Die Datenmigration erfordert zwar einiges an Vorarbeit, aber mit der richtigen Vorbereitung können Sie sie verbessern. Aus diesem Grund hat unser Team eine Schritt-für-Schritt-Migrationscheckliste speziell für Intercom erstellt.
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- KB-Anhänge
- CC in Tickets
BEVOR SIE DIE MIGRATION EINRICHTEN
Gehen Sie die folgenden Schritte durch, um sich auf die Migration vorzubereiten.
Hinweis: Ob es sich um die Demo-Migration oder die vollständige Migration handelt, alle Tickets und zugehörigen Daten werden auf ähnliche Weise übertragen. Wenn einige Datensätze während der kostenlosen Demo nicht migriert wurden, werden sie auch während der vollständigen Datenmigration nicht übertragen.
Sobald die Demo-Migration abgeschlossen ist, überprüfen Sie, ob alles korrekt übertragen wurde. Laden Sie Berichte für migrierte, übersprungene und fehlgeschlagene Datensätze herunter. Vergleichen Sie diese dann auf den Quell- und Zielplattformen.
1. WÄHLEN SIE EIN DATUM FÜR DIE MIGRATION
Die Datenmigration hängt stark von der Vorbereitung ab. Geben Sie sich daher genügend Zeit, sich auf die eigentliche Übertragung vorzubereiten. Ihr Team benötigt ausreichend Zeit, um sich an Intercom zu gewöhnen oder so viele Tickets wie möglich abzuschließen.
2. HALTEN SIE IHR TEAM AUF DEM LAUFENDEN
Informieren Sie Ihre Agenten über den Datenimport nach Intercom. Teilen Sie bestimmte Verantwortlichkeiten zu. Delegieren Sie Ihren Agenten die Überprüfung der Übertragungsergebnisse nach der vollständigen Datenmigration.
3. INTERCOM FÜR DIE ÜBERTRAGUNG VORBEREITEN
Bevor Sie mit der Datenmigration selbst beginnen, gehen Sie die folgenden Schritte durch:
1. Fügen Sie vor der Datenmigration Teamkollegen hinzu. Klicken Sie auf das Profil-Symbol > Einstellungen > unter Allgemein wählen Sie Teamkollegen > Neue Teamkollegen hinzufügen.
2. Erstellen Sie passende benutzerdefinierte Felder. Auf diese Weise können Sie sie während der Demo-Migration zuordnen und korrekt migrieren.
Um benutzerdefinierte Felder zu erstellen, klicken Sie auf Einstellungen > Ihre Arbeitsbereichsdaten > Konversationsdaten > + Attribute erstellen.
Wählen Sie dann das benötigte Format aus > füllen Sie die Felder Name und Beschreibung aus > klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen anzuwenden.
Sie können auch Limit Sichtbarkeit und Erforderliches Attribut festlegen.
4. BERÜCKSICHTIGEN SIE DIE BESONDERHEITEN UND BEGRENZUNGEN VON INTERCOM
Intercom hat folgende Besonderheiten:
- Wenn die Organisation keine verbundenen Kontakte hat, wird sie in Intercom nicht angezeigt
- Wenn der Kommentar mehr als fünf Anhänge hat, wird ein weiterer Kommentar mit den restlichen Anhängen erstellt
- Wenn das Ticket vom Agenten angefordert wird, wird ein neuer Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse erstellt. Dann werden alle Kommentare zu diesem Ticket über das Profil des Agenten angezeigt. Der Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse wird einfach zum Anforderer des Tickets
5. BERÜCKSICHTIGEN SIE DIE BELIEBTEN ANPASSUNGEN
Beim Zuordnen von Daten können Sie automatisierte Optionen wählen, um den Intercom-Import zu verbessern:
- Fügen Sie den migrierten Tickets ein neues Tag hinzu
- Migrieren Sie Inhaltstranslationen (*von Zendesk oder Freshdesk)
Kontaktieren Sie unser Team wenn Sie spezielle Anforderungen an die Intercom-Migration haben oder wenn die verfügbaren automatisierten Optionen nicht ausreichen. Zum Beispiel können Sie eine Anpassung wie Folgendes anfordern:
- Datenfilterung nach verschiedenen Kriterien (Erstellungsdatum, Tags, benutzerdefinierte Felder, Gruppen, Organisationen, Bearbeiter)
- Änderung des Standard-Migrationsprozesses (Migration von Änderungs- und Problemobjekten als Tickets, Migration von Ticketereignissen als private Notizen, benutzerdefinierte Ticketfelder in private Notizen, Migration von Informationen zu inaktiven Benutzern, Import von Kontaktbenutzerfeldern)
- Hinzufügen von Informationen zu den migrierten Daten (Markierung von Tickets mit zusätzlichen Tags, Hinzufügen der alten Ticket-ID zum Betreff des Tickets)
DU BIST FAST BEREIT
1. VALIDIERUNG DER TELEFONNUMMER, BENACHRICHTIGUNGEN FÜR KONTAKTE, NICHT ZUGEWIESENE TICKETS UND BENACHRICHTIGUNGEN FÜR AGENTEN
Wenn du unseren Migration Wizard für Intercom-Import nutzt, kannst du Migrationprobleme aufgrund lästiger ungültiger Telefonnummern in deinen Kontakten oder nicht zugewiesener Tickets vergessen. Wir haben den Prozess optimiert, um diese Szenarien zu vereinfachen.
1.1. Telefonnummernvalidierung deaktivieren
Wenn du dabei bist, deine Kontakte oder Agenten zu migrieren und Telefonnummern im Spiel sind, hier ein Tipp: Wenn die Telefonnummernvalidierung aktiviert ist, könntest du auf einige Hindernisse stoßen, wenn du es mit ungültigen Nummern zu tun hast. Um den Weg zu erleichtern, erwäge einen Umweg und deaktiviere die Telefonnummernvalidierung in deinen Workspace-Einstellungen.
So geht’s: Settings > Your Workspace > People Data > Phone.
1.2. Benachrichtigungen für Kontakte deaktivieren
Um die Benachrichtigungen für Kontakte zu deaktivieren, folge diesen Schritten: Settings > Email > Email Notifications.
1.3. Nicht zugewiesene Tickets migrieren
Um eine erfolgreiche Migration der Tickets ohne zugewiesene Agenten sicherzustellen, ist es wichtig, die Standardzuweisungsoptionen zu aktivieren. So machst du das: Setting > Inbox Settings > Assignment Preferences und wähle dann „Unassigned or assigned to the team“.
1.4. Benachrichtigungen für Support-Agenten deaktivieren
Deine Support-Agenten können ihre Benachrichtigungseinstellungen individuell anpassen. Besuche dazu Your Account > Notifications.
Beim Start einer Demo-Migration benötigst du Zugangsdaten zur Quellplattform und zu Intercom.
Um Intercom mit dem Migration Wizard zu verbinden, musst du die OAuth-Authentifizierung durchlaufen. Nachdem du Intercom verbunden hast, kannst du den Workspace auswählen, aus dem oder in den du Daten migrieren möchtest.
2. FÜHRE DIE DEMO-MIGRATION DURCH
Im Free Demo werden 20 zufällige Tickets von deinem aktuellen Help Desk nach Intercom übertragen. Du kannst deine Einstellungen bearbeiten und deine Demo neu starten. Beachte jedoch dasselbe.
- Melde dich bei deinem Migration Wizard-Konto an.
- Verbinde deine Quell- und Ziel-Lösungen.
- Definiere die Daten, die du importieren möchtest.
- Ordne Agenten und Teams zu.
- Karte die Tickets und Artikel-Routen zu.
- Wähle automatisierte Optionen.
- Richte deine Free Demo Migration ein.
NACH DER DEMO-MIGRATION
Überprüfe eine Tabelle mit vier Spalten, sobald deine Free Demo abgeschlossen ist:
- alle verfügbaren Datensätze
- migrierte Datensätze
- fehlgeschlagene Datensätze
- übersprungene Datensätze
Überprüfe die Ergebnisse, indem du Berichte über migrierte, fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze herunterlädst. Achte bei der Überprüfung der migrierten Datensätze auf:
- ob alle Kommentare migriert wurden und ob die Autoren der Kommentare dieselben sind
- ob die Tickets den richtigen Teamkollegen zugewiesen sind
- ob alle benutzerdefinierten Felder migriert wurden
- ob die Kunden und Unternehmen korrekt migriert wurden
- ob die Anhänge migriert wurden
Für weitere Informationen, lies den detaillierten Leitfaden zur Überprüfung der Ergebnisse der Demo-Migration in Intercom.
VOR DER VOLLSTÄNDIGEN DATENMIGRATION
1. WÄHLE DEIN MIGRATIONSFLUSS
Während der Vollständigen Datenmigration kannst du entweder mit deinem Quell- oder Ziel-Help Desk-System arbeiten.
Wenn du weiterhin mit deinem Quell-Help Desk arbeitest, beachte, dass Datensätze, die während des Prozesses erstellt oder aktualisiert werden, nicht migriert werden. Um diesen Aspekt zu beheben, wähle die Delta-Migration, um sie später zu importieren. Die Delta-Option ist im Signature-Supportplan verfügbar.
Während die Vollständige Datenmigration läuft, kannst du jederzeit den Fortschritt in unserem Tool überprüfen. Alternativ kannst du auf unser Team warten, um dich zu kontaktieren.
2. STARTE DIE VOLLSTÄNDIGE DATENMIGRATION
Die Intercom-Datenmigration kann je nach Anzahl der Entitäten in deinem Quellsystem von 20 Minuten bis zu mehreren Tagen dauern.
Die Vollständige Datenmigration beginnt, wenn deine Zahlung bestätigt ist. Es kann einige Zeit dauern, die Zahlung zu verarbeiten; daher solltest du die Transaktion im Voraus durchführen oder die Datenmigration planen.
Und du hast der Checkliste zugestimmt. Stelle sicher, dass du alle Schritte durchgegangen bist und ein Häkchen in das Kontrollkästchen gesetzt hast.
NACHDEM DER IMPORT ABGESCHLOSSEN IST
1. ÜBERPRÜFE ALLES
Nach der Vollständigen Datenmigration überprüfe, ob deine Kundenaufzeichnungen korrekt migriert wurden. Du hast fünf Tage Zeit, um die Ergebnisse zu überprüfen, bis unser Tool deine Datenmigration archiviert.
Wenn du etwas nicht findest, stelle sicher, dass die Suchfilter für alle Tickets und jede Zeit eingestellt sind. Wenn das Problem weiterhin besteht, Kontaktiere unsere Migrationsexperten.
2. RICHTE EINE NEUE PLATTFORM EIN
- Aktiviere alle Benachrichtigungen, die du deaktivieren musstest
- Schalte alle Kommunikationskanäle ein
- Aktualisiere die Links zur Wissensdatenbank