Das Thema Rezession rückt in den Mittelpunkt, wobei sich das Gespräch von der Frage ob hin zu wann es passieren wird verlagert. Wir sehen bereits Warnsignale; die Preise sind in über 90% der Produkt- und Dienstleistungskategorien gestiegen. Das bedeutet, dass die Inflation Unternehmen und Verbraucher breiter betrifft als seit den 1970er Jahren.
Unternehmen stehen nun vor doppeltem Ärger – sie müssen in einem inflationsgetriebenen Klima überleben und sich gleichzeitig auf potenziell härtere Zeiten vorbereiten. Unternehmen haben ihre Budgets gekürzt, was zu weit verbreiteten Einsparungen führt, und auch der Kundenservice bildet hier keine Ausnahme. Kosteneinsparungen können die Mitarbeitermoral, die Geschäftseffizienz und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen, was alles dazu beitragen kann, das Wachstum zu verlangsamen.
Inflationsdruck und die drohende Möglichkeit härterer Zeiten stellen eine doppelte Herausforderung für Unternehmen dar. Und obwohl Kosteneinsparungen, einschließlich im Kundenservice, notwendig erscheinen mögen, können sie die Mitarbeitermoral, Geschäftseffizienz und Kundenzufriedenheit beeinträchtigen, die alle wichtige Bestandteile des Wachstums sind. Aber hier ist die gute Nachricht: Automatisierung ist die Lösung für diese Herausforderungen. Durch die Migration zu einem robusten Helpdesk-System mit automatisierten Funktionen können Unternehmen in unsicheren Zeiten gleichzeitig die Mitarbeitermoral, Effizienz und Kundenzufriedenheit steigern.
Wie können Sie die Mitarbeitermoral, Effizienz und Kundenzufriedenheit gleichzeitig verbessern? Automatisierung kann eine großartige Lösung sein. In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Ihnen die Migration zu einem robusten Helpdesk-System mit automatisierten Funktionen in unsicheren Zeiten nutzen kann und wir werden jeden Schritt im Migrationsprozess erklären. Aber zuerst wollen wir besprechen, wie sich das derzeitige wirtschaftliche Klima auf Ihren Kundenservice auswirken könnte.
Die Auswirkungen der Rezession auf den Kundenservice und Support
Erfahrungen aus der Rezession von 2008 zeigen, dass Kunden während schwieriger wirtschaftlicher Zeiten tendenziell nach besseren Angeboten suchen. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihren Kundenservice verbessern müssen, auch wenn sie den Gürtel enger schnallen. Wird sich die Geschichte wiederholen? Die Zeit wird es zeigen.
Aber schauen wir uns an, was wir aus den aktuellen Tendenzen im Konsumverhalten lernen können und was Sie während einer Rezession erleben könnten (oder bereits erlebt haben):
- Reduzierte Einnahmen und Ressourcen. In den nächsten sechs Monaten planen fast 96% der Verbraucher, Gewohnheiten anzunehmen, die ihnen dabei helfen, Geld zu sparen. Dies kann sich auf die Geschäftseinnahmen auswirken, und Unternehmen können gezwungen sein, ihre Betriebskosten zu reduzieren.
- Eingeschränkte Verfügbarkeit von Kundensupport-Kanälen. Eine Möglichkeit, Betriebskosten zu senken, besteht darin, die Anzahl oder Verfügbarkeit von Support-Kanälen zu reduzieren. Dies könnte kürzere Betriebszeiten oder die Eliminierung bestimmter Hilfsoptionen wie Telefon oder Chat bedeuten. Beides führt zu einer längeren Reaktionszeit für Kunden.
- Verringerte Mitarbeitermoral und Produktivität. Supportkanäle sind nur ein Ziel von Kosteneinsparungen. Ein weiteres offensichtliches Ziel ist die Belegschaft. Unternehmen könnten Gehälter einfrieren oder Leistungen kürzen, ganz zu schweigen von Entlassungen. Aber solche Veränderungen senken die Mitarbeitermoral; weniger motivierte Mitarbeiter arbeiten möglicherweise nicht so hart daran, die Probleme der Kunden zu lösen. Das Ergebnis ist eine schlechte Kundenerfahrung.
- Zunahme der Kundenbeschwerden. Wenn Menschen preissensitiver werden, möchten sie mehr für ihr Geld und beschweren sich, wenn sie es nicht bekommen. Das Kürzen von Supportkanälen kann die Dinge verschlimmern, da Kunden immer länger warten und die Warteschlange immer länger wird. Die Verschlechterung der Servicequalität aufgrund niedriger Mitarbeitermoral schürt das Feuer zusätzlich.
