A menudo, las empresas subestiman la cantidad de trabajo que se plantean. La migración es un proceso complejo que implica una tonelada de trabajo por adelantado. De hecho, es difícil incluso encontrar un punto de partida, ya que hay muchas cosas que considerar. Y aquí es donde entra en juego HDM. Nosotros, como expertos en migraciones, consideramos natural ayudarle con su cambio a Help Scout.
En este artículo, cubriremos los aspectos básicos de la migración, incluyendo la preparación de los datos, preparación de la instancia, algunos consejos generales en cuanto a la gestión, y mucho más. Por lo tanto, tome un bolígrafo y papel, ¡porque estamos a punto de comenzar con su plan de migración a Help Scout!
Las Múltiples Etapas de la Migración
Como ya hemos señalado en nuestra introducción, la migración es un proceso complejo. Es tan compleja, de hecho, que hacerla en un día en su primer intento es prácticamente imposible. Todo el proyecto está lleno de trabajo de preparación y múltiples fases de toma de decisiones.
Veamos cada una de ellas en detalle para comprender mejor el trabajo.
Fase #1 – Preparación de los Datos
Este es quizás el aspecto más importante de su migración, ya que afecta a dos cosas a la vez, a saber, el tiempo y la calidad. Esencialmente, en esta fase, usted necesita abrir su plataforma actual de servicio de asistencia (o sistema de correo electrónico) y ordenar sus datos. Compruebe si tiene información que está obsoleta o datos que no ha utilizado desde hace años.
Además, busque duplicados y registros dañados. ¿Por qué? Todo esto no es esencial y puede ser clasificado como un pisapapeles. Si no ha utilizado las cosas durante más de un año, no las volverá a usar. Limpiar el armario también acelerará la migración, ya que cuantos menos registros traslade, más rápido será el proceso.
La mejor manera de saber qué necesita y qué no, es utilizar las capacidades de filtrado de su plataforma. Ordene los datos por fecha y vea lo que puede eliminar y, una vez hecho esto, pruebe a ver si su plataforma actual ofrece un filtro de «Última modificación». Esto le mostrará datos que no utiliza en absoluto.
Fase #2 – Preparación de las Instancias
A menos que esté pasando de Help Scout a Help Scout (¿por qué lo haría?), es absolutamente necesario asegurarse de que Help Scout tiene todos los campos y perfiles de agente necesarios como su antiguo sistema. Esto es fundamental para la exactitud de su plan de migración. Si carece de los campos y perfiles de agente adecuados, no podrá mapearlos, lo que hará que su proyecto de migración sea ineficaz.
¿Pero cómo se hace esto correctamente? Algunos se preguntarán. Pues bien, esto es complicado. Hay que preparar las dos plataformas para la próxima migración, pero hacerlo puede ser difícil, ya que hay que elegir una fecha en la que se necesiten menos los sistemas. Lo mejor sería establecer una fecha límite firme. Al tener una fecha límite, tanto sus clientes como sus empleados sabrán cuándo deben terminar su trabajo y qué tarea debe cerrarse más rápidamente.
Este paso también asegurará que ambas partes estén en la misma página, lo que significa que no tendrá tantos clientes enfadados (todavía habrá algunos hasta cierto punto) y personal abrumado.
Fase #3 Trabajo de Gestión
Y por último, pero no menos importante, el trabajo de gestión. Esto no es exactamente una fase, pero la forma de dividir el trabajo es importante. Es imposible que conozca todos los detalles de los datos que utilizan sus agentes, lo que significa que no puede realizar un rápido análisis cualitativo de lo que necesita y de lo que puede deshacerse. Deje que ese trabajo lo hagan las personas que utilizan esos datos a diario. Ellos sabrán exactamente qué entidades pueden dejarse atrás.
Del mismo modo, es mejor que deje el proceso de migración en manos de alguien que conozca el funcionamiento de ambas instancias. Si tiene un equipo de ingenieros, será una buena idea dejar la parte técnica en sus manos. Sin embargo, tenga en cuenta el hecho de que si sus ingenieros de software tienen que aprender todo desde cero, les llevará un tiempo. Si tiene prisa o no tiene los conocimientos técnicos para hacerlo por su cuenta, considere la posibilidad de utilizar nuestra solución personalizada.
Utilizar Nuestro Servicio
Como ya hemos mencionado, si no tiene la mano de obra para hacer la migración por su cuenta, considere utilizar nuestro asistente de migración. Se trata de un sistema totalmente automatizado y altamente configurable que le ayudará a trasladar todos sus registros de una sola vez. Su funcionamiento también es bastante sencillo, todo lo que tiene que hacer es lo siguiente:
1. Visite la página de migración y regístrese.
2. Seleccione la plataforma desde la que se mueve en el campo «Origen» y Help Scout en el campo «Destino».
3. Introduzca todas las credenciales necesarias (esto es necesario para establecer una conexión entre los dos sistemas, sin ellas, la migración es imposible ya que el acceso estará bloqueado).
4. Elija los datos que necesita migrar y mapee los campos de los tickets si es necesario.
5. Asigne los campos del ticket si es necesario.
6. Se realizará una migración de prueba.
7. Si todo está bien, puede optar por el proceso de migración completa.
Y eso es todo. Algunos de ustedes se preguntarán ¿qué es la migración de prueba (Demo)? Nuestro sistema toma una pequeña parte de sus datos, los copia y trata de migrarlos al destino. Esto se hace para asegurar que el proceso de migración es posible y que no aparecerán errores. Además, le ayudará a identificar si sus registros no están desajustados.
Beneficios que Obtiene Con Nosotros
Además de obtener un servicio de migración totalmente automatizado, nuestros clientes pueden esperar muchas ventajas. Para empezar, durante todo el proceso de migración, nuestros expertos estarán a su lado. Si las cosas se complican, no tendrá que preocuparse de quedarse solo ante lo desconocido.
Otra ventaja que ofrecemos es el sistema de precios que tenemos. No cobramos a nuestros clientes por el trabajo realizado. Usted sólo paga por el número de registros que ha trasladado, ni más ni menos. Por último, con nosotros no tiene que desarrollar ninguna solución a medida ni contratar a un desarrollador y puede tener la tranquilidad de saber que cumplirá todos sus plazos.
Migremos Juntos
Si necesita ayuda con su plan de migración a Help Scout, o tal vez quiera saber más sobre nuestra herramienta, estamos a sólo unos clics de distancia. Sólo tiene que ponerse en contacto con nosotros y enviaremos a nuestra mejor gente para ayudarle a resolver su problema de migración, pero por ahora, gracias por unirse y nos vemos la próxima vez.