Wie bereiten Sie Ihre Dateien für die automatische Datenmigration aus CSV vor [+Video]
Die Datenmigration aus CSV-Dateien kann eine wertvolle Lösung für viele Geschäftsanforderungen sein. Dieser Leitfaden behandelt verschiedene Aspekte der CSV-Datenmigration, darunter:
- Datenentitäten und wie sie in Ihr Helpdesk-, Servicedesk- oder Ticketsystem importiert werden.
- Anforderungen an CSV-Dateien, um sicherzustellen, dass die Migration Ihrer Kundendienstdaten ein Erfolg wird.
- Ein CSV-Beispiel* zum Importieren von Tickets und Datensatztypen, die in Ihre Kopfzeile und benutzerdefinierten Felder aufgenommen werden sollen.
- Ein CSV-Beispiel* zum Importieren von Ticketkommentaren und Datensatztypen, die in Ihre Kopfzeile aufgenommen werden sollen.
- Ein CSV-Beispiel* zum Importieren von Wissensdatenbankartikeln und Datensatztypen, die in Ihre Kopfzeile aufgenommen werden sollen.
- Tipps zum Speichern Ihrer Daten im CSV-Format.
* Sie können jedes der Beispiele herunterladen und für eine Demo-Migration verwenden sowie Ihre eigenen Daten einfügen und für die Datenmigration verwenden. Oder benennen Sie einfach die Header in Ihrer CSV-Datei um, um unseren Anforderungen an die CSV-Datei zu entsprechen.
Welche Daten können Sie per CSV importieren?
Um Ihre Daten zu importieren, stellen Sie drei Dateien bereit, die enthalten
Erstellen Sie jede Datei separat und laden Sie sie dann in den Assistenten hoch. Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV-Datei unseren Anforderungen entspricht. Sehen Sie sich unten die Richtlinien zum Migrieren von Daten aus CSV an.
Anforderungen an CSV-Dateien
Jede Datei muss eine Kopfzeile mit einer Zusammenfassungsspalte besitzen. Die Überschriftszeile ist notwendig, um Datenobjekte zu identifizieren und zuzuordnen.
- Die Kopfzeile hat keine Satzzeichen (abgesehen von Kommas, die die Spalten trennen).
- Die Kopfzeile ist in Englisch (die Sprache des Inhalts in der zweiten und anderen Zeilen kann in jeder anderen Sprache sein).
- Der Header sollte keine identischen Namen enthalten. Achten Sie darauf, diesen Aspekt zu überprüfen.
- Alle Spalten in der Kopfzeile beginnen mit einem Großbuchstaben.
Achten Sie auf folgende Aspekte:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV-Datei in UTF-8 kodiert ist. Dies gewährleistet die korrekte Erkennung und Anzeige von Sonderzeichen und Symbolen und verhindert Schluckauf während des Importvorgangs.
- Felder werden durch Kommas getrennt.
- Verwenden Sie doppelte Anführungszeichen ("), um Daten zu erfassen, die sich über mehrere Zeilen erstrecken. Wird normalerweise für Tags, Anhänge und Beschreibungen verwendet.
- Um Dateien anzuhängen, müssen Sie eine URL angeben, über die unser Dienst auf die Anlage zugreifen kann. Sie können mehrere Anhänge hinzufügen – trennen Sie sie durch Kommas und zitieren Sie die Werte im Feld. Beachten Sie, dass URLs für Anhänge sowohl HTTP- als auch HTTPS-Protokolle unterstützen
Vorbereiten der Tickets.csv-Datei (Beispiel herunterladen)
Um Tickets zu importieren, bereiten Sie eine CSV-Datei vor, die eine Kopfzeile mit den folgenden Spalten enthält:
| Header | Format | Field |
| TicketId | 468985 | Required |
| Subject | Test subject | Required |
| Tags | "tag 1, tag 2" | Optional |
| DepartmentName | Support | Optional |
| Description | Test Description | Required |
| Type | Task | Required |
| Status | Open | Required |
| Priority | Low | Required |
| AgentEmail | a.lewis@yourcompany.com | Required |
| AgentName | Adam Lewis | Required |
| ContactEmail | s.gibbson@mail.com | Required |
| ContactName | Stacey Gibbson | Required |
| ContactPhone | 1234567890 | Optional |
| CompanyName | Faux Mart | Optional |
| CreatedTime | YYYY-MM-DD HH:MM:SS | Required |
| UpdatedTime | YYYY-MM-DD HH:MM:SS | Required |
| ClosedTime | YYYY-MM-DD HH:MM:SS | Optional |
| Attachments | "https://site.com/attachment1.jpg, https://site.com/attachment1.pdf" | Optional |
Überprüfen Sie die folgenden Dinge noch einmal:
- Sie können Ihre Zeitzone im Format 2021-09-07Т15:17:07+03:00 angeben.
- Wenn Sie Ihre Zeitzone nicht ausfüllen, wird die Zeitzone +3 während der Datenmigration automatisch eingerichtet.
Benutzerdefinierte Felder importieren
Um benutzerdefinierte Felder zu migrieren, fügen Sie den Feldwerten Tags hinzu, damit der Migrationsassistent sie identifizieren kann. Hier sind die Tags, die Sie verwenden müssen:
_select- Dropdown (z. B.ChooseProduct_select)_date- Zeit (z. B.due_date)_integer- Zahl (z. B.TicketInternal_integer)_decimal- Dezimalzahl (z. B.Cost_decimal)- Alle anderen Spalten in einer Datei ohne Tag werden bei der Zuordnung als Zeichenfolge (Text) behandelt
Migrieren und ordnen Sie andere benutzerdefinierte Felder als Textfelder mit dem Tag _textArea zu.
Vorbereiten der Datei mit Ticketkommentaren (Beispiel herunterladen)
Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV-Datei mit Ticketkommentaren eine Überschriftenzeile mit den folgenden Spalten enthält:
| Header | Format | Field |
| CommentId | 468985 | Optional |
| TicketId | 485853 | Required |
| AuthorEmail | jeremy@yourcompanydomain.com | Required |
| Public | 0-private, 1-public | Required |
| Body | "Test comment" | Required |
| CreatedTime | YYYY-MM-DD HH:MM:SS | Required |
| Attachments | "https://site.com/attachment1.jpg, https://site.com/attachment1.pdf" | Optional |
Sie können nur eine Datei mit Kommentaren einreichen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ticketkommentare in dieser Datei sammeln.
Prüfen Sie folgende Aspekte:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV-Datei in UTF-8 kodiert ist. Dies gewährleistet die korrekte Erkennung und Anzeige von Sonderzeichen und Symbolen und verhindert Schluckauf während des Importvorgangs.
- Felder werden durch Kommas getrennt.
- Der Text des Kommentars oder der Ticketbeschreibung kann HTML-Formatierung enthalten.
- Um Dateien anzuhängen, müssen Sie eine öffentliche URL angeben, über die unser Dienst auf den Anhang zugreifen kann. Sie können mehrere Anhänge hinzufügen - trennen Sie sie durch Kommas.
- Sie können Ihre Zeitzone im Format 2021-09-07Т15:17:07+03:00 einrichten. Wenn Sie Ihre Zeitzone nicht ausfüllen, wird die Zeitzone +3 während der Datenmigration automatisch eingerichtet.
Was tun mit Tickets, die mehr als einen Kommentar enthalten?
Stellen Sie sicher, dass Kommentare aus demselben Ticket dieselbe TicketId haben, dann identifiziert der Migrationsassistent, wo sie hingehören. Überprüfen Sie die eingestellte CommentId in der entsprechenden Reihenfolge. Sehen Sie sich das folgende Beispiel an:
Vorbereiten der Datei mit Wissensdatenbankartikeln (Beispiel herunterladen)
Stellen Sie zum Importieren von Wissensdatenbankartikeln eine CSV-Datei bereit, die eine Überschriftenzeile mit den folgenden Spalten enthält:
| Header | Format | Field |
| Title | Creating discount codes | Required |
| Category | Discounts | Required |
| Folder | Offering discounts and setting sale prices | Required |
| Description | "The body of the article" | Required |
| Status | Published | Required |
| Tags | "account, setup" | Optional |
| Attachments | "https://site.com/attachment1.jpg, https://site.com/attachment1.pdf" | Optional |
WICHTIG
- Der Hauptteil des Artikels kann HTML-Formatierung enthalten.
- Artikelstatus können abweichen. Wir akzeptieren alle Status, stellen Sie nur sicher, dass Sie sie bei der Konfiguration Ihrer Migration zuordnen.
- Ihre CSV-Datei darf keine Ordner mit identischen Namen enthalten, wenn sie verschiedenen Kategorien angehören. Überlegen Sie, ob Sie diese Ordner vor dem Import umbenennen möchten.
Importieren Ihrer CSV-Dateien
Wenn Ihre CSV-Dateien bereit sind, melden Sie sich bei Help Desk Migration an und starten Sie Ihren CSV-Import.
CSV leicht gemacht: Einfache Tipps zum Speichern Ihrer Daten im CSV-Format
Konvertieren von Excel, Numbers, LibreOffice Calc oder Google Sheets in CSV
Wenn Sie mit Daten in einer Tabelle arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, diese im CSV-Format zu speichern. Wählen Sie einfach „Speichern unter“ und dann die Option „.CSV“, genau wie beim Speichern als „.XLS“ oder „.TXT“.
Dadurch wird Ihre Datei automatisch in das CSV-Format konvertiert und gespeichert, ohne die Daten selbst zu ändern. Darüber hinaus können Sie auch die Option „Exportieren nach“ oder „Herunterladen“ verwenden, um eine CSV-Kopie Ihrer Datei zu erhalten.
Daten nach CSV exportieren
Dieser Ansatz unterscheidet sich vom vorherigen, da Sie nicht nur eine Datei aus den tabellarischen Daten erstellen, an denen Sie in einer Tabelle gearbeitet haben. Stattdessen laden Sie Daten aus Ihrer Datenbank im CSV-Format herunter und erstellen eine CSV-Datei, die in anderen Anwendungen bearbeitet, verschoben oder bei Bedarf gesichert werden kann.
Beachten Sie, dass nicht alle Programme oder Anwendungen das Herunterladen von Daten im CSV-Format unterstützen, was die Verwendung von Tools von Drittanbietern erfordern kann, um die erforderlichen Daten zu erhalten.
Mit Notepad oder Textbearbeitung usw. in CSV
Obwohl dies kein gängiger Ansatz ist, ist es möglich, kleine Datenmengen mit einem Textbearbeitungsprogramm zu verwalten. Sie können kleine Datenmengen mit einem Textverarbeitungsprogramm bearbeiten. Achten Sie darauf, die Daten mit Kommas oder anderen allgemein anerkannten Trennzeichen zu strukturieren, wobei jedes Trennzeichen eine andere "Spalte" von Daten kennzeichnet. Wählen Sie dann „Speichern unter“ und wählen Sie die Option „CSV“ aus den verfügbaren Formaten aus.
Denken Sie daran, dass einige Texteditoren möglicherweise verlangen, dass Sie die Erweiterung „.csv“ manuell in den Dateinamen einfügen, z. B. „Datei.csv“.