Letztendlich sieht die Situation so aus: Kunden wollen Geld sparen und gleichzeitig exzellenten Service erhalten.
| Wichtige Punkte | Auswirkungen |
| Kunden suchen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten nach einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis | Unternehmen müssen den Kundenservice verbessern und gleichzeitig den Gürtel enger schnallen |
| Fast 96 % der Verbraucher planen, Gewohnheiten anzunehmen, die ihnen helfen, Geld zu sparen | Unternehmen können mit geringeren Einnahmen und Ressourcen konfrontiert sein |
| Verringerung der Anzahl oder Verfügbarkeit von Supportkanälen | Eine begrenzte Verfügbarkeit von Kundensupportkanälen kann zu einer längeren Reaktionszeit für Kunden führen |
| Kostensenkungsmaßnahmen wie das Einfrieren von Gehältern, die Kürzung von Sozialleistungen oder die Entlassung von Mitarbeitern | Reduzierte Moral und Produktivität der Mitarbeiter, was zu einem schlechten Kundenerlebnis führt |
| Erhöhte Kundenbeschwerden, weil sie preisempfindlich werden und mehr für ihr Geld wollen | Das Schneiden von Stützkanälen kann die Situation verschlimmern, und eine Verschlechterung der Servicequalität fügt Öl ins Feuer |
| Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie Ressourcen und Qualität reduzieren oder mehr verlangen | Ein leistungsstarkes Helpdesk-System kann Unternehmen dabei helfen, die perfekte Balance zwischen Kosteneinsparungen und Kundenservice zu finden |
Deshalb müssen Unternehmen entscheiden, ob sie Ressourcen und somit die Qualität reduzieren oder höhere Preise verlangen möchten. Wie können Sie dieses Dilemma vermeiden?
Ein leistungsstarkes Helpdesk-System kann der Schlüssel sein. Lassen Sie uns erforschen, wie das richtige Helpdesk-System Ihnen helfen kann, das perfekte Gleichgewicht zwischen Kosteneinsparungen und Kundenservice zu finden.
Die Bedeutung von Helpdesk-Systemen und deren Vorteile
Die Wahl des richtigen Helpdesk-Systems, sei es bei der Erstellung einer automatisierten Kundensupport-Lösung von Grund auf oder beim Austausch bestehender Software, garantiert folgende Ergebnisse:
- Erhöhte Produktivität. Ein Helpdesk-System, das viele monotone und sich wiederholende Prozesse automatisiert, ermöglicht Ihrem Team, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die eine menschliche Berührung erfordern. Wenn Sie routinemäßige Aufgaben automatisieren, kann Ihr Team mehr Zeit für die persönliche Betreuung von Kunden haben, die diese benötigen. Außerdem reduziert die Automatisierung das Risiko von Fehlern. Kein Wunder, dass fast 50% der Befragten im Bericht Software Market Insights von Gartner in Helpdesk- und IT-Support-Software investiert haben, um ihre Produktivität zu verbessern.
- Bessere Mitarbeitermotivation. Durch mehr Zeit für strategische und wertschöpfende Aufgaben fühlen sich Mitarbeiter herausgefordert und inspiriert anstatt ausgebrannt durch das Ausführen von monotonen, sich wiederholenden Aufgaben. Eine höhere Mitarbeitermotivation führt zu besserer Servicequalität. Vielleicht noch wichtiger ist, dass glückliche Mitarbeiter Ihnen helfen, die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren, wenn die Wirtschaft in eine schwierige Phase gerät: 86% der Mitarbeiter, die die Stimmung in ihrem Unternehmen als „ausgezeichnet“ bewertet haben, glauben, dass ihr Unternehmen eine Rezession überstehen wird, während nur 42% derer, die eine „schlechte“ Stimmung bewertet haben, dies auch glauben.
- Kosteneinsparungen. Der Einsatz eines Helpdesk-Systems zur Bewältigung sich wiederholender Aufgaben spart Kosten für die Personaleinstellung und erhöht die Geschäftseffizienz. Tatsächlich gaben 59% der befragten IT- und Engineering-Führungskräfte an, dass die Automatisierung dazu beigetragen hat, die Personalkosten für manuelle Aufgaben um 11-30% zu senken.
- Kundentreue. Dank schnellerer Reaktionszeiten und eines personalisierten Ansatzes, wo nötig, werden Kunden Sie als Anbieter sehen, der exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Außerdem können Sie Ihre Preise bezahlbar halten, während Sie die Qualität Ihres Kundenservice verbessern.
