Souvent, les entreprises sous-estiment la quantité de travail qu’elles s’imposent. La migration est un processus complexe qui implique une tonne de travail en amont. En fait, il est même difficile de trouver un point de départ tant il y a de choses à considérer. Et c’est là que HDM entre en jeu. En tant qu’experts en migration, nous trouvons tout naturel de vous aider à passer à Help Scout.
Dans cet article, nous allons couvrir les bases de la migration, y compris la préparation des données, la préparation de l’instance, quelques conseils généraux en matière de gestion, et bien plus encore. Prenez donc un stylo et une feuille de papier, car nous allons commencer à élaborer votre plan de migration vers Help Scout!
Les Nombreuses Étapes de la Migration
Comme nous l’avons déjà noté dans notre introduction, la migration est complexe. En fait, elle est si complexe qu’il est pratiquement impossible de la réaliser en une journée lors de votre première tentative. L’ensemble de votre projet est constitué de travaux préparatoires et de multiples phases de décision.
Examinons chacune de ces phases en détail pour mieux comprendre le travail à accomplir.
Phase #1 – Préparation des Données
C’est peut-être l’aspect le plus important de votre migration car il a un impact sur deux choses à la fois, à savoir le temps et la qualité. Essentiellement, dans cette phase, vous devez ouvrir votre plateforme d’assistance actuelle (ou votre système de messagerie) et trier vos données. Voyez si vous avez des informations qui sont périmées ou des données que vous n’avez pas utilisées depuis des années.
Recherchez également les doublons et les enregistrements erronés. Pourquoi? Tout cela n’est pas essentiel et peut être classé comme un presse-papiers. Si vous n’avez pas utilisé les choses depuis plus d’un an, vous ne les utiliserez plus. Le nettoyage du placard accélérera également la migration, car moins vous déplacerez de documents, plus le processus sera rapide.
La meilleure façon de savoir ce dont vous avez besoin et ce dont vous n’avez pas besoin est d’utiliser les capacités de filtrage de votre plateforme. Triez les données par date et voyez ce que vous pouvez supprimer. Une fois que c’est fait, essayez de voir si votre plateforme actuelle offre un filtre « Dernière modification ». Cela vous permettra de voir les données que vous n’utilisez pas du tout.
Phase #2 – Préparation des Instances
À moins que vous ne passiez de Help Scout à Help Scout (pourquoi le feriez-vous?), vous devez absolument vous assurer que Help Scout possède tous les champs et profils d’agents nécessaires à votre ancien système. Ceci est essentiel pour l’exactitude de votre plan de migration. Si vous ne disposez pas des champs et des profils d’agent appropriés, vous ne pourrez pas les mettre en correspondance, ce qui rendra votre projet de migration inefficace.
Mais comment s’y prendre correctement ? Certains d’entre vous pourraient se demander. Eh bien, c’est une question délicate. Vous devez préparer vos deux plateformes pour la migration à venir, mais cela peut s’avérer difficile car vous devez choisir une date à laquelle vous avez le moins besoin des systèmes. La meilleure solution consiste à fixer une date limite ferme. En ayant une date limite, vos clients et vos employés sauront quand terminer leur travail et quelle tâche clôturer plus rapidement.
Cette étape permet également de s’assurer que les deux parties sont sur la même longueur d’onde, ce qui signifie que vous n’aurez pas autant de clients en colère (il y en aura toujours, dans une certaine mesure) et de personnel débordé.
Phase #3 – Travail de Gestion
Et enfin, mais certainement pas le moindre, le travail de gestion. Ce n’est pas vraiment une phase, mais la façon dont vous répartissez le travail est importante. Vous ne pouvez pas connaître tous les détails des données utilisées par vos agents, ce qui signifie que vous ne pouvez pas effectuer une analyse qualitative rapide de ce dont vous avez besoin et de ce dont vous pouvez vous débarrasser. Laissez ce travail aux personnes qui utilisent ces données au quotidien. Ils sauront exactement quelles entités peuvent être abandonnées.
De même, il est préférable de confier le processus de migration à une personne qui connaît le fonctionnement des deux instances. Si vous disposez d’une équipe d’ingénieurs, ce sera une bonne idée de leur laisser l’aspect technique des choses. Cependant, gardez à l’esprit le fait que si vos ingénieurs logiciels doivent tout apprendre à partir de zéro, cela prendra un certain temps. Si vous êtes pressé ou si vous n’avez pas l’expertise technique pour le faire vous-même, envisagez d’utiliser notre solution personnalisée.
Utilisation de Notre Service
Comme nous l’avons déjà mentionné, si vous ne disposez pas de la main-d’œuvre nécessaire pour effectuer la migration vous-même, envisagez d’utiliser notre assistant de migration. Il s’agit d’un système entièrement automatisé et hautement configurable qui vous aidera à déplacer tous vos enregistrements en une seule fois. Son fonctionnement est également assez simple, tout ce que vous devez faire est le suivant :
1. Visitez la page de migration et enregistrez-vous.
2. Sélectionnez la plateforme depuis laquelle vous migrez dans le champ « Source » et Help Scout dans le champ « Cible ».
3. Saisissez toutes les informations d’identification nécessaires (elles sont nécessaires pour établir une connexion entre les deux systèmes, sans elles, la migration est impossible car l’accès sera bloqué).
4. Choisissez les données que vous devez déplacer et faites correspondre les groupes et utilisateurs.
5. Mappez les champs du ticket si nécessaire.
6. Une migration de démonstration sera effectuée.
7. Si tout est bon, vous pouvez opter pour le processus de migration complet.
Et c’est tout. Certains d’entre vous se demandent peut-être ce qu’est une migration de démonstration. Notre système prend un petit morceau de vos données, le copie et tente de le migrer vers la cible. Cela permet de s’assurer que le processus de migration est possible et qu’aucune erreur ne se produira. De plus, cela vous aidera à identifier si vos enregistrements ne sont pas mal assortis.
Les Avantages Que Vous Obtenez Avec Nous
En plus de bénéficier d’un service de migration entièrement automatisé, nos clients peuvent s’attendre à de nombreux avantages. Pour commencer, tout au long du processus de migration, nos experts seront à vos côtés. Si les choses tournent mal, vous n’aurez pas à craindre d’être laissé seul face à l’inconnu.
Un autre avantage que nous offrons découle du système de tarification que nous employons. Nous ne facturons pas nos clients pour le travail que nous avons effectué. Vous ne payez que pour le nombre de documents déplacés, ni plus, ni moins. Enfin, avec nous, vous n’avez pas besoin de développer des solutions personnalisées ou d’engager un développeur et vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que vous respecterez tous vos délais.
Migrons Ensemble
Si vous avez besoin d’aide pour votre plan de migration Help Scout, ou si vous souhaitez en savoir plus sur notre outil, nous ne sommes qu’à quelques clics de vous. Il vous suffit de nous contacter et nous enverrons nos meilleurs éléments pour vous aider à résoudre votre problème de migration. Pour l’instant, merci de nous rejoindre et à la prochaine fois.