Help Scout-Migrationsanleitungen

Wie erhalte ich Zugang zu allen Postfächern in Help Scout?

Bevor Sie Ihre Daten nach Help Scout importieren über das Migration Wizard-Tool, müssen Sie zwei Dinge überprüfen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie entweder ein Administrator oder ein Besitzer Ihres Help Scout-Kontos sind.
• Überprüfen Sie, ob Sie Zugang zu allen Postfächern haben, die auf Ihrer Help Scout-Plattform existieren. Das ist wichtig, da es Ihnen hilft, Migrationsfehler Ihrer Daten zu vermeiden.

Um dies zu tun, folgen Sie diesen Schritten:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Help Scout-Konto an und gehen Sie zu Ihrem Profil.

2. Öffnen Sie „Berechtigungen“.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie entweder Kontobesitzer oder Administrator sind.

4. Überprüfen Sie, ob neben jedem Postfach in der Liste ein Häkchen gesetzt ist.

Nachdem Sie die oben genannten Schritte ausgeführt haben, kehren Sie zum Migration Wizard-Tool zurück und fahren Sie fort mit der Übertragung von Daten von Ihrer aktuellen Quelle nach Help Scout.

Wie migriere ich von einem Help Scout-Konto zu einem anderen?

Wie autorisiere ich beide Help Scout-Konten

Um einen Fehler während Ihrer Autorisierung im ZIEL-Stadium im Migration Wizard zu vermeiden, müssen Sie auf ‚Andere Anmeldung verwenden‘ klicken. Im QUELLE-Stadium mussten Sie die identische Autorisierung nur mit Ihrem Quell-Help Scout-Konto abschließen. Jetzt müssen Sie Ihr anderes Konto auswählen, um Fehler zu vermeiden.

So machen Sie es:

1. Verbinden Sie das Help Scout-Konto, von dem Sie migrieren möchten, und autorisieren Sie Help Desk Migration, auf Ihr Konto zuzugreifen.

2. Geben Sie die Anmeldedaten für das neue Help Scout-Konto ein und klicken Sie auf „Weiter“.

3. Klicken Sie während der Autorisierung auf „Andere Anmeldung verwenden“.

4. Melden Sie sich bei Ihrem Ziel-Help Scout-Konto an und autorisieren Sie dann unseren Dienst.

5. Jetzt können Sie mit Ihrer Migration fortfahren.

Wie umgehen Sie die E-Mail-Beschränkung

Um dieselbe E-Mail für Agentenkonten im neuen Konto verwenden zu können, sollten Sie Folgendes tun:

1. Ändern Sie zunächst vorübergehend die Agenten-E-Mails im Quell-Help Scout-System (dem, von dem Sie migrieren möchten).

Alte E-Mail: admin@exampledomain.com => Neue E-Mail: admin+1@exampledomain.com

2. Erstellen Sie dann Agenten mit korrekten E-Mails im Ziel-Help Scout-System (dem System, in das Sie migrieren möchten).

¿Cómo calcular el número de Conversaciones, Clientes y Documentos en Help Scout?

Puedes determinar el número total de conversaciones en Help Scout en todas las Buzones a la vez. Además, también puedes estimar el número de Clientes y Documentos.

1. Ve a Buscar.

2. Escribe Todo y presiona la tecla „Enter“.

3. Encuentra los números en los resultados de búsqueda:

Nota: Puedes determinar rápidamente el número de tus Conversaciones y estimar el costo de la transferencia de datos durante nuestra Migración de Demostración Gratuita.

Los informes son útiles cuando necesitas analizar la productividad del equipo de soporte, la carga de soporte, días ocupados, etc. Usando los datos del informe, también puedes verificar el número de conversaciones en tu cuenta de Help Scout para obtener una cotización de migración.

Ve a Informes > Todos los Canales:

Elige el rango de tiempo para filtrar las conversaciones:

Luego, verás el total de conversaciones durante el período de tiempo elegido:

¿Cómo ver artículos de la base de conocimientos en Help Scout?

Nuestros clientes a menudo se preocupan por los resultados de su migración de datos de la base de conocimientos a Help Scout. Específicamente, no pueden encontrar todos sus artículos de la Base de Conocimientos después de la importación a Help Scout. En este artículo, explicaremos dónde encontrarlos y cómo verlos.

En Help Scout, los Artículos se dividen en Colecciones. Y, por lo general, los usuarios verifican la disponibilidad de las Colecciones a través de la pestaña Docs. Sin embargo, en esta pestaña, solo puedes ver una parte de todas las colecciones disponibles; esta pestaña es más útil para buscar una Colección de artículo específica.

Para ver y gestionar todos los Artículos de un sitio específico, sigue este camino:

1. Cuando inicies sesión en tu cuenta de Help Scout, haz clic en la pestaña Administrar y luego selecciona Docs.

2. Verás todos los sitios activos que tienes conectados a tu cuenta de Help Scout. Aquí, selecciona la Base de Conocimientos del sitio específico que deseas ver.

3. Haz clic en la pestaña Colecciones donde verás la lista de todas las Colecciones de este sitio. Selecciona cualquier Colección de la lista.

En la sección de gestión de Colección que se abrirá, haz clic en Abrir Colección.

4. Verás la lista completa de Artículos que pertenecen a esta Colección.

Sigue el mismo proceso con todas tus Colecciones para verificar la disponibilidad de tus artículos de la Base de Conocimientos.

¿Cómo verificar el resultado de la Migración de Demostración en Help Scout?

Una vez que la Migración de Demostración esté completa, la herramienta de migración te mostrará una tabla resumen con los informes sobre cada tipo de registro migrado. Incluyen los ID de las entidades transferidas en la plataforma de origen y en Help Scout. Por ejemplo, los informes disponibles pueden ser para los datos migrados, fallidos o omitidos.

Haz clic en el botón “Ver registros” para encontrar y comprobar si cada entidad se ha transferido correctamente. El informe se ve así:

La Migración de Demostración o la Migración de Datos Completa migran todos los registros de manera similar. Si algunos datos no se migraron durante la Migración de Demostración, no se moverán durante la Migración Completa.

Por lo tanto, necesitas asegurarte de que la Migración de Demostración movió los tickets junto con su Tipo, Origen, Estado, Prioridad, Campos Personalizados, Solicitante, Agente y Etiquetas correctamente.

Además, si importas los datos de la base de conocimientos, verifica los estados, ubicaciones y categorías de los artículos. Luego, una vez que hayas examinado todo, ejecuta la Migración de Datos Completa.

Además, tendrás informes similares después de la Migración Completa para comprobar los resultados de la migración. Así que asegúrate de revisarlos detenidamente también.