Die Integration von Automatisierung in Ihr Helpdesk-System kann eine großartige Möglichkeit sein, um sich an die sich ändernden Zeiten anzupassen, aber es gibt ein paar Dinge zu beachten, bevor Sie den Wechsel vornehmen. Wir werden im Folgenden diese Überlegungen diskutieren.
| Ergebnis | Vorteile |
| Erhöhte Produktivität | – Ermöglicht dem Team, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die eine menschliche Note erfordern – Mehr Zeit für individuelle Kundenbetreuung – Reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern – Verbessert die Produktivität |
| Bessere Mitarbeitermoral | – Mehr Zeit für strategische, wertschöpfende Aufgaben – Höhere Mitarbeitermoral führt zu besserer Servicequalität – Hilft, die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren |
| Einsparmaßnahmen | – Spart Personalkosten – Erhöht die Unternehmenseffizienz – Hilft, die Arbeitskosten für manuelle Aufgaben um 11-30 % zu senken |
| Kundentreue | – Schnellere Reaktionszeiten und ein personalisierter Ansatz – Verbessert die Qualität des Kundenservice – Hilft, Kunden zu binden, indem es ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet |
Wechsel des Helpdesk-Systems: 4 wichtige Überlegungen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten
Es gibt viele Helpdesk-Systeme zur Auswahl und es ist entscheidend sicherzustellen, dass Sie eines wählen, das Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen entspricht. Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie beachten sollten:
- Kompatibilität mit bestehenden Systemen. Bevor Sie zu einem neuen Helpdesk-System wechseln, stellen Sie sicher, dass es reibungslos in Ihre aktuelle Infrastruktur integriert werden kann. So müssen Sie keine Zeit oder Geld für den Austausch anderer Teile Ihrer Infrastruktur aufwenden.
- Einfache Migration. Suchen Sie nach einer Lösung, die einfach zu bedienende Migrationswerkzeuge, klare Dokumentation und dedizierte Unterstützung bietet, um die Serviceunterbrechungen während Ihrer Helpdesk-Migration auf ein Minimum zu reduzieren.
- Reibungslose Einrichtung und Schulung. Eine problemlose Implementierung ist unerlässlich, um Datenverluste zu vermeiden und deren Sicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus sollte Ihr Anbieter umfassende Schulungsmaterialien bereitstellen, damit Ihre Mitarbeiter sich beim Einsatz der neuen Helpdesk-Tools sicher fühlen.
- Flexibilität und Skalierbarkeit. Flexibilität ist für Unternehmen überlebenswichtig. Das gleiche gilt für Helpdesk-Systeme. Ihre Organisation kann Veränderungen bei der Nachfrage nach Kundenservice sehen, wodurch es wichtig wird, ein System zu haben, das die Servicequalität aufrechterhält, während es sich an Schwankungen im Volumen der Kundenserviceanfragen anpasst.
Bei der Bewertung dieser Überlegungen sollten Sie immer Ihre spezifische Branche, ihre Trends und Probleme im Kundenservice berücksichtigen. Nachdem Sie sich für ein neues Helpdesk-System entschieden haben, sollten Sie sich auf die wichtigste Implementierungsphase – den Migrationsprozess – vorbereiten.
Die Kunst der Migration zu einem neuen Helpdesk-System meistern
Eine solide Strategie für die Migration zum neuen Helpdesk-System ist unerlässlich, um selbstbewusst voranzuschreiten. Beginnen Sie damit, zu identifizieren, welche Daten migriert werden müssen, wie z. B. Kundendatensätze, Support-Tickets und Wissensdatenbank-Artikel. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Denken Sie auch an mögliche Risiken wie Datenkorruption oder Serverausfall. Entwickeln Sie einen Backup-Plan und halten Sie einen Re-Migrationsprozess bereit, falls etwas nicht wie geplant verläuft.
Sie haben drei Möglichkeiten, eine Migration durchzuführen: Sie können es selbst tun (nicht die einfachste Wahl), oder ein Tool wie Help Desk Migration verwenden.
Help Desk Migration kann Ihre Migration mit geringer Ausfallzeit und minimalen Störungen durchführen. Es unterstützt über siebzig beliebte Helpdesk-Systeme wie Zendesk, Freshdesk, Salesforce und Jira Service Desk. Das Beste daran? Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. So können Sie das Beste aus diesem Tool herausholen:
- Benutzerdefinierte Demo ausführen. Bevor Sie sich für eine vollständige Migration entscheiden, warum nicht eine Testfahrt machen? Führen Sie eine kostenlose oder eine benutzerdefinierte Demo mit Ihren komplexesten Beispieldaten durch und machen Sie sich ein Bild davon, was Ihr neues Helpdesk-System leisten kann. Auf diese Weise können Sie Probleme oder Einschränkungen im Voraus erkennen und eine informiertere Entscheidung treffen.
