Warum sollten Sie Workflow, Szenario Automatisierungs und Abschlussregeln in Freshservice deaktivieren?
Beim Umzug zu Freshservice müssen Sie Einstellungen wie den Änderungslebenszyklus, die Schließungsregeln, den Workflow Automator und die Szenarioautomatisierung deaktivieren. Dadurch erhalten Ihre Support-Mitarbeiter während des Migrationsprozesses keine unnötigen Benachrichtigungen.
Wie schalte ich den Workflow Automator und die Szenarioautomatisierung aus?
Freshservice verfügt über den Workflow Automator (früher Observer) und die Szenarioautomatisierung, die dabei helfen, Routineaufgaben zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Wenn Sie jedoch zu Freshservice migrieren und bereits aktive Automatisierungsregeln vorhanden sind, sendet das Service Desk während des Ticketimports E-Mail-Benachrichtigungen an Ihre Kunden und Agenten. Sie können dies vermeiden, indem Sie vor dem Start der Migration alle Workflow- und Szenarioautomatisierungen deaktivieren.
So geht's:
1. Melden Sie sich bei Freshservice an.
2. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Admin -Panel in der linken Seitenleiste.
3. Gehen Sie zu Automatisierungen & Produktivität.
4. Wählen Sie Workflow Automator und deaktivieren Sie alle aktiven Automatisierungsregeln.
5. Öffnen Sie die Szenarioautomatisierung und dokumentieren Sie alle Szenarien und löschen Sie sie anschließend.
Sie können alle Szenarien aktiv halten, aber beachten Sie, dass Freshservice möglicherweise trotz Deaktivierung der Agentenbenachrichtigungen während der Migration Aktualisierungen sendet.
Alternativ können Sie sich an das Freshservice-Support-Team wenden und darum bitten, alle Benachrichtigungen für Anforderer und Agenten auszuschalten.
Wie deaktiviere ich Schließungsregeln?
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Tickets nach der vollständigen Datenmigration den Status ändern, nehmen Sie sich die Zeit, die Schließungsregeln zu deaktivieren. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass alles, was Sie zugeordnet haben, gleich bleibt. So geht's:
1. Gehen Sie zum Admin-Panel.
2. Scrollen Sie nach unten zu Service Management > Service Desk-Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Schließungsregeln.
4. Deaktivieren Sie alle Schließungsregeln, um unerwartete Änderungen im Status der Tickets zu verhindern.
5. Klicken Sie auf Speichern.
Wie schalte ich den Änderungslebenszyklus aus?
Schließlich, wenn Sie auch die Kategorie "Änderung" migrieren möchten, vergessen Sie nicht, den Typ "Geringfügige Änderung" zu deaktivieren.
Nach der erfolgreichen Datenmigration zeigt Ihnen der Migrationsassistent eine Liste von IDs der migrierten Änderungseinheiten. Sie können die Liste verwenden, um schnell zu überprüfen, ob alle migrierten Daten an den richtigen Stellen vorhanden sind.
Für den Fall, dass Sie vergessen, "Geringfügige Änderung" zu deaktivieren und die Migration Ihrer Änderungseinheiten starten, erhalten Sie eine Fehlermeldung auf Ihrem Bildschirm.
Um diesen Fehler zu vermeiden, denken Sie daran, den Typ "Geringfügige Änderung" in den Änderungslebenszyklusprozessen vor dem Exportieren der Änderungsdaten zu deaktivieren. Sie können dies einfach in zwei Schritten tun:
1. Öffnen Sie das Admin-Panel.
2. Gehen Sie zu Service Management > Service Desk-Einstellungen.
3. Wählen Sie Änderungslebenszyklus aus.
4. Deaktivieren Sie den Typ Geringfügige Änderung, um den Migrationsprozess Ihrer Änderungen reibungslos zu gestalten.
Nun sind Sie bereit, Ihre Freshdesk-Datenmigration fortzusetzen. Wenn etwas nicht klar genug war oder Sie mit einem Experten sprechen möchten, können Sie uns gerne kontaktieren.