden und qualitativ hochwertigen Daten bis hin zur fundierten Entscheidungsfindung und Einsparungen bei ineffektiven Maßnahmen.

Zuverlässige Kundenservice-Analytik-Tools mit Metriken, die verschiedene Aspekte der Kundeninteraktion mit Ihrem Unternehmen bewerten, sind entscheidend. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Analysetools für Support-Teams aller Größenordnungen und Budgets, die Sie entweder als Teil eines komplexen CRM-Systems oder als eigenständige Lösung verwenden können.

Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, können Sie zwischen verschiedenen CRM- und Kundenanalyse-Tools wechseln. In jedem Fall sollten Sie immer sicherstellen, dass Sie alle Ihre Daten mitnehmen. Und wenn Sie eine reibungslose und schnelle Datenmigration wünschen, die keinerlei manuellen Aufwand erfordert, steht Ihnen Help Desk Migration zur Verfügung.

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