- Passen Sie Ihre Migration an. Neben den Standardfunktionen der Hilfe-Desk-Migration wie Datenabgleich und -zuordnung, Migration von benutzerdefinierten Feldern und anderen bietet Ihnen Help Desk Migration die Möglichkeit, den Prozess genau anzupassen. Zu den Anpassungsoptionen gehören die Migration von Inline-Bildern als Anhänge, das Überspringen von Anhängen (der Migrationsassistent bewegt diese standardmäßig), das Hinzufügen von Tags zur besseren Sortierung von alten und neuen Tickets sowie Anrufaufzeichnungen und Übersetzungen der Wissensdatenbank.
- Deaktivieren Sie Benachrichtigungen. Während einer Hilfe-Desk-Migration können Benachrichtigungen und Trigger viele E-Mails an Ihre Mitarbeiter senden. Um eine solche Situation zu vermeiden, sollten Sie vor der Durchführung der vollständigen Migration Benachrichtigungen und Trigger im neuen System ausschalten.
- Verwenden Sie die Delta-Migration. Wenn Sie während der Migration weiterhin mit Ihrem alten System arbeiten müssen, können Sie die Delta-Migration verwenden, um sicherzustellen, dass Ihr Ziel-Hilfe-Desk neue und aktualisierte Daten erhält. Die Delta-Migration stellt sicher, dass Ihr neues System alle Änderungen enthält, die auf dem alten System vorgenommen wurden, und dass keine wichtigen Daten verloren gehen.
- Nutzen Sie den Concierge-Migrationsdienst. Wenn Sie Ihre Helpdesk-Migration nicht selbst durchführen möchten, übernehmen wir das gerne für Sie. Unsere Migrationsexperten helfen Ihnen bei der Einrichtung, Zuordnung und Abgleichung von Datensätzen, führen eine Demo durch und prüfen die Ergebnisse. Sie müssen lediglich auf die Schaltfläche „Start“ klicken, um die vollständige Migration zu starten. Alles, was Sie tun müssen, ist uns alle notwendigen Details zur Verfügung zu stellen und sich zurückzulehnen, während wir uns um den Rest kümmern.
Sobald die Migration abgeschlossen ist und Sie mit dem neuen System zufrieden sind, können Sie Ihr altes Helpdesk-System außer Betrieb nehmen und die Benutzer zum neuen System führen.
| Zu ergreifende Maßnahmen | Warum ist es wichtig? |
| Bedeutung der Helpdesk-Migrationsstrategie | Eine solide Helpdesk-Migrationsstrategie ist entscheidend, um zuversichtlich voranzukommen. Identifizieren Sie die zu migrierenden Daten und planen Sie mögliche Risiken ein. Entwickeln Sie einen Backup-Plan und halten Sie für den Fall von Problemen einen Re-Migrationsprozess bereit. |
| Optionen für die Implementierung | Es gibt drei Möglichkeiten, eine Migration durchzuführen: selbst durchführen, ein Tool wie Helpdesk-Migration verwenden oder Fachleute hinzuziehen. |
| Helpdesk-Migrationsfunktionen | Helpdesk-Migration unterstützt über siebzig gängige Helpdesk-Systeme, und es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Bevor Sie sich für eine vollständige Migration entscheiden, können Sie eine benutzerdefinierte Demo mit komplexen Beispieldaten ausführen, um das Tool zu testen. Zu den Anpassungsoptionen gehören die Inline-Bildmigration, das Überspringen von Anhängen, das Hinzufügen von Tags sowie Anrufaufzeichnungen und Wissensdatenbankübersetzungen. |
| Benachrichtigungen ausschalten | Benachrichtigungen und Auslöser können während einer Helpdesk-Migration zu Unterbrechungen führen, daher ist es wichtig, sie im neuen System zu deaktivieren, bevor Sie die vollständige Migration ausführen. |
| Delta migration | Die Delta Migration kann verwendet werden, um am alten System weiterzuarbeiten und gleichzeitig sicherzustellen, dass das neue System aktualisierte Daten erhält. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wichtigen Daten verloren gehen. |
| Concierge-Migrationsdienst | Für diejenigen, die die Migration nicht selbst durchführen möchten, steht der Concierge Migration Service zur Verfügung. Migrationsspezialisten helfen beim Einrichten, Zuordnen und Abgleichen von Datensätzen, führen Demos aus und überprüfen die Ergebnisse. Alle erforderlichen Details müssen angegeben und auf die Schaltfläche „Vollständige Migration“ geklickt werden, um die Migration zu starten. |
| Nachmigration | Sobald die Migration abgeschlossen ist und das neue System zufriedenstellend ist, kann das alte Helpdesk-System außer Betrieb genommen werden und die Benutzer können zum neuen geführt werden. |
Datenmigrationen, die ins Schwarze treffen: Erfolgsgeschichten aus der Praxis mit dem Migration Wizard
Wie Sie sehen können, bietet Help Desk Migration eine nahtlose Datenübertragung, unabhängig davon, wie komplex Ihr Anwendungsfall ist.
Herausforderung: Eine große Menge an Daten von Outlook zu Freshdesk migrieren, um technische Supportanfragen zu bearbeiten
Ein Beispiel hierfür ist Seneca Hill, ein Bildungsmanagementunternehmen in Toronto. Sie standen vor einer ziemlich großen Herausforderung: die Migration einer riesigen Datenmenge von Outlook zu Freshdesk. Ihre neue Fernlernplattform wurde von technischen Supportanfragen überschwemmt und musste auf ein automatisierteres System migrieren. Mit unserer Hilfe wechselte Seneca Hill zu Freshdesk und kann nun Supportanfragen besser bearbeiten und Selbstbedienungsfunktionen für Dozenten und Studenten anbieten. Hier finden Sie weitere Informationen darüber.
Ergebnis: Reibungsloser Wechsel zu Zendesk und nahtloser Kundenservice
Herausforderung: Verlagerung von Support-Daten von Freshdesk zu Zendesk bei gleichzeitig nahtlosem Kundenservice
Das SaaS-Unternehmen Cidi Labs ist eine weitere Erfolgsgeschichte. Sie mussten ihre Support-Daten von Freshdesk zu Zendesk verlagern, während sie einen nahtlosen Kundenservice aufrechterhielten. Wir arbeiteten mit ihnen zusammen, um einen erstklassigen Service zu implementieren, der die Erwartungen ihrer Kunden übertraf.
Ergebnis: Reibungsloser und effizienter Wechsel
Herausforderung: Komplexe Wissensdatenbankaufzeichnungen und Support-Tickets zwischen Zendesk-Instanzen verschieben.
Lenovo, ein chinesischer Hardware-Gigant, ist ein Zeugnis für die Kraft eines soliden Migrationsplans. Angesichts der Herausforderung, komplexe Wissensdatenbankaufzeichnungen und Support-Tickets zwischen Zendesk-Instanzen zu verschieben, wandte sich Lenovo an einen spezialisierten Anbieter für IT-Support-Dienstleistungen. Mit deren Hilfe konnte Lenovo den Wechsel reibungslos und effizient vollziehen, sogar innerhalb eines engen Zeitrahmens.
Ergebnis: Ein reibungsloser und effizienter Wechsel innerhalb eines engen Zeitrahmens.
Herausforderung: Migration von Kundensupport-Aktivitäten von Oracle Cloud zu Zendesk mit einer benutzerdefinierten Lösung zur Handhabung einzigartiger Geschäftslogik.
Ein weiteres großartiges Beispiel für eine erfolgreiche Migrationsstrategie ist die Thule Group, eine schwedische Marke für Sportartikel. Als sie ihre Kundensupport-Aktivitäten von Oracle Cloud zu Zendesk migrieren mussten, verließen sie sich auf einen durchdachten Plan, um einen zeitgerechten und budgetfreundlichen Übergang zu gewährleisten. Nicht nur, dass sie den Umzug pünktlich und im Budgetrahmen durchführten, sondern sie entwickelten auch eine benutzerdefinierte Lösung, um ihre einzigartige Geschäftslogik zu handhaben.
Mit der richtigen Migrationsstrategie an Ort und Stelle könnte auch Ihre Datentransfer-Geschichte glücklich enden, mit einer einfachen Verwaltung des Kundensupports und weniger Sorgen um wirtschaftliche Probleme.
Wie die Migration Ihres Helpdesk-Systems die Geschäftseffizienz während einer Rezession maximieren kann
Selbst wenn Sie von einer Rezession überrascht werden, können Sie die Kundennachfrage nach qualitativ hochwertigem Service mit Ihren Zielen zur Gewinnsteigerung ausgleichen. Help Desk Migration kann Ihnen dabei helfen. Ein umfassendes Helpdesk-Tool dient als wertvolle Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden. Mit zentralisierten und automatisierten Daten können Sie jeden Kundensupport-Prozess optimieren und die Zufriedenheit sowohl Ihres Teams als auch Ihrer Kunden sicherstellen.