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Comment préparer vos fichiers pour la migration automatique des données à partir de CSV [+Video]

La migration de données à partir de fichiers CSV peut être une solution précieuse pour de nombreux besoins commerciaux. Ce guide couvre divers aspects de la migration des données CSV, notamment :

  • Entités de données et comment les importer dans votre service d'assistance, votre service d'assistance ou votre système de tickets
  • Exigences relatives aux fichiers CSV pour garantir le succès de la migration des données de votre service client
  • Un exemple CSV* pour importer des tickets et des types d'enregistrement à inclure dans votre en-tête et vos champs personnalisés.
  • Un exemple CSV* pour importer des commentaires de ticket et des types d'enregistrement à inclure dans votre en-tête.
  • Un exemple CSV* pour importer des articles de la base de connaissances et des types d'enregistrements à inclure dans votre en-tête.
  • Conseils pour enregistrer vos données au format CSV.

* Vous pouvez télécharger n'importe lequel des exemples et les utiliser pour une migration de démonstration, ainsi que pour insérer vos propres données et les utiliser pour la migration de données. Ou renommez simplement les en-têtes de votre fichier CSV pour correspondre à nos exigences vis-à-vis du fichier CSV.

Quelles données pouvez-vous importer via CSV ?

Pour importer vos données, fournissez trois fichiers contenant

Créez chaque fichier séparément, puis chargez-les dans l'assistant. Assurez-vous que votre fichier CSV correspond à nos exigences. Consultez les instructions de migration des données depuis CSV ci-dessous.

Migrate Data from a CSV file

Exigences relatives au fichier CSV

Chaque fichier doit posséder une ligne d'en-tête avec une colonne récapitulative. La ligne d'en-tête est nécessaire pour identifier et mapper les objets de données.

  • La ligne d'en-tête n'a pas de ponctuation (hormis des virgules séparant les colonnes).
  • La ligne d'en-tête est en anglais (la langue du contenu de la deuxième ligne et des autres lignes peut être dans n'importe quelle autre langue).
  • L'en-tête ne doit pas inclure de noms identiques. Assurez-vous de revérifier cet aspect.
  • Toutes les colonnes de la ligne d'en-tête commencent par une lettre majuscule.

Faites attention aux aspects suivants :

  • Assurez-vous que votre fichier CSV est encodé en UTF-8. Cela garantit une reconnaissance et un affichage corrects des caractères spéciaux et des symboles, et évite les problèmes pendant le processus d'importation.
  • Les champs sont séparés par des virgules.
  • Utilisez des guillemets doubles ("") pour capturer des données qui s'étendent sur plusieurs lignes. Généralement utilisé pour les balises, les pièces jointes et les descriptions.
  • Pour joindre des fichiers, vous devez fournir une URL à partir de laquelle notre service peut accéder à la pièce jointe. Vous pouvez ajouter plusieurs pièces jointes - séparez-les par des virgules et citez les valeurs dans le champ. Notez que les URL des pièces jointes prennent en charge les protocoles HTTP et HTTPS.

Préparation du dossier avec Tickets (télécharger exemple)

Pour importer des tickets dans le centre d’assistance, vous devez disposer d’un fichier CSV contenant les colonnes suivantes:

HeaderFormatField
TicketId468985Required
SubjectTest subjectRequired
Tags"tag 1, tag 2"Optional
DepartmentNameSupportOptional
DescriptionTest DescriptionRequired
TypeTaskRequired
StatusOpenRequired
PriorityLowRequired
AgentEmaila.lewis@yourcompany.comRequired
AgentNameAdam LewisRequired
ContactEmails.gibbson@mail.comRequired
ContactNameStacey GibbsonRequired
ContactPhone1234567890Optional
CompanyNameFaux MartOptional
CreatedTimeYYYY-MM-DD HH:MM:SSRequired
UpdatedTimeYYYY-MM-DD HH:MM:SSRequired
ClosedTimeYYYY-MM-DD HH:MM:SSOptional
Attachments"https://site.com/attachment1.jpg, https://site.com/attachment1.pdf"Optional

Vérifiez les éléments suivants:

  • Vous pouvez spécifier votre fuseau horaire au format 2021-09-07Т15:17:07+03:00.
  • Si vous ne renseignez pas votre fuseau horaire, le fuseau horaire +3 se met en place automatiquement lors de la migration des données.

Importation de champs personnalisés

Pour migrer des champs personnalisés, ajoutez des balises aux valeurs de champ afin que l'assistant de migration puisse les identifier. Voici les balises que vous devez utiliser:

  • _select - liste déroulante (par exemple, ChooseProduct_select)
  • _date - heure (par exemple, due_date)
  • _integer - nombre (par exemple, TicketInternal_integer)
  • _decimal - décimal (par exemple, Cost_decimal)
  • Toute autre colonne d'un fichier sans balise sera traitée comme une chaîne (texte) lors du mappage

Migrez et mappez d'autres champs personnalisés en tant que champs de texte à l'aide de la balise _textArea.

Pour être identifiées, les balises doivent être en anglais.

Préparation du fichier avec les commentaires du ticket (télécharger l'exemple)

Assurez-vous que votre fichier CSV avec les commentaires de ticket possède une ligne d'en-tête avec les colonnes suivantes :

HeaderFormatField
CommentId468985Optional
TicketId485853Required
AuthorEmailjeremy@yourcompanydomain.comRequired
Public0-private, 1-publicRequired
Body"Test comment"Required
CreatedTimeYYYY-MM-DD HH:MM:SSRequired
Attachments"https://site.com/attachment1.jpg, https://site.com/attachment1.pdf"Optional

Vous ne pouvez soumettre qu'un seul fichier avec des commentaires. Assurez-vous de collecter tous les commentaires de ticket dans ce fichier.

Vérifiez les aspects suivants :

  • Assurez-vous que votre fichier CSV est encodé en UTF-8. Cela garantit une reconnaissance et un affichage corrects des caractères spéciaux et des symboles, et évite les problèmes pendant le processus d'importation.
  • Les champs sont séparés par des virgules.
  • Le corps du commentaire ou la description du ticket peut contenir une mise en forme HTML.
  • Pour joindre des fichiers, vous devez fournir une URL publique à partir de laquelle notre service peut accéder à la pièce jointe. Vous pouvez ajouter plusieurs pièces jointes - séparez-les par des virgules.
  • Vous pouvez configurer votre fuseau horaire au format 2021-09-07Т15:17:07+03:00. Si vous ne renseignez pas votre fuseau horaire, le fuseau horaire +3 se configure automatiquement lors de la migration des données.

Que faire des tickets qui ont plus d'un commentaire

Assurez-vous que les commentaires d'un même ticket ont le même TicketId, puis l'assistant de migration identifie leur place. Vérifiez à nouveau le CommentId défini dans l'ordre correspondant. Regardez l'exemple ci-dessous:

CSV Import

Préparation du fichier avec les articles de la base de connaissances (télécharger l'exemple)

Pour importer des articles de la base de connaissances, fournissez un fichier CSV contenant une ligne d'en-tête avec les colonnes suivantes :

HeaderFormatField
TitleCreating discount codesRequired
CategoryDiscountsRequired
FolderOffering discounts and setting sale pricesRequired
Description"The body of the article"Required
StatusPublishedRequired
Tags"account, setup"Optional
Attachments"https://site.com/attachment1.jpg, https://site.com/attachment1.pdf"Optional
IMPORTANT

  • Le corps de l'article peut contenir une mise en forme HTML.
  • Les statuts des articles peuvent différer. Nous acceptons tous les statuts, assurez-vous simplement de les mapper lors de la configuration de votre migration.
  • Votre fichier CSV ne peut pas avoir des dossiers avec des noms identiques s'ils appartiennent à différentes catégories. Considérez de renommer ces dossiers avant de les importer.

Importation de vos fichiers CSV

Lorsque vos fichiers CSV sont prêts, connectez-vous à Help Desk Migration et démarrez votre importation CSV.

CSV simplifié : conseils simples pour enregistrer vos données au format CSV

Convertir Excel, Numbers, LibreOffice Calc ou Google Sheets en CSV

Si vous travaillez avec des données dans une feuille de calcul, vous avez la possibilité de les enregistrer au format CSV. Sélectionnez simplement "Enregistrer sous" et choisissez l'option ".CSV", comme vous le feriez lors de l'enregistrement sous ".XLS" ou ".TXT".

How to Covert LibreOffice Calc to CSV

Cela convertira et enregistrera automatiquement votre fichier au format CSV sans modifier les données elles-mêmes. De plus, vous pouvez également utiliser l'option "Exporter vers" ou "Télécharger" pour obtenir une copie CSV de votre fichier.

Google Sheets to CSV

Exporter des données vers CSV

Cette approche diffère de la précédente car vous ne créez pas simplement un fichier à partir des données tabulaires sur lesquelles vous avez travaillé dans une feuille de calcul. Au lieu de cela, vous téléchargez les données de votre base de données au format CSV, en créant un fichier CSV qui peut être modifié dans d'autres applications, déplacé ou sauvegardé si nécessaire.

Notez que tous les programmes ou applications ne prennent pas en charge le téléchargement de données au format CSV, ce qui peut nécessiter l'utilisation d'outils tiers pour obtenir les données requises.

Utilisation du Bloc-notes ou de l'édition de texte, etc. vers CSV

Bien que ce ne soit pas une approche courante, il est possible de gérer de petites quantités de données à l'aide d'un programme d'édition de texte. vous pouvez gérer de petites quantités de données à l'aide d'un programme d'édition de texte. Assurez-vous de structurer les données à l'aide de virgules ou d'un autre délimiteur largement reconnu, chaque délimiteur signifiant une "colonne" de données différente. Ensuite, choisissez "Enregistrer sous" et choisissez l'option "CSV" parmi les formats disponibles.

How to Save Notepad to CSV

Gardez à l'esprit que certains éditeurs de texte peuvent vous demander d'ajouter manuellement l'extension ".csv" dans le nom du fichier, comme "File.csv".

Notepad to CSV : How to Rename File